В 1987 году международной организацией по стандартизации ISO был принят ряд международных стандартов ISO -9000 – ISO -9004 , который устанавливал требования к СМК предприятий . В 1994 году эти стандарты были переработаны и дополнены стандартами ISO 10000 и другими . Все эти стандарты стали называться серией стандартов ISO 9000 . В настоящий момент действует версия 2008 года . Эти стандарты следует рассматривать как лучшие мировые достижения в области управления качеством. Соответствие СМК предприятия требованиям, изложенным в стандартах серии ISO 9000, является аргументом в пользу того, что производитель способен в реальных условиях производства обеспечивать высокий уровень качества.

В составе стандартов серии ISO 9000 выделяют базовые:

ISO 9000 «Общее руководство качеством и стандарты по обеспечению качества. Руководящие указания по выбору и применению»

ISO 9001 «Система качества. Модель обеспечения качества при проектировании, разработке, производстве, монтаже и обслуживании»

ISO 9002 «Система качества. Модель обеспечения качества при производстве, монтаже и обслуживании»

ISO 9003 «Система качества. Модель обеспечения качества при окончательном контроле и испытании»

ISO 9004 «Управление качеством и элементы системы качества. Руководящие указания»

ISO 8402 «Управление качеством и обеспечение качества. Словарь»

Эти стандарты в той или иной форме приняты в качестве государственных практически во всех странах мира.

В России:

ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «СМК. Основные положения. Словарь»

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «СМК. Требования»

Базовые стандарты делят на 2 группы:

1) для контрактных ситуаций,

2) для неконтрактных ситуаций.

1) для контрактных ситуаций (стандарты ISO 9001, 9002,9003, в России ГОСТ 9001). Эти стандарты носят нормативный характер и служат моделями, с которыми сравниваются реальные элементы управления качества на предприятиях. Контрактных ситуаций может быть четыре :

а) при заключении контракта на разработку и производство продукции,

б) при необходимости подтверждения эффективности СМК в процессе реализации контракта,

в) при сертификации продукции,

г) при сертификации СМК.

Стандарты ISO 9001,9002,9003 отличаются полнотой охвата этапов жизненного цикла изделия. Например, стандарт ISO 9001 используется, когда требуется обеспечивать высокое качество изделия на всех этапах его жизненного цикла. Этот стандарт является самым престижным.

2) для неконтрактных ситуаций (все остальные стандарты). Эти стандарты носят характер методических указаний и могут использоваться предприятием при формировании и совершенствовании своей СМК. Например, стандарт ISO 9000 содержит рекомендации по выбору и применению стандартов ISO 9000 в зависимости от ряда факторов:

б) сложность и новизна проекта,

в) сложность и новизна технологического процесса,

г) последствия возможных отказов,

д) репутация поставщика.

В стандартах ISO 10000 содержатся руководящие указания по проведению проверок СМК, обеспечению качества измерительного контрольного оборудования, по экономическим аспектам качества и другие.

Структура ГОСТ Р ИСО 9001-2001:

1) Область применения . Настоящий стандарт устанавливает требования к СМК в тех случаях, когда организация:

а) нуждается в демонстрации своей способности поставлять продукцию, отвечающую требованиям потребителей и обязательным требованиям,

б) ставит своей целью повышение удовлетворенности потребителей посредством эффективного применения системы, включая процессы постоянного ее улучшения и обеспечения соответствия требованиям потребителей и обязательным требованиям;

3) Определения ;

4) СМК:

4.1) общие требования,

4.2) требования к документации;

5) Ответственность руководства:

5.1) обязательства руководства,

5.2) политика в области качества,

5.3) ответственность, полномочия и обмен информацией;

6) Менеджмент ресурсов:

6.1) обеспечение ресурсами,

6.2) человеческие ресурсы и др.;

7) Процессы жизненного цикла продукции:

7.1) планирование процессов жизненного цикла продукции,

7.2) процессы, связанные с потребителем,

7.3) проектирование и разработка,

7.4) закупки,

7.5) производство и обслуживание;

8) Измерения, анализ и улучшения .

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

ФИО

«___» _______ 20__г.

Система менеджмента качества организации-члена СРО НП «МОД «СОЮЗДОРСТРОЙ»

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

Стандарт организации

СТО СМК 4.2.

Представитель руководства,

Главный инженер

ФИО

Москва 2010

1. Назначения и область применения…………………………………………..3

3. Основные определения и сокращения……………………………………..4

4. Ответственность……………………………………………………………...6

5. Описание процедуры управления документацией………………………..6

5.1 Общие положения……………………………………………………….........6

5.2 Разработка проекта документа СМК………………………………………...7

5.3 Согласование документов СМК……………………………………………...8

5.4 Утверждение документа……………………………………………………...8

5.5 Регистрация документа………………………………………………………9

5.6 Анализ и актуализация документов…………………………………………9

5.7 Порядок внесения изменений и пересмотр документов……………………9

5.8 Хранение документации…………………………………………………….11 5.9 Порядок управления входящей и исходящей документации…………….11 5.10 Нумерация и маркировка документации СМК………………………….12 5.11 Обеспечение адекватности и актуализация документов………………..13 5.12 Порядок изъятия документов и сдачи в архив……………………………14

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

1.1 Настоящий стандарт предназначен для установления требований и определения необходимых средств управления документацией системы менеджмента качества и представляет собой документированную процедуру, предусматривающую:

· официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до выпуска;

· анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов;

· обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;

· обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;

· обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;

· обеспечение идентификации и управление рассылкой документов внешнего происхождения;

· предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей

1.2 Стандарт организации распространяется на управление документацией (любого вида и на любом носителе информации), использующейся в деятельности предприятия.

1.3 Требования настоящего стандарта являются обязательными для всех должностных лиц и подразделений предприятия, участвующих в разработке документации системы менеджмента качества и реализации процессов СМК. Стандарт обязателен для применения и соблюдения во всех подразделениях предприятия.

ГОСТ Р ИСО - «Система менеджмента качества. Основные положения и словарь»

ГОСТ Р ИСО - «Система менеджмента качества. Требования.»

ГОСТ Р 1.5-2004 « ГСС. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов»

РК «Руководство по качеству»

3. ОСНОВНЫЕ ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ.

3.1 В настоящем стандарте применяются термины и определения в соответствии с ГОСТ Р ИСО, а также, нижеследующие термины с соответствующими определениями:

Документ – информация и соответствующий носитель

Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документов путем проставления индекса.

Сводная номенклатура – систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков хранения.

Делопроизводство – операции с документами с момента получения до архивирования.

Хранение дел – группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел.

Документооборот – движение документов с момента их получения или создания до завершения выполнения, согласования, отправки или сдачи в дело.

Право – система общеобязательных социальных норм, установленных и санкционированных государством.

Адресат – лицо или организация, получатель документа.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Виза документа – подпись должностного лица на документе, означающая согласие с его содержанием.

Внешний документ – документ, отправленный другим организациям (лицам), или полученный от них.

Внешний нормативный документ – государственный или международный документ (стандарт, норма, технический регламент и т. п.), устанавливающий требования в области безопасности жизни, здоровья людей, окружающей среды, продукции и услуг.

Внутренний документ – документ, созданный фирмой и предназначенный для внутрифирменного использования.

Внутренний нормативный документ – стандарт организации (СТО).

Входящий документ – документ, поступивший на предприятие от сторонней организации.

Исходящий документ – документ, созданный на данном предприятии и отправленный адресату , копия которого, как правило, остается в деле.

Дело – совокупность документов (или в редких случаях документ), идентифицированных и сформированных по какому – либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т. п.), помещенных в обложку.

Папка с документами – помещенные в папку дела или документы.

Договор (контракт ) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких – либо отношений и регулирующий их.

Журнал учета документов – журнал, составленный по определенной форме и содержащий записи о документах и операциях с ними.

Номенклатура дел – систематизированный список дел или документов, помещенных в папку с указанием сроков их хранение.

Оригинал документа – первый экземпляр документа с подлинными подписями и оттисками печатей.

Подлинный документ – документ, подлинность которого подтверждена подписью уполномоченного лица и оттиском печати.

Копия документа – документ, идентичный оригиналу или подлиннику, но изготовленный с применением копировальной техники (ксерокопия, фотография и т. п.).Копии правовых и нормативных документы должны быть заверены печатью и подписью должностного лица, ответственного за соответствие копии документу. Электронная копия документа имеет юридическую силу лишь в случае применения электронной подписи. В остальных случаях является справочным документом.

Подпись документа – важнейший реквизит документа, придающий ему юридическую силу и состоящий из указания должности, личной подписи и ее расшифровки.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем в целях управления предприятием.

Протокол – документ в виде записей, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.

Процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности , преобразующих входы в выходы.

Требование – потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным.

Качество – степень соответствия установленным требованиям.

Соответствие – выполнение требования.

Архивохранилище – помещение для длительного хранения документов.

Архив – папки с делами, подлежащие хранению, и имеющие соответствующие надписи.

