Кадровый учет и делопроизводство с нуля - пошаговые инструкции 2018 года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта 2014 года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики.
Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства
Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.
Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.
Кадровое делопроизводство 2018 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.
Инструкция по кадровому делопроизводству 2018 — скачать или разработать самостоятельно?
Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.
Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.
Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.
Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству
Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.
Этапы организации кадрового учета на предприятии:
- Создание нормативной и информационной базы.
Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:
- Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15-16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
- постановление Госкомитета статистики от 04.01.2001 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
- правительственное постановление от 16.04.2003 № 225, которое поможет в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;
- методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2008, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
- приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2017, с 01.07.2017 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.
Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.
Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.
Об одной из таких программ вы сможете прочитать в нашей статье .
- Ознакомление с уставной документацией компании.
В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.
- Оформление на работу руководителя.
Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.
В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.
- Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.
Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:
- правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
- кадровая структура организации;
- штатное расписание;
- график отпусков;
- документы, связанные с защитой персональных данных работников.
В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:
- трудовые контракты;
- книга по учету движения трудовых книжек;
- книга по учету бланков трудовых книжек и сами бланки этих документов, которые зачастую оформляются на предприятии при поступлении сотрудника на первое место работы;
- табель по учету времени работы;
- персональные карточки сотрудников;
- кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
- должностные инструкции и другие документы;
- журнал учета проверок контролирующими органами.
Форма трудового контракта доступна на нашем сайте — .
Также могут издаваться следующие документы:
- коллективный договор;
- положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.
- Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.
При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.
Вся необходимая информация по кадровому учету доступна на нашем сайте в разделе .
- Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек.
Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.
- Прием сотрудников на работу.
Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию; принимается/оформляется трудовая книжка, заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.
Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.
О сроке хранения кадровых документов вы сможете узнать из нашей статьи .
А о порядке их уничтожения читайте в статье .
Расскажем, как грамотно организовать работу с документами компании, а также их учет и хранение. Вам поможет пошаговая инструкция 2019 года.
Из статьи вы узнаете:
Нормативные основы
Делопроизводством признается такая деятельность, которая обеспечивает документирование (создание официальных документов) и определяет порядок организации работы с официальными документами. Разумеется, вопрос о том, нужно ли продумывать порядок работы с документами, встает тогда, когда найти какой-то определенный документ вызывает затруднение. С одной стороны надо радоваться, что компания развивается и растет, но с другой на повестку дня выходит новая задача – как правильно и удобно организовать документооборот.
Эксперт журнала "Справочник секретаря" расскажет об основных видах писем в организации.
С делопроизводством в официальных учреждениях проще – там этот процесс регламентирован специальными нормативными актами:
- Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (вместе с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78) утверждены правила документооборота у нотариусов;
- Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 № 46 «О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии» определены правила работы с документами в ЕЭК;
- Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 утверждена Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде;
- Постановлением ЦИК России от 20.01.2016 № 321/1831-6 принята Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
- Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Есть и специфические нормативные акты, где упоминается как стоит организовать делопроизводство в определенных организациях, например, Федеральный закон от 15.04.1998 № 66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» предписывает порядок ведения делопроизводства в такого рода образованиях.
В частных компаниях все вопросы организации делопроизводства решаются собственниками. Вернее, разработать делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019 поручается конкретным исполнителям – иногда кадровикам, иногда секретарям. Раз такое поручение созрело, значит, в подобной регламентации действительно есть необходимость.
Как организовать делопроизводство
Делопроизводство: пошаговая инструкция 2019 года поможет определиться, с чего начать и к какому результату надо стремиться. В идеале в организации должен быть принят внутренний документ – инструкция по делопроизводству. Если компания крупная, с подразделениями, филиалами, то оправдано принятие нескольких локальных актов, регулирующих данные вопросы.
Шаг 1.
Первым делом необходимо определиться, на какие документы будет распространяться действие инструкции, призванной регламентировать документооборот. Напомним, что вся масса бумаг подразделяется в организации на внутренние (локальные), исходящие и входящие. Порядок работы с ними будет различный, поэтому стоит описать его в разных разделах.
Шаг 2.
Написание инструкции (ее разделов). Отдельно предусмотреть по локальным актам: как они принимаются, как с ними происходит ознакомление работников, где и у кого хранятся локальные акты. По входящей документации необходимо расписать, кто и где осуществляет регистрацию поступающей документации, в какие сроки, как фиксируется передача документа на исполнение, где хранится входящий документ после ответа на него и иные процедурные моменты. По исходящей – аналогично решить вопрос о порядке регистрации, правилах направления, подписания.
Шаг 3.
В инструкции должно быть указано, какие документы имеют утвержденную типовую форму, а при составлении каких следует руководствоваться утвержденным ГОСТ.
Шаг 4.
Определяем ответственных лиц за выполнение каждого из разделов инструкции. Решаем, в каком порядке, где, под чьей ответственностью будут храниться документы.
Шаг 5.
Определяемся с необходимостью дополнительных разделов инструкции. В зависимости от специфики деятельности организации может понадобиться указать порядок изготовления копий, порядок работы с печатями и штампами, процедуру обмена документами между подразделениями.