3.2 Сокращения

СТО - стандарт организации

НД - нормативный документ

РК - руководство по качеству

СМК - система менеджмента качества

СП – структурное подразделение

ПРК - представитель руководства по СМК

КД – конструкторская документация

4. Ответственность

4.1 Ответственность за разработку, пересмотр, идентификацию внесенных изменений (как на бумажном, так и на электронном носителе) данного стандарта предприятия возложена на разработчика данного стандарта.

4.2 Ответственность за обеспечение выполнения требований данного стандарта возлагается на должностные лица, указанные в разделе 1.

5. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

5.1. Общие положения

Документирование процедуры управления документацией произведено с использованием процессного подхода .

5.1.1 Цель и назначение процедуры:

Установление требований и определение необходимых средств управления документацией системы менеджмента качества.

5.1.2 Процедура управления документацией системы менеджмента качества включает в себя следующие этапы:

Разработки, согласования и утверждения документов СМК;

Регистрация документов;

Анализа и актуализации;

Внесения и изменений и пересмотра документов;

Хранения документов;

Изъятия документов и сдачи в архив;

Документация СМК включает в себя:

· документально оформленные заявление о политике и стратегический план, содержащий цели в области качества;

· Руководство по качеству РК 01-2010;

· документированные процедуры и записи (обязательные), требуемые ГОСТ Р ИСО;

· документы, включая записи (для внутреннего пользования), определенные организацией как необходимые ей для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов, процедур и управления ими.

Термины «Документированная процедура» или «Стандарт организации» означают, что процедура или процесс разработаны, документально оформлены, внедрены и поддерживаются в рабочем состоянии. Один документ может содержать требования одной или более процедуры. Требование о наличии документированной процедуры может быть реализовано более чем одним документом.

5.1.3 Политика в области качества

Высшее руководство должно обеспечивать и нести ответственность за то, чтобы политика в области качества:

· соответствовала целям организации;

· включала в себя обязательство соответствовать требованиям и постоянно

· повышать результативность системы менеджмента качества;

· создавала основы для постановки и анализа целей в области качества;

· была доведена до сведения персонала организации и понятна ему;

· анализировалась на постоянную пригодность.

5.1.4 Руководство по качеству

Представитель руководства при участии рабочей комиссии или с привлечением квалифицированного консультанта несет ответственность за результативность разработки и поддерживает в рабочем состоянии руководство по качеству, содержащее:

· область применения системы менеджмента качества, включая подробности и обоснование любых исключений;

· документированные процедуры, разработанные для системы менеджмента качества, или ссылки на них;

· описание взаимодействия процессов системы менеджмента качества.

5.2 Разработка проекта документа СМК

5.2.1 Решение о необходимости разработки документов СМК принимается Координационным советом при участии руководителей подразделений на основании требований ГОСТ Р ИСО.

5.2.2 По результатам совещания Координационного совета составляется План разработки документации СМК, который утверждается Руководителем организации. Форма Плана разработки документации СМК приведена в Приложении 2.

5.2.3 В Плане разработки документации СМК указываются ответственные за разработку (руководители подразделений) и сроки разработки документации. Ответственным за составление Плана разработки документации СМК является Главный инженер (Представитель руководства по СМК).

5.2.4 Руководитель подразделения, ответственный за разработку проекта документа, на свое усмотрение может назначить разработчика стандарта. Автор несёт ответственность за процессуальную часть документа. Руководитель подразделения разработчика несет ответственность за содержательную часть документа.

5.2.5 Разработанный проект документа проверяется руководителем подразделения на правильность и полноту описания процедуры.

5.3 Согласование документов СМК

5.3.1 Согласование документов проводится с целью проверки их на адекватность до выпуска. Согласование документа включает в себя следующие этапы:

· сбор отзывов и замечаний;

· доработка документа в части внесения дополнений и изменений на основе сделанных замечаний;

· согласование редакции документа.

5.3.2 Ответственность за проведение процедуры согласования несёт разработчик документа.

5.3.3 Разработанные проекты документов проверяются и согласовываются с представителем руководства по СМК на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО. Руководители подразделений согласовывают проекты документов в части описания процедуры с руководителями по направлению согласно утвержденной организационной структуре Организации.

5.3.4 При возникновении разногласий в процессе согласования, проект документа выносится на обсуждение Координационного совета. Порядок вынесения решений по данному вопросу определяется Положением о Координационном совете.

5.3.5 В процессе проверки, согласования и утверждения документа разработчик данного документа проводит внесение корректировок в документ.

5.3.6 После согласования проект документа приобретает статус окончательной редакции и передается представителю руководства по СМК, который обеспечивает проверку системного соответствия документа всей СМК (нормоконтроль).

5.3.7 Готовность документа к утверждению определяет Представитель руководства по СМК - Главный инженер.

5.4 Утверждение документа

5.4.1 После согласования и проверки соответствия руководитель подразделения передаёт документ на утверждение Руководителю Организации.

5.4.2 Утвержденный документ приобретает юридическую силу от даты введения в действие согласно приказу, который доводится до сведения всех подразделений через канцелярию для осведомления о вводе в действие нового документа.

5.5 Регистрация документа

5.5.1 Порядок регистрации документов СМК включает в себя:

· присвоение шифра (идентификация) документу;

· включение документа в Журнал регистрации документов СМК и изменений, форма которого приведена в Приложении 3.

5.5.2 Ответственным за регистрацию документов СМК является начальник Службы контроля качества. Утвержденные документы регистрируются в «Журнале регистрации документов СМК и изменений».

5.6 Анализ и актуализация документов

5.6.1 Все документы СМК один раз в год должны анализироваться с точки зрения определения их актуальности.

5.6.2 Кроме того, причинами проведения анализа документов СМК и, если возникнет такая необходимость, их актуализации могут быть:

Результаты аудитов системы менеджмента качества;

Анализ результативности и эффективности процессов;

Изменение законодательных и регламентных требований;

Истечение установленного срока действия документа.

5.6.3 Ответственность за своевременное проведение анализа документов, с целью обеспечения их актуальности, несет разработчик соответствующего документа. При выполнении данной работы он должен учитывать:

Срок действия документа с момента разработки;

Количество внесенных изменений;

Предложения от подразделений по внесению изменений в документ.

5.6.4 На основании анализа документов разработчик может вынести на рассмотрение руководителю подразделения в виде служебной записки, согласно Инструкции по делопроизводству, следующие решения, направленные:

На внесение изменений в документ;

На переиздание документа;

На то, чтобы оставить документ без изменений;

На отмену и изъятие документа из пользования.

5.7 Порядок внесения изменений и пересмотр документов

5.7.1 Пересмотр документов СМК и внесение в них изменений и дополнений может осуществляться в случаях:

Истечения срока действия документа;

Утраты актуальности документа или не пригодности для работы по причине его ветхости, не комплектности, не читаемости и т. д.;

Изменения порядка осуществляемой деятельности;

Изменения организационной структуры организации;

Невыполнения процессами СМК поставленных целей;

Выявления несоответствий при аудитах СМК;

Наличия более трех изменений.

5.7.2 Разработчик по истечении одного года со дня разработки или последней проверки документа на актуальность проводит сбор предложений о внесении изменений, дополнений, пересмотре или отмене документа со всех задействованных в описанной процедуре сторон. Предложения о внесении изменений, дополнений, пересмотре или отмене документа направляются руководителю подразделения и руководителю по направлению согласно организационной структуре Организации.

5.7.3 Изменения и дополнения к документам оформляются разработчиком в виде Извещения об изменении (Приложение 4). Согласованное руководителем подразделения Извещение об изменении передается Представителю высшего руководства по СМК для нормоконтроля. После проведения нормоконтроля Извещение об изменении передается на утверждение Руководителю.

5.7.4 Утвержденное извещение об изменении начальник Службы контроля качества подшивает к оригиналу документа и регистрирует его в «Листе регистрации изменений» измененного документа. Измененный лист вносится путем замены листа (листов) в рабочий экземпляр документа, в шапке замененного листа ставится номер изменения. Не допускается изменение путем исправления. Изменения в электронной базе производится путем изменения шрифта текста (изменение вводится курсивом) и пометкой в шапке документа о номере изменения.

5.7.5 Доведение до заинтересованных сторон информации об изменениях к документу осуществляется главный специалист по СМК путем рассылки им Извещений об изменении и измененного листа (листов). Данные об изменении и дополнении вносятся начальником Службы контроля качества в «Журнал регистрации документов СМК и изменений».

5.7.6 Ответственность за своевременное внесение изменений и дополнений в документ в структурных подразделениях несет лицо, назначенное руководителем подразделения. Регистрация внесений изменений и дополнений в документ осуществляется путем заполнения ответственным по подразделению Листа регистрации изменений (Приложение 5).

5.7.7 Документ, прошедший проверку на актуальность и не требующий изменения, идентифицируется на титульном листе штампом пересмотра, датой пересмотра и подписью ответственного.

5.8 Хранение документации СМК

5.8.1 Для хранения документации СМК должны быть обеспечены условия и методы, обеспечивающие возможность получения необходимой информации, установление местонахождения конкретного документа и предупреждающие утерю информации и документов.

5.8.2 Копии документов и данных могут быть на любом бумажном или электронном носителе. Документы на электронных носителях используются только в справочных целях. Исключением являются записи, необходимые для ежедневного анализа и оперативного управления деятельностью (ведомости , справки и т. п.) В целях сокращения затрат на создание документов, ускорения процессов принятия управленческих решений и организации документооборота в информационной сети выделено место для электронных документов СМК.

5.8.3 Электронные версии документов СМК оформляются в соответствии с общими требованиями к оформлению документации. В качестве средства публикации документации СМК для ознакомления и изучения сотрудниками используется внутренняя сеть.

5.8.4 Документы, срок хранения которых заканчивается, уничтожаются должностным лицом, которое несет ответственность за хранение конкретного вида документов.

5.9 Порядок управления входящей и исходящей документации

5.9.1 Организация работы с входящими и исходящими документами – это создание условий, обеспечивающих получение, хранение необходимой информации, обеспечение ею исполнителей в установленные сроки и с наименьшими затратами, а также своевременную отправку внешним адресатам.

5.9.2 Документы, поступающие в организацию (входящие), проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию в секретариате, рассмотрение высшим руководством и выдаются Исполнителям в соответствии визы высшего руководства в день получения корреспонденции с обязательной регистрацией в журнале.

5.9.3 Отправляемые документы (исходящие) проходят:

Оформление в подразделении и одобрение руководством (согласование и подписание в зависимости от статуса и вида документа по указанию высшего руководства) до отправки,

Сортировку в секретариате, упаковку, оформление почтового отправления, окончательную проверку правильности оформления и сдачу в отделение связи.

Контроль качества исполнения осуществляет руководитель, который указан в визе документа при получении. В ходе контроля качества проводится предварительная проверка и своевременное регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля качества исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и соответствующее исполнение документов. Ответственным за результативность управления входящей и исходящей документацией предприятия является секретарь или лицо, его замещающее.

5.10 Нумерация и маркировка документации СМК

5.10.1 Группы документов СМК:

При разработке документов СМК каждому из них присваивают идентификационный номер с расшифровкой сокращенного обозначения

например: СТО СМК. Х. Х.Х - 0У- 2010, где

СТО - стандарт организации;

СМК - система менеджмента качества;

ОУ – порядковый номер документа, описывающий процедуру (например, 01)

Х. Х.Х. – раздел «Руководства по качеству» в соответствии с п. п. ГОСТ Р ИСО (например, 4.2.3);

2010 - год введения.

5.10.2 Проект документа разрабатывает структурное подразделение в соответствии с решением руководства и утвержденным планом. Основанием для разработки может быть также приказ Руководителя. Проект документа направляется на верификацию и одобрение до выпуска (согласование) Руководителям подразделений. Руководители подразделений обязаны включить в личный план работы, в кратчайшее время рассмотреть проект и направить разработчику замечания, а также технически обоснованные отказ или предложения в план организационных мероприятий по внедрению документа, если они необходимы. Проект документа передается начальнику Службы контроля качества, который оформляет его и передает на подпись Главному инженеру и Руководителю.

5.10.3 Копии утвержденных документов передаются Системному администратору для размещения на сайте СМК, Руководителям подразделений – для исполнения обязательно под роспись и с отметкой в журнале регистрации НД СМК и журнале инструктажа по СМК.

5.10.4 Документация, необходимая для постоянной работы, выдается в структурные подразделения ответственным лицом, назначенным руководителем подразделения с регистрацией в журнале.

Документация, необходимая как справочный материал, выдается во временное пользование. Запись выданной документации производится в журнале регистрации. Наличие документов на местах их применения обеспечивается печатными версиями документов в нужном количестве пронумерованными экземплярами и электронными версиями в соответствии с предоставленным доступом.

5.10.5 Ответственность за получение и наличие действующих версий документов на рабочих местах возлагается на начальника Службы контроля качества и Главного инженера.

Контроль наличия действующих версий документов на рабочих местах выполняют начальник Службы контроля качества и Внутренние аудиторы СМК.

5.11 Обеспечение адекватности и актуализация документов.

5.11.1 Основанием для разработки и переработки документов СМК являются:

Изменения стратегии, политики и целей в области качества;

Изменения в процессах СМК;

Изменения требований потребителей;

Поступление предложений по улучшению документации и системы в целом;

Выявление несоответствий Руководителями процессов и/или Аудиторами (как внешними, так и внутренними);

Если число внесенных в документ изменений равно десяти.

5.11.2 Ревизия документации СМК первого и второго уровней проводится ежегодно, остальной документации - по мере необходимости.

5.11.3 Актуализация и внесение изменений в документацию СМК производятся по указанию высшего руководства, предложениям сотрудников после согласования с ПРК. Извещение о публикации новой версии и/или нового документа отправляется по электронной почте. При внесении изменений в документ Главным инженером или другим должностным лицом, полномочным вносить изменения, делается запись об изменении версии документа в Журнале пересмотра документов, где указывается краткое основание для внесения изменений, краткое содержание, а документу присваивается другой по порядку следования номер.

Актуализация внешних нормативных документов осуществляется 1 раз в год.

СТО проверяется и анализируется разработчиком на соответствие требованиям нормативной документации раз в год в соответствии с планом актуализации фонда. Ответственность за актуализацию несет Руководитель.

Текущую коррекцию документов разработчик проводит по мере накопления и анализа данных (в процессе производства, и т. п.), требующих изменения документа.

5.11.4 По результатам проверки и анализа документа Разработчиком документа оформляется извещение об аннулировании документа по установленной форме. Копии извещений регистрируются в журнале НД, выдаются Пользователям документов и вносятся во все экземпляры документов, хранятся в отдельной папке.

5.11.5 Ответственность за оформление изменения несет Разработчик извещения. Устаревшая и (или) недействующая документация должна своевременно идентифицироваться, изыматься из обращения и уничтожаться. В архив могут быть помещены документы для справок с нанесением штампа «Недействительно» или «Для справок».

Изменения идентифицируются и вносятся во все учтенные экземпляры применяемого документа.

5.12 Порядок изъятия документов и сдачи в архив

5.12.1 Поводом для изъятия документа может быть:

Отмена документа в связи с изменениями в законодательстве и другими обстоятельствами;

Непригодность использования документа в связи с его порчей.

5.12.2 Оригиналы документов, подлежащие изъятию, в целях исключения непреднамеренного использования идентифицируются следующим образом:

На титульном листе ставится штамп «Аннулировано», дата изъятия из обращения и подпись ответственного за изъятие;

Копии этих документов изымаются у пользователей и уничтожаются;

В Журнале регистрации документов и изменений (Приложение 3) ставится отметка об изъятии документа.

5.12.3 При выпуске новой версии документа предыдущая версия сдаётся на хранение Представителю руководства по СМК и хранится у него не менее 1 года в отдельном месте (в отдельной папке идентифицированной надписью «Отмененные документы СМК»). В дальнейшем изъятый документ сдаётся на хранение в архив.

Процедура сдачи в архив документов СМК производится в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

5.12.4 Учтенные копии отмененных документов изымаются у пользователей по акту изъятия (Приложение 8), который остается у пользователя для предъявления свидетельств о сдаче документа.

5.12.5 Ответственность за изъятие и сдачу в архив документа несет начальник Службы контроля качества. Ответственность за переиздание несет разработчик.

Приложение 1

Документация системы менеджмента качества

Приложение 2

Форма Плана разработки документации СМК

			УТВЕРЖДАЮ
			Руководитель организации
			"___" ___________ 20__г.
План разработки документации системы менеджмента качества
Раздел Гост Р ИСО / номер процесса	Наименование процесса/перечень документов	Ответственный исполнитель	Соисполнители	Срок выполнения	Примечания
1	2	3	4	5	6

Приложение 3

Форма журнала регистрации документов СМК и изменений

	Дата регистрации	Дата введения в действие, № приказа	Подразделение разработчик	Обозначение (шифр) документа	Наименование документа	Внесенные изменения, изъятие (дата и № изм.)	Перечень пользователей документа

Примечание : 1 Регистрация каждого документа начинается с новой страницы журнала.

2 При регистрации изменений заполняются графы «Дата регистрации»

и «Номер изменения», «Перечень пользователей документа».

Приложение 4

(обязательное)

Форма извещения об изменении документа СМК

Изменение № к [Обозначение документа]

Дата введения _____________________

Основание для изменения: ______________________________________________________

_____

Лист ____ заменить на лист _____ с изм. № ___.

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Приложение 5

(обязательное)

Форма листа регистрации изменений

Руководитель подразделения ____________________ (подпись)

Приложение 6

Ж У Р Н А Л

регистрации входящей документации

Приложение 7

Ж У Р Н А Л

регистрации исходящей документации

Приложение 8

Ж У Р Н А Л

регистрации движения входящей документации внутри предприятия

АКТ №___

на изъятие документа СМК

г. Москва «___» ____________ 20__ г.

Комиссия в составе:

члены комиссии:

______________________

______________________

______________________

на основании требований СТО 4.2. «Управление документацией» составила настоящий акт о том, что следующая документация СМК:

уничтожена (разрезана).

Председатель:____________________

члены комиссии:

______________________

______________________

______________________

Разработано:

Консультант ФИО

Начальник службы контроля качества ФИО

Лист согласования

Лист регистрации изменений к СТО 4.2.

№ изменения	№ измененного листа	Номер изменений на листе	Извещение об изменении	Дата внесения изменений	ответственного

Лист ознакомления с СТО 4.2.

		Должность

Руководитель подразделения_______________________________(подпись)

На сегодняшний день документом, который подтверждает стабильность и перспективность предприятия, является не только бизнес-план и отчетность. Важнейшим является и стандарт предприятия, определяющий соответствие менеджмента качества установленному стандарту ISO 9001. Грамотный подход к такой системе позволяет получать определенный ряд преимуществ (это повышает управляемость фирмы, качество и конкурентоспособность продукции, снижает издержки производства). на предприятии (СМК) - система, предназначенная для обеспечения эффективной работы, особенно в сфере товарной продукции. Для построения такой системы необходимы следующие элементы:

Документ, в котором зафиксированы задачи и цели СМК;

Нормативные документы, в которых описывается и регулируется весь бизнес-процесс деятельности предприятия в сфере СМК;

Соответствующая система взаимодополняющих процессов;

Механизм реализации установленных требований, регламентируемых нормативной базой;

Обученный персонал компании.

Система качества предприятия подразумевает различные Любой производитель в своей работе предусматривает, что все поступающие материалы, комплектующие, полуфабрикаты не используются и не обрабатываются до момента прохождения проверки (контроля), соответствующей плану по качеству и другой Вся продукция, которая поступает по срочным заказам, должна проходить регистрацию и идентификацию. Тогда в случае обнаружения ее несоответствия стандартам ее можно немедленно заменить или вернуть. на предприятии предусматривает:

Непрерывное наблюдение за всеми технологическими процессами и их регулирование;

Проверку, идентификацию и испытание продукции в соответствии с установленным планом качества и другими нормативными документами;

Задержку отпуска продукции до момента завершения всех требуемых процессов контролирования и испытаний с получением отчетов об их результатах;

Идентификацию всех некондиционных изделий.

Стандарт предприятия (сокращенно СТП) устанавливает требования к каждому конкретному виду услуге, работе. Он разрабатывается определенным юридическим или физическим лицом и применяется им, начиная с момента введения в действие до даты замены или отмены. Стандарт предприятия создается с целью разработки, актуализации и поддержания организационно-методических, нормативных и других видов документации, которые соответствуют международным стандартам.

В СТП указываются полномочия, ответственность и взаимоотношения руководящего персонала, который выполняет, проверяет и производит анализ деятельности организации. Стандарт предприятия разрабатывают как на отдельные элементы СМК, так и на всю последовательность действий, которая относится сразу к нескольким таким элементам. Эту функцию выполняют руководители имеющихся структурных подразделений со всеми специалистами, занимающимися непосредственно данным видом деятельности. Нередко стандарт предприятия разрабатывают снова при изменениях в появлении новых подразделений на предприятии.

Стандарт предприятия включает следующие разделы: титульный и утверждающий листы; содержание; назначение; сфера (область) применения; определения, сокращения, обозначения; нормативные ссылки; описание процедуры; ответственность; приложение; листы согласования и регистрации изменений.

Порядок разработки стандарта предприятия:

1. Составление предварительного проекта.

2. Согласование, принятие решения о доработке предварительного проекта.

3. Подготовка, принятие и согласование окончательного проекта.

4. Утверждение СТП.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ПАО «Компания»
____________ П.П. Петров

«___»___________ г.

МЕТОДИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Система менеджмента качества

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ,
ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТРОЕНИЮ, ИЗЛОЖЕНИЮ, СОДЕРЖАНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ СТАНДАРТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Экземпляр № ____________

ПАО «Компания»

МЕТОДИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Система менеджмента качества
ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ,ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТРОЕНИЮ, ИЗЛОЖЕНИЮ, СОДЕРЖАНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ СТАНДАРТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Предисловие

1.РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН
Отделом технического контроля

2.ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ
Приказом по ПАО «Компания» от «__» _____ г. № ___

3.Требования МИ СМК соответствуют требованиям стандарта ISO
Содержание

1 Область применения и сфера действия
2 Нормативные ссылки
3 Определения и сокращения
4 Общие положения
5 Порядок разработки, согласования, утверждения и внедрения стандарта предприятия
6 Порядок построения, изложения и оформления стандарта предприятия
7 Учет, внесение изменений и использование СТП
8 Ответственность за внедрение и контроль соблюдения требований стандарта
Приложение А Форма приказа о разработке СТП
Приложение Б Форма приказа о введении в действие СТП
Приложение В Форма журнала регистрации СТП
Приложение Г Форма первой страницы титульного листа стандарта предприятия
Приложение Д Форма второй страницы стандарта предприятия
Приложение Е Форма листа регистрации изменений
Приложение Ж Форма страниц стандарта предприятия
Приложение И Форма последней страницы стандарта предприятия
Приложение К Форма журнала ознакомления с приказами и распоряжениями
Приложение Л Извещение об изменении

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

1 Область применения и сфера действия

1.1. Настоящая инструкция устанавливает общие требования к построению, изложению, содержанию, оформлению, порядку разработки и внедрения стандартов предприятия.
1.2. Инструкция обязательна для всех подразделений ПАО «Компания», в рамках системы менеджмента качества.

2 Нормативные ссылки

2.1. В инструкции используются ссылки на следующие документы:
ISO 9000:2005 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»
ISO 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования»
ISO/TR 10013:2001 «Рекомендации по документированию систем менеджмента качества»

3 Определения и сокращения

3.1. Определения:
Стандарт предприятия — нормативный документ по стандартизации, со-держащий правила, общие принципы, характеристики объектов стандартизации, касающиеся определенных видов деятельности или их результатов, утвержденный руководителем организации;
Процедура — установленный способ осуществления какой-либо деятельности или процесса.
Заинтересованное подразделение — структурная единица предприятия, деятельность которой имеет отражение в рамках данной документированной.
3.2. Сокращения:
СМК — система менеджмента качества;
СТП — стандарт предприятия;
МИ — методические инструкции;
ПАО — публичное акционерное общество;
ОТК — отдел технического контроля.

4 Общие положения

4.1. Стандарты на процедуры организации устанавливают основные требования к методам, способам, приемам, режимам, нормам выполнения различного рода работ и технологических процессов изготовления, хранения, транспортирования, с учетом обеспечения безопасности для окружающей среды, жизни и здоровья персонала.
Стандарты СМК обеспечивают единое понимание задач в области качества и процедур по обеспечению, управлению и улучшению качества, позволяют четко распределять ответственность, права и обязанности в СМК, устанавливать порядок взаимодействия подразделений и исполнителей при выполнении своих функций по качеству.
4.2. Основные задачи, связанные с разработкой и внедрением стандарта предприятия:
— разработка, согласование, утверждение и внедрение стандартов;
— учет, хранение и обеспечение доступа к тексту стандартов.
4.3. Стандарты предприятия разрабатывают специалисты предприятия, отвечающие за организацию работ в своей области деятельности.
4.4. Организацию, координацию и методическое руководство работами по вопросам разработки и внедрения стандартов СМК предприятия осуществляет отдел технического контроля.

5 Порядок разработки, согласования, утверждения и внедрения стандарта предприятия

5.1. Необходимость разработки СТП на процедуру СМК определяют руководители подразделений, служб, отделов совместно с уполномоченными по ка-честву подразделений.
5.2. Уполномоченный по качеству подразделения оформляет служебную записку произвольной формы, за подписью руководителя подразделения, о необходимости разработки СТП и передает ее в ОТК.
5.3. ОТК на основании служебной записки определяет подразделение-разработчика и оформляет приказ на разработку СТП (Приложение А).
5.4. Разработка проекта СТП.
Подразделение-разработчик стандарта предприятия:
— разрабатывает проект СТП, передает его на ознакомление заинтересованным подразделениям (ОТК, в подразделения, принимающие участие в описываемой в данном СТП процедуре);
— корректирует проект СТП с учетом полученных замечаний и предложений и составляет окончательную редакцию;
— согласовывает окончательную редакцию СТП с заинтересованными подразделениями и ведущим инженером по СМК отдела технического контроля;
— передает документ на утверждение генеральному директору.
5.5. Введение в действие СТП.
5.5.1 После утверждения СТП, подразделение-разработчик передает согласованный и утвержденный документ в ОТК вместе с электронной копией для учета и хранения.
5.5.2 Проект документа (СТП) хранится у ответственного за ведение документации СМК подразделения-разработчика 3 года.
5.5.3 Отдел технического контроля готовит приказ (Приложение Б) о введении в действие СТП СМК (в этом же приказе устанавливается дата введения в действие СТП) и, при необходимости, план мероприятий по его внедрению (совместно с подразделениями-разработчиками).

6 Порядок построения, изложения и оформления стандарта предприятия

6.1. Структура СТП СМК.
Стандарт предприятия включает следующие структурные элементы:
— титульный лист;
— наименование (заголовок);
— предисловие;
— содержание;
— область применения и сфера действия;
— нормативные ссылки;

— общие положения;
— описание процедуры;

— сопутствующие документы;
— порядок внесения изменений;
— приложения;

6.2. Первую страницу титульного листа стандарта предприятия оформляют в соответствии с приложением Д;
На второй странице помещают «Предисловие» (приложение Е).
6.3. «Наименование» (заголовок).
6.3.1 «Наименование» стандарта должно быть кратким и четко указывать документированную процедуру.
6.3.2 В «Наименовании» стандарта не допускается применять сокращения, римские цифры, математические знаки, греческие буквы.
6.3.3 Заголовок стандарта печатается прописными буквами без точки в конце, не подчеркивая.
6.3.4 В заголовке стандарта должны быть приведены необходимые и достаточные признаки, отличающие данный объект от других объектов стандартизации.
6.4. «Предисловие».
6.4.1 Слово «Предисловие» записывают с прописной буквы посередине страницы;
6.4.2 Сведения, приводимые в «Предисловии», нумеруют арабскими цифрами и располагают в последовательности, указанной в приложении Д.
6.5. «Содержание».
6.5.1 «Содержание» включает в себя порядковые номера и наименования разделов:
— область применения;
— нормативные ссылки;
— определения, обозначения и сокращения;
— общие положения;
— описание процедуры;
— ответственность и полномочия;
— сопутствующие документы;
— приложения;
— лист регистрации изменений.
Приложения и лист регистрации изменений не нумеруются.

6.5.2 «Содержание» в стандарте размещают после «Предисловия», начиная с новой страницы.
6.5.3 Слово «Содержание» записывают посередине страницы с прописной буквы, выделяя полужирным шрифтом.
6.6. «Область применения и сфера действия».
6.6.1 Структурный элемент «Область применения и сфера действия» приводят для определения области распространения и, при необходимости, уточнения объекта стандартизации, размещают на первой странице стандарта и нумеруют единицей (1);
6.6.2 При уточнении объекта стандартизации применяют следующую формулировку: «Настоящий стандарт распространяется на …»;
6.6.3 При уточнении содержания стандарта применяют следующую формулировку: «Настоящий стандарт устанавливает…»;
6.6.4 При уточнении области применения применяют следующую формулировку: «Настоящий стандарт обязателен для…».
6.7. «Нормативные ссылки».
6.7.1 Структурный элемент «Нормативные ссылки» содержит обозначения документов, на которые даны ссылки в тексте стандарта СМК, и полное их наименование;
6.7.2 Перечень ссылочных документов начинают со слов: «В настоящем стандарте предприятия использованы ссылки на следующие документы:…».
6.8. «Определения, обозначения и сокращения».
Структурный элемент «Определения, обозначения и сокращения» содержит определения, необходимые для уточнения и расшифровки терминов и перечень обозначений и сокращений, применяемых в данном стандарте.
6.9. «Общие положения».
Структурный элемент «Общие положения» включает в себя:
— цель объекта документирования;
— задачи, решение которых обеспечивает достижение поставленной цели;
— другие сведения, которые носят общий информационный характер.
6.10. «Описание процедуры».
6.10.1 В данном элементе должны быть четко определены и изложены следующие вопросы:
— описание деятельности, относящейся к объекту документирования;
— требования к объекту документирования:
а) что должно быть сделано и кем, в какие сроки;
б) когда, где и каким образом должно быть сделано;
в) каким образом контролируется выполнение;
6.10.2 При регламентации каждой работы устанавливается периодичность ее выполнения:
— подразделение или должностное лицо, которому передается результат работы;
— порядок и срок передачи;
— требования к исходной информации или материалам, ее состав, периодичность или сроки поступления;
— подразделение или должностное лицо, передающее информацию и порядок ее передачи;
— правила контроля выполненной работы;
— порядок действий в случае несоответствия установленным требованиям.
6.10.3 В элементе «Описание процедуры» должны быть последовательно обозначены все ссылки на формы записей о качестве, приведенных в элементе «Приложения», а также ссылки на формы записей о качестве в Приложениях со-путствующих СТП, оговорены требования по заполнению этих форм (как и кем заполняются, кому передаются). По возможности, формы записей о качестве не следует дублировать в разных стандартах, достаточно представить конкретную форму в одном СТП по определенному виду деятельности и в последующем в тексте ссылаться на Приложение соответствующего стандарта.
6.11. «Ответственность и полномочия».
В структурном элементе «Ответственность и полномочия» должны быть определены:
— должностные лица организации, ответственные за конечные результаты регламентированной в документе деятельности;
— должностные лица, несущие ответственность за основные виды регламентированной деятельности;
— полномочия должностных лиц.
6.12. «Сопутствующие документы».
Этот элемент содержит:
— перечень внутренних документов (МИ, СТП СМК, рабочие инструкции и т.д.), записей о качестве, на которые по тексту соответствующего СТП были сделаны ссылки.
— сроки и места хранения записей, элемента «Приложения» данного СТП.
6.13. «Приложения».
6.13.1 В элементе «Приложения» приводят оригинальные формы ведения записей, необходимых для функционирования каждого конкретного стандарта, а также специфические тексты, поясняющие порядок выполнения элементов проце-дур. Каждому «Приложению» присваивают название и буквенное обозначение.
6.13.2 «Приложения» обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А (за исключением Ё, З, О, Ч, Ь, Ы и Ъ). После слова «Приложения» следует буква, обозначающая его последовательность. Если в стандарте предприятия одно приложение, то оно обозначается «Приложение А».
6.13.3 Должен быть определен статус «Приложения». Статус «Приложения» может быть:
— обязательным;
— рекомендуемым;
— справочным.
6.14. Лист регистрации изменений.
Лист регистрации изменений обязателен для всех стандартов и является последней страницей стандарта предприятия, оформляется в соответствии с приложением Е.
6.15. Требования к изложению стандарта.
6.15.1 Текст стандарта делят на разделы. Разделы могут делиться на пункты. Пункты, при необходимости, могут делиться на подпункты. После номера раздела, пункта, подпункта точку не ставят;
6.15.2 Разделы, подразделы, пункты и подпункты следует нумеровать араб-скими цифрами.
6.15.3 Разделы должны иметь заголовки, которые печатаются с прописной буквы без точки в конце и не подчеркиваются. Заголовки выделяются полужирным шрифтом. Заголовки должны отставать от предшествующего раздела на одну строку, после заголовка строка не пропускается.
6.15.4 Внутри пунктов и подпунктов могут быть перечисления. Перед каждой позицией ставят дефис или строчную букву, после которой ставится скобка;
6.15.5 Формулы, за исключением формул, помещаемых в «Приложении», должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые запи-сываются на уровне формулы справа в скобках. Одну формулу обозначают (1). Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках;
6.15.6 Примечания приводят в стандарте, если необходимы поясняющие или справочные данные и их помещают непосредственно после текста, к которому они относятся. Если примечание одно, то после слова «Примечание» ставят тире и его не нумеруют, если несколько — то их нумеруют арабскими цифрами;
6.15.7 Сноски используются в тех случаях, когда необходимо пояснить отдельные данные и их обозначают подстрочным знаком;
6.15.8 Текст документа должен быть кратким, точным, не допускающим различных толкований и логически последовательным;
6.15.9 Первоначально формулируется деятельность, затем — кем она выполняется и сроки выполнения;
6.15.10 В документе не допускается:
— применение оборотов разговорной речи;
— применение синонимов;
— использование глаголов неопределенной формы.
6.16. Требования к оформлению страниц.
6.16.1 При односторонней печати нумерацию страниц проставляют в правом нижнем углу арабскими цифрами. Нумерация страниц — сквозная по всему СТП.
6.16.2 Страницы, на которых размещены «Предисловие», «Содержание», нумеруют римскими цифрами, начиная с титульного листа. На титульном листе номер страницы «I» не проставляется;
6.16.3 Общая форма страниц стандарта представлена в приложении Ж. Для текстовой части СТП используется шрифт Times New Roman, размер шрифта 14, межстрочный интервал полуторный.
6.16.4 Текстовую часть стандарта предприятия завершает лист подписей, который оформляется в соответствии с приложением И.
6.17. Требования к обозначению стандарта предприятия.
Обозначение стандарта предприятия состоит из индекса СТП СМК — стандарт предприятия, система менеджмента качества, далее номер, соответствующий разделу ISO 9001:2000 и, через тире, присваиваемый ОТК регистрационный номер СТП, далее через тире год введения в действие СТП.
Пример: СТП СМК 4-001-2006 (4- номер, соответствующий разделу ISO 9001-2008; 001 — регистрационный номер СТП, 2006 — год введения в действие).
6.18. Требования к оформлению колонтитула.
Верхний колонтитул содержит три ячейки: в левой располагается товарный знак ПАО «Компания», в средней в две строки «Стандарт предприятия ПАО «Компания», в правой ячейке в две строки обозначение стандарта и номер версии документа с начала существования СМК.
Нижний колонтитул содержит номер страницы (6.16.1, 6.16,2).

7 Учет, внесение изменений и использование СТП

7.1. Ведущий инженер по СМК ОТК регистрирует СТП в «Журнале регистрации СТП» (Приложение В).

7.2. Контрольный экземпляр СТП хранится в ОТК в течение всего срока действия документа. Актуальные рабочие экземпляры действующих документов СМК хранятся в электронном виде на сервере организации по адресу ________и доступны для чтения для общего пользования. Вносить изменения в тексты рабочих СТП имеет право только ведущий инженер по СМК ОТК.
7.3. После печати рабочих экземпляров с сервера они автоматически становятся «Неучтенными копиями». На момент использования актуальность неучтенной копии должна быть установлена. Об актуальности свидетельствуют отсутствие записей или наличие идентичных записей в Листах регистрации измене-ний рабочей версии СТП и неучтенной копии.
7.4. Пересмотр и внесение изменений в СТП могут быть вызваны производственной необходимостью, существенными изменениями в технологии производства продукции, организационной структуре или по результатам аудитов. Внесение изменений в СТП, их актуализация осуществляется подразделением-разработчиком по инициативе руководства предприятия, заинтересованных подразделений или ОТК, при обязательном согласовании с подразделением-разработчиком, либо по инициативе подразделения-разработчика, с обязательным согласованием с руководителем предприятия, заинтересованными подразделениями, ОТК.
7.5. Внесение изменений происходит путем составления подразделением-разработчиком Извещения об изменении по форме из Приложения Л. Извещения об изменении регистрируются ведущим инженером по СМК в «Журнале регистрации извещений об изменениях» и хранятся вместе с оригиналом стандарта.
7.6. Внесение изменений в СТП производится заменой листов или введением новых дополнительных листов с обозначением на нем, что этот лист замененный, либо новый. Информацию об изменении СТП указывают в листе регистрации изменений, т.е. проставляется дата внесения последнего изменения, порядковый номер изменения, подпись лица вносившего из-менение и регистрационный номер изменения.

7.7. При пересмотре и отмене СТП в новых СТП указывается взамен каких они вводятся.
7.8. Печатные копии отмененных (аннулированных) СТП изымаются и утилизируются ответственным за ведение документации СМК в подразделениях. Отмененные (аннулированные) оригиналы СТП, оставленные как информационный материал, хранятся в ОТК и имеют отметку об отмене (аннулировании). Аннулированные СТП хранятся в течение 2-х лет.
7.9. При пересмотре или изменении СТП ответственные за ведение документации СМК в подразделениях, на которые распространяется область применения СТП, по служебной записке уведомляются об этом, после чего обязаны оповестить персонал о введении нового СТП или изменении версии и способствовать тому, чтобы ознакомить персонал со стандартом предприятия и приказом о его введении в действие. Провести обучение (при необходимости, которую определяют руководители подразделений) по его выполнению на рабочем месте с записью в «Журнале ознакомления с приказами и распоряжениями по подразделению» (Приложение К).

8 Ответственность за внедрение и контроль соблюдения требований стандарта

8.1. Ответственность за внедрение и соблюдение требований данного стандарта возлагается на руководителей служб, отделов и подразделений ПАО «Компания».
8.2. Ответственность за наличие актуальной версии СТП на сервере организации несет ведущий инженер по СМК.
8.3. Контроль за соблюдением требований данного стандарта возлагается на заместителя директора по качеству — начальника ОТК, ведущего инженера по СМК ОТК и уполномоченных по качеству подразделений предприятия.

Начальник ОК

Согласовано:

Начальник юридического отдела

Ведущий инженер по СМК

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

_________________

«____»____________2010 г.

Стандарт предприятия

Система менеджмента качества.
Управление документацией

СТП СМК Б.4-01-03

г. Москва, 2010 г.

Информационные данные

2. Назначение и область применения

2.1. Настоящий стандарт предприятия (далее – СТП) устанавливает порядок управления документацией системы менеджмента качества, действующей в «433 ВСУ». Порядок предусматривает обращение с внешними и внутренними нормативными и техническими документами.

2.2. Стандарт не распространяется на записи, порядок управления которыми регламентирован СТП СМК Б.4-02-03

2.3. Стандарт не распространяется на организационно-распорядительные документами (приказы, распоряжения, работа канцелярии и т. п.), порядок управления которыми установлен приказом Генерального директора.

2.4. Стандарт разработан для реализации требований п. 4.2.3 ГОСТ Р ИСО.

2.5. Стандарт распространяется на все подразделения «433 ВСУ».

3. Нормативные ссылки

ГОСТ Р ИСО "Система менеджмента качества. Основные положения и словарь".

ГОСТ Р ИСО "Система менеджмента качества. Требования"

СТП СМК Б.4-02-03 Система менеджмента качества. Управление записями.

4. Термины и их опрЕделения

4.1. В целях более четкого понимания содержания настоящего СТП ниже поясняются некоторые термины.

Документ	Информация и соответствующий носитель (п.3.7.2 ГОСТ Р ИСО 9000) Носитель может быть бумажным, магнитным, электронным или оптическим диском, фотографией и др. или комбинацией из них.
Техническая документация (проектная, технологическая)	Документы (чертежи, расчеты, схемы, технологические карты, регламенты и т. п.), которые содержат результаты проектно-конструкторских и технологических работ
Нормативная документация	Документы (стандарты, руководящие документы, методики испытаний и измерений и т. п.), утвержденные в установленном порядке и устанавливающие правила, руководящие принципы или характеристики различных видов деятельности или их результатов
Информация	Значимые данные (п.3.7.1 ГОСТ Р ИСО 9000)
Актуализация	Мероприятия по внесению изменений в документацию
Изменение	Под изменением документа понимается любое исправление, исключение или добавление каких-либо данных в этот документ
Внешние документы	Нормативные и технические документы, приобретаемые организацией или получаемые от другой организации, являющейся разработчиком документа
Внутренние документы	Нормативные и технические документы, разрабатываемые и используемые самой организацией («433 ВСУ».и его филиалами)
Запись
Организационно-распорядительная документация	Документы (приказы, распоряжения, решения, протоколы, акты, письма, служебные записки и др.), содержащие решения административных и организационных вопросов и устанавливающие нормы и правили регулирования деятельности предприятия

5. сокращения

5.1. В настоящем СТП приняты следующие сокращения

6. Общие положения

6.1. Цель деятельности по управлению документацией - обеспечить уверенность в том, что в процессе производства продукции используются только те версии документов, в которые внесены все изменения, и созданы условия для выполнения требований документов.

6.2. Основными задачами управления документацией являются:

Установление и контроль выполнения правил разработки, рассмотрения, согласования, идентификации, утверждения, выпуска, рассылки и хранения документов внутренних документов,

Установление и контроль выполнения правил идентификации, рассылки и хранения внешних документов;

Актуализация документов;

Обеспечение сохранности документов;

Обеспечение доступности документов для персонала,

Гарантирование того, что в производственном процессе используются только действующие документы со всеми внесенными в них изменениями.

6.3. В состав деятельности по управлению документацией входит:

Организация разработки внутренних документов СМК, включая их согласование и утверждение;

Проверка документов на адекватность до их выпуска;

Анализ и актуализация документов по мере необходимости, переутверждение документов,

Обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов внутренних документов;

Обеспечение идентификации документов внешнего происхождения, включая изменения;

Обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;

Обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;

Предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей;

6.4. Результативность управления документацией оценивается при проведении внутренних проверок (по динамике числа выявляемых несоответствий).

7. Внешние документы

7.1. Основными видами внешних нормативных и технических документов системы менеджмента качества являются:

a) государственные (ГОСТ Р) и межгосударственные (ГОСТ) стандарты, устанавливающие требования к продукции, материалам и комплектующим изделиям для ее изготовления, условиям производства, методам испытаний и контроля;

8.2.9. Основополагающие документы СМК, направляются на согласование:

Директорам всех филиалов,

Главным инженерам всех филиалов,

Начальнику отдела кадров,

Начальникам отделов «433 ВСУ»,

Начальнику лаборатории,

8.2.10. Лица, рассматривающие документ, в том числе оценивают:

Соответствие документа действующим государственным нормативным документам и внутренним документам СМК «433 ВСУ»;

Согласованность документа с ранее выпущенными документами.

8.2.11. Замечания по проекту документа (если они имеются) представляются в подразделение (филиал) - разработчик в письменном виде. Сделанные замечания и предложения должны быть конкретными и обоснованными. Отсутствие замечаний рассматривается как согласование.

8.2.12. Подразделение (филиал) - разработчик рассматривает полученные замечания и решает вопрос о необходимости принятии или отклонении сделанных замечаний в рабочем порядке с участием заинтересованных лиц. Отклонение замечаний должно быть обосновано.

8.2.13. Окончательная редакция документа рассылается на согласование. Каждый документ должен быть согласован руководящими должностными лицами и руководителями подразделений и филиалов, на деятельность которых распространяется данный документ. Организует согласование подразделение-разработчик документа.

Согласование идентифицируется подписью согласующего лица на листе согласования.

8.2.14. Если лицо, которому была послана на согласование окончательная редакция документа, не считает возможным его согласовывать, то оно свои обоснованные замечания в письменном виде передает разработчику. Окончательное решение принимается с участием высшего должностного лица – инициатора разработки и Заместителя генерального директора по качеству.

8.2.15. Если в результате согласования в текст документа были введены изменения и дополнения, то процедура согласования проводится со всеми лицами, ранее его подписавшими

8.2.16. Ответственность за разработку, сроки выполнения и качество документа, включая проверку документа на адекватность, несет руководитель того подразделения «433 ВСУ» или его филиала, в котором осуществляется разработка документа (или ответственный исполнитель разработки).

8.2.17. Проведение проверки удостоверяется подписью проверяющего с указанием даты проверки, должности и фамилии проверяющего.

8.3. Утверждение документа

8.3.1. Подразделение (лицо), осуществляющее подготовку к выпуску и выпуск в обращение утвержденного документа , указано, в зависимости от вида документа, в соответствующих подразделах данного СТП:

8.3.2. Каждому подготовленному к утверждению документу присваивается код (если это предусмотрено), а утвержденные документы регистрируются.

8.3.3. До утверждения каждый документ рассматривается для оценки возможности его практического применения. Если для использования документа необходимо проведение каких-либо мероприятий (обучение персонала, закупка оборудования или услуги и т. п.), ответственный за выпуск документа подготавливает соответствующие предложения для рассмотрения высшим руководством и принятия решения.

8.3.4. Подразделение разработчик подготавливает и представляет на утверждение следующие документы:

Проект согласованного документа,

Проект приказа об утверждении, если утверждение предусмотрено таким способом,

Проект плана мероприятий, необходимых для внедрения документа, если требуется.

8.3.5. Документы, в зависимости от их вида, утверждает:

Генеральный директор (директор) – стандарты предприятия, положения о подразделениях, должностные инструкции;

Главный инженер – технологические карты, производственные инструкции, инструкции по контролю качества.

Способ утверждения (приказом или личной подписью) зависит от вида документа. Конкретные данные о порядке утверждения каждого документа приведены в соответствующих подразделах данного СТП.

8.3.6. Гриф "Утверждаю" для документов, утверждение которых предусмотрено личной подписью, помещают на титульном, а если его нет, то на первом листе документа с указанием должности лица, утвердившего документ, и даты утверждения.

8.4. Идентификация внутренних документов

8.4.1. Утвержденным внутренним документам помимо наименования присваивается обозначение, которое состоит из индекса и номера документа.

8.4.2. Индекс документа состоит из набора букв и римских цифр – ХХХ Х. Х

8.4.2.1. Первые одни или три буквы указывают тип документа:

СТП стандарт предприятия системы менеджмента качества,

И - инструкция, устанавливающая требования к правилами ведения определенного работ,

ИКК – инструкция, устанавливающая правила контроля качества,

РИ – рабочая инструкция, устанавливающая порядок и правилами выполнения конкретной работы.

8.4.2.2. Следующие за первыми буквами через пробел буквы или римские цифры устанавливают уровень документа в иерархии внутренних документов:

А - документ первого уровня, соответствующего Руководству по качеству;

Б - документ второго уровня, соответствующего Политике в области качества и обязательных согласно ГОСТ Р ИСО документированных процедур;

III - документ третьего уровня, устанавливающий общие требования и правила для «433 ВСУ» или отдельных его подразделений;

IV – документ четвертого уровня, устанавливающий конкретные требования действующие при конкретных обстоятельствах.

8.4.2.3. Через точку после второй группы букв или римских цифр следует арабская цифра, соответствующая номеру раздела ГОСТ Р ИСО, к которому относится данный документ:

4 – система менеджмента качества,

5 – ответственность руководства,

6 - менеджмент ресурсов,

7 – процессы жизненного цикла продукции,

8 – измерения анализ и улучшения.

8.4.3. Состав номера документа состоит из цифр - 00-00, следующих после букв и римских цифр (ХХХ Х. Х).

8.4.3.1. Первые две арабские цифры указывают порядковый номер документа в данной группе.

8.4.3.2. Следующие за первыми двумя арабскими цифрами через дефис (-) еще две или четыре арабские цифры указывают год регистрации документа.

8.4.4. Полное обозначение документа согласно пп.7.имеет вид ХХХ Х. Х-00

8.4.4.1. В качестве примера обозначение данного стандарта предприятия СТП СМК Б.4-01-03 будет:

Стандарт предприятия (организации),

Система менеджмента качества,

первый порядковый номер в группе.

год утверждения – 2003.

8.4.4.2. В качестве примера обозначение инструкции, устанавливающий порядок и правила заключения договоров подряда И III будет:

Инструкция,

документ третьего уровня,

Процессы жизненного цикла продукции,

двенадцатый порядковый номер,

год утверждения – 2003.

8.4.5. Если после утверждения документа, но до вступления его в действие, по тем или иным причинам в него вносятся изменения и дополнения, то выпускается новая версия документа, которая согласуется со всеми заинтересованными лицами согласно пп.7.2.8-7.2.17. В колонтитуле измененного документа указывается, что это версия 1. При этом принимается, что предыдущая версия имела индекс ноль (0).

В случае если такого рода пересмотров было несколько, то последующим версиям присваиваются номера 2, 3 и т. д.

8.5. Выпуск, регистрация и обращение документов

8.5.1. Экземпляр документа с подлинными подписями разработчиков и согласующих лиц, заверенными печатью, считается подлинным (контрольным), и на нем ставится штамп "Контрольный экземпляр". Подразделения «433 ВСУ» и его филиалов, в которых хранятся контрольные экземпляры документов различного вида, указаны в соответствующих разделах данного СТП.

8.5.2. Всем заинтересованным подразделениям и должностным лицам для работы выдаются рабочие экземпляры (учтенные копии) документов, которые идентифицируются номером на титульном листе каждого экземпляра. Выдача документа производится по списку, который составляет подразделение - разработчик.

8.5.3. Выданные экземпляры регистрируются по номерам в листах регистрации (соответствующий номер проставляется в штампе на титульном листе). Передача экземпляра удостоверяется личной подписью получающего ее лица.

8.5.4. На экземплярах, передаваемых тем организациям, подразделениям и лицам, которым не будет сообщаться о вносимых изменениях и дополнениях, ставится штамп – «об изменениях не сообщается».

8.5.5. Тиражирование документа для рассылки осуществляет подразделение-разработчик.

8.5.6. Ответственность за правильность выпуска и обращения внутренних документов несет Заместитель директора по качеству.

8.6. Внесение изменений, пересмотр, отмена и изъятие внутренних документов

8.6.1. Необходимость внесения изменений во внутренние документы возникает:

В случае внесения изменений или выхода новых версий внешних нормативных документов, ссылки на которые есть в данном документе,

При внесении изменений в технологический процесс или в организационную структуру ,

На основании результатов внутреннего или внешнего аудита,

По результатам анализа функционирования СМК;

По решению ответственных за процессы или высшего руководства «433 ВСУ»,

Если истек срок действия документа.

8.6.2. Изменения во внутренние документы «433 ВСУ» вносятся теми же подразделениями и службами, которые разрабатывали основной документ.

8.6.3. Изменение в документе, вызывающее какие-либо изменения в других документах, должно сопровождаться внесением соответствующих изменений во все взаимосвязанные документы. Проекты всех изменений одновременно с основным изменением разрабатывает вносящее его подразделение.

8.6.4. Изменения в документацию нумеруются (предусматривается сквозная нумерация).

8.6.5. Изменения согласуются, утверждаются и оформляются в порядке, установленном для каждого основного документа.

8.6.6. Порядок регистрации, хранения и передачи заинтересованным подразделениям и службам изменений аналогичен порядку регистрации, хранения и передачи основного документа.

8.6.7. Сведения об изменениях вносятся в лист регистрации изменений, в том числе в электронную версию контрольного экземпляра. Информацию об изменениях в электронную версию вносит подразделение разработчик.

8.6.8. Когда число вносимых в документ изменений и дополнений велико, то выпускается новая версия документа, что идентифицируется изменением в коде года выпуска документа. При этом на титульном листе (первой странице) указывается, взамен какого документа введен данный.

Предыдущая версия документа изымается и заменяется новой (см. п 7.6.12).

8.6.9. Если документ пересматривается в связи с истечением его срока действия, то по результатам рассмотрения документа:

Продлевается срок его действия без внесения изменений;

В документ вносятся изменения;

Выпускается новая версия документа.

8.6.10. Если документ потерял свою актуальность (больше не используется) или выпущена новая версия документа, то он отменяется.

8.6.11. Отмена действовавших ранее документов осуществляется распоряжением директора (генерального директора) или главного инженера «433 ВСУ» с указанием срока прекращения действия документа.

8.6.12. Изъятие отмененного документа проводит подразделение, в котором хранится контрольный экземпляр. Изъятие удостоверяется подписью лица, изъявшего документ, в листе регистрации ("документ изъят" - подпись).

8.6.13. Изъятие документа может проводиться, если данный экземпляр документа пришел в негодность. Процедура изъятия аналогична, описанной в п. 7.6.12, но при этом взамен изъятого экземпляра выдается новый.

9. Учет и хранение документов в подразделениях

9.1.1. Учет и хранение контрольных экземпляров документов осуществляется таким образом, чтоб могла быть обеспечена их сохранность (в сейфах , специальных помещениях и т. п.).

9.1.2. Контрольные экземпляры не выдаются в другие подразделения. В случае необходимости ими разрешается пользоваться только в том подразделении, в котором они хранятся, с разрешения руководителя этого подразделения.

9.1.3. Рабочие экземпляры (копии) документов, поступившие в подразделения, регистрируются ими по форме в Журнале учета и хранятся в подразделении. Разные виды документов регистрируют отдельных журналах.

9.1.4. Подразделения «433 ВСУ» и его филиалах ведут перечни имеющихся рабочих экземпляров (копий) внешних нормативных документов и внутренних документов, которыми оно пользуется при выполнении производственной деятельности. В перечне указывается место хранения документа.

9.1.5. Подразделения «433 ВСУ» передают перечни, хранящихся в них рабочих экземпляров внешних документов, в ПТО, который в соответствии с этими перечнями передает в подразделения сведения об изменениях и отмене документов. Актуализация перечней осуществляется не реже, чем один раз в квартал.

9.1.6. Условия хранения рабочих экземпляров документов должны обеспечивать их доступность, удобство работы с ними персонала подразделений и сохранность.

9.1.7. Отмененные контрольные экземпляры храниться отдельно от действующих.

9.1.8. Изъятые документы хранятся, если это необходимо, отдельно от действующих документов. На титульном листе делается отметка, "отменен".

9.1.9. Учет и хранение внутренних документов в подразделениях возложено на сотрудника подразделения, назначенного распоряжением руководителя подразделения. При этом учет и хранение разных видов внутренних документов моет быть поручен разным сотрудникам.

9.1.10. Контроль правильности учета и хранения документов осуществляет Служба качества.

10. Ответственность

10.1. Ответственность за организацию учета и хранения документов в подразделениях «433 ВСУ» и его филиалов несут его руководители, а на строительно-монтажных (строительных) участках - старшие прорабы.

10.2. Ответственность за деятельность по управлению документами возложена на Заместителя генерального директора по качеству.

Обозначение	Наименование
СНиП III-10-75	Благоустройство территорий
СНиП 3.01.01-85*	Организация строительного производства
СНиП 3.02.01-87	Земляные сооружения, основания и фундаменты
СНиП 3.03.01-87	Несущие и ограждающие конструкции
СНиП 3.04.01-87	Изоляционные и отделочные покрытия
СНиП 3.01.03-84	Геодезические работы в строительстве
СНиП 3.01.04-87	Приемка в эксплуатацию законченных строительством объектов. Основные положения
	Защита строительных конструкций от коррозии.
	Система нормативных документов в строительстве
СНиП III-4-80*
	Часть I. Безопасность труда в строительстве. Общие требования. С изменениями №1. Утверждено постановлением Госстроя России от 01.01.2001г. № 000
	Пожарная безопасность зданий и сооружений
СНиП 3.05.04.-85*
ГОСТ 12730.3-78	Бетоны. Методы определения водопоглащения.
ГОСТ 13015.1-81	Конструкции и изделия бетонные и железобетонные сборные.
	Панели их лёгких бетонов на пористых заполнителях для наружных стен производственных зданий. Технические требования.
	Блоки бетонные для стен подвалов. Технические условия.
ГОСТ 12.2.038-84	Аппараты телеграфные рулонные. (допустимые уровни шумовых характеристик и методика их контроля)
ГОСТ 12.2.063-81	Арматура промышленная трубопроводная. (общие требования безопасности)
ГОСТ 12.4.030-77	Одежда специальная для защиты от воды и растворов поверхностно-активных веществ.
ГОСТ 12.4.020-82	Средства индивидуальной защиты рук. (номенклатура показателей качества)
	Пути наземные рельсовые крановые. Общие технические требования.
	Элементы встроенных и антресольных шкафов каркасной конструкции для жилых зданий. Типы, конструкции и размеры.
ППМ от 01.01.2001	Правила производства земляных и строительных работ, прокладки и переустройства инженерных сетей и коммуникаций в г. Москве
МГСН 8.01-00	Приемка и ввод в эксплуатацию законченных строительством объектов. Основные положения.
	Комплексное обследование крановых путей грузоподъёмных машин.
	Комплект схем операционного контроля качества строительно-монтажных работ. «Промстрой», 1997 г.
	Инструкция о составе, порядке разработки, согласования и утверждения градостроительной документации.
	Сборник руководящих документов государственной противопожарной службы. Часть 1.
	Сборник постатейных официальных материалов к СНиП «Безопасность труда в строительстве. Часть 1. Общие требования.»

Обозначение	Наименование
СТП СМК A.4-01-03	Система менеджмента качества. Руководство по качеству
СТП СМК А.8-03-03	Система менеджмента качества. Внутренние проверки
СТП СМК Б.4-01-03	Система менеджмента качества. Управление документацией
СТП СМК Б.4-02-03	Система менеджмента качества. Управление записями.
СТП СМК Б.8-04-03	Система менеджмента качества. Управление несоответствующей продукцией
СТП СМК Б.8-05-03	Система менеджмента качества. Корректирующие действия
СТП СМК Б.8-06-03	Система менеджмента качества. Предупреждающие действия
СТП СМК II.8-05-03	Система менеджмента качества. Мониторинг и измерения
И СМК В.7-01-03	Система менеджмента качества. Оценка и выбор поставщиков
	Инструкция. Управление геодезическими работами
	Инструкция. Управление материально-техническим обеспечением
	Инструкция. Управление контрольным и измерительным оборудованием
	Инструкция. Подготовка строительного производства
	Инструкция. Управление ресурсами строительного производства
	Инструкция. Управление сохранением строительных материалов , изделий и конструкций
	Инструкция. Управление сторонними организациями и персоналом.
	Инструкция. Управление строительным производством.
	Инструкция. Управление технологической документацией.
	Инструкция. Складское хозяйство строительного объекта.
	Инструкция. Подготовка персонала
	Инструкция. Заключение договоров подряда.
	Инструкция. Идентификация и прослеживаемость
	Инструкция по контролю качества. Организация контроля качества строительно-монтажных работ.
	Инструкция по контролю качества. Геодезические работы.
	Инструкция по контролю качества. Подготовительные работы.
	Инструкция по контролю качества. Земляные работы.
	Инструкция по контролю качества. Свайные работы.
	Инструкция по контролю качества. Каменные работы.
	Инструкция по контролю качества. Бетонные и железобетонные работы.
	Инструкция по контролю качества. Монтаж сборных железобетонных и бетонных конструкций.
	Инструкция по контролю качества. Сварка железобетонных конструкций.
	Инструкция по контролю качества. Монтаж легких ограждающих конструкций.
	Инструкция по контролю качества. Изоляционные работы.
	Инструкция по контролю качества. Кровельные работы.
	Инструкция по контролю качества. Отделочные работы.
	Инструкция по контролю качества. Устройство полов.
	Инструкция по контролю качества. Благоустройство территорий.
	Инструкция по контролю качества. Входной контроль качества материалов, изделий и конструкций.
	Инструкция по контролю качества. Специальные процессы.

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

Дата введения изменения	Номер изменения	Номера разделов, пунктов	Кто разработал (должность, фамилия)	Кто утвердил (должность, фамилия)

Информационные данные................................................................................................. 2

1. Назначение и область применения......................................................................... 3

3. Термины и их опрЕделения............................................................................................ 3

4. СОКРащения...............................................................................................................................

5. Общие положения............................................................................................................... 4

6. Внешние документы.......................................................................................................... 6

7. Внутренние документы.................................................................................................... 9

8. Учет и хранение документов в подразделениях.......................................... 14

9. Ответственность................................................................................................................ 15

Приложение А Открытый перечень основных внешних нормативных документов, применяемых «433 ВСУ» и его филиалами............................................................................................................................................................................................................ 16

Приложение Б Открытый перечень основных внутренних нормативных документов, применяемых «433 ВСУ» и его филиалами............................................................................................................................................................................................................ 21

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ........................................................................................ 23