Ряд документов может подпадать под действие иных локальных актов, например, под утвержденный порядок работы с персональными данными или порядок сохранности коммерческой тайны организации. На эти локальные акты желательно сделать ссылки. Кроме того, работа с документами в ряде организаций может также регламентироваться специальным законодательством – например, документооборот в кредитной организации подпадает под действие Федерального закона «О банках и банковской деятельности», где регламентирован порядок обращения с банковской тайной. Эти моменты также стоит учитывать при составлении инструкции.
Шаг 6.
Утверждение инструкции и доведение ее до сведения сотрудников. После этого этапа локальный акт вступает в силу, и исполнение его становится обязательным для всех работников компании.
Как организовать кадровое делопроизводство
Не менее важно для компании продумать кадровое делопроизводство , пошаговые инструкции 2019 помогут в этом.
Этапы организации кадрового документооборота в принципе не отличаются от этапов становления делопроизводства в целом. Также определяется перечень документов, которые будут составляться, изменяться, копироваться и распространяться в соответствии с инструкцией по кадровому делопроизводству. Здесь необходимо учитывать, что простора для «фантазии» у организации в отношении кадровых документов гораздо меньше – то, что в обязательном порядке должно присутствовать в компании для кадрового учета, указывается в Трудовом кодексе РФ и иных нормативных актах. А за отсутствие или неверное оформление кадровых документов предусматриваются немалые штрафы. Поэтому к составлению этой инструкции необходимо подходить со всей серьезностью.
Разделы инструкции по кадровому делопроизводству должны содержать информацию о разработанных типовых документах в компании (например, утвержденной формы трудового договора, приказов), а также порядок ознакомления сотрудников с документами. Необходимо отразить также специфичные моменты деятельности конкретной организации: если составляются графики, то в какой срок и в каком порядке они предоставляются на утверждение, если происходит выдача средств защиты, то в каком порядке будет вестись учет и др.
Следует учесть также, что для организации делопроизводства , в том числе и кадрового, разработаны специальные программные средства для автоматизации этих процессов. Крупные компании в настоящее время пользуются ими, но этот факт не отменяет необходимости разработки и соблюдения инструкции.
Кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции по которому носят общий характер, включает подготовку нормативной базы и стандартного набора документов, а также назначение директора.
Каждому начинающему предпринимателю будет интересно кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции к которому мы рассмотрим далее.
Когда работа уже налажена, такими вопросами занимается специализированный отдел кадров.
На начальных этапах кадровыми перестановками занимается по совместительству один из сотрудников – секретарь или главбух.
Разберемся по порядку, как организуется работа в этой сфере и с чего начать новому кадровику.
Кому поручается работа с кадрами
Вопрос кадрового делопроизводства в 2017 году актуален для всех предприятий, где есть наемные работники.
Полномочия закрепляются за сотрудником посредством издания приказа.
В зависимости от количества работников возможно два варианта:
- Кадровое делопроизводство берет на себя руководитель. Для этого он издает соответствующий приказ, которым закрепляет за собой данные обязательства.
- По мере приема сотрудников в штат предприятия, работу с кадрами можно поручить одному из них. Также издается приказ, подтверждающий полномочия. Обязательства прописываются и в должностной инструкции.
Пошаговая инструкция по кадровому учету законодательно не определена.
Все же при ее разработке следует ориентироваться на нормативные акты, в том числе ГОСТ Р 7.0.8-2013.
Хотя единый порядок и не установлен, предусмотрен общий план, позволяющий систематизировать кадровый учет и наладить его ведение.
При кадровом учете, следует ориентироваться и на нормы трудового законодательства.
Издается немало инструкций по делопроизводству. Есть и документы, принимаемые местными органами.
Приступаем к работе – план действий
Чтобы вести кадровый учет грамотно, нужно начать с оформления первого лица – руководителя.
То, как впоследствии будет проводиться эта работа, зависит от количества сотрудников и специфики деятельности предприятия.
Итак, поехали – перечислим основные этапы кадрового делопроизводства с нуля:
- Подготовка информационной базы – специализированных справочников, программного обеспечения, нормативных актов.
- Ознакомление с учредительными документами предприятия.
- Составление перечня бумаг, которые будут в распоряжении кадрового работника.
- Оформление руководителя.
- Подготовка локальных нормативов, в том числе штатного расписания и трудового распорядка.
- Подготовка фирменного образца трудового договора.
- Разработка других учетных документов, в том числе бланков приказов, книг учета и так далее.
- Оформление сотрудника, которые будет отвечать за ведение трудовых книжек.
- Назначение работников на свои места.
Резюмируем: в законодательстве не установлен строгий перечень инструкций для кадрового делопроизводства с нуля.
Выше приведен примерный план, который начинается с подготовки информационной и документальной базы, оформления директора и остальных сотрудников.
Разберем каждый из этих пунктов подробнее.
Формирование нормативной базы
Чтобы предприятие функционировало в соответствии с трудовым законодательством, нужно ознакомиться со всеми предъявляемыми требованиями.
- постановление Госкомитета статистики № 1 от 4 января 2001 года ;
Для сбора информации можно воспользоваться специализированными справочниками.
От кадрового работника ожидается, что он не только овладеет всеми действующими распоряжениями, но и будет в курсе всех вносимых в трудовое законодательство изменений.
Это потребует регулярного обращения к нормативным актам.
Важно: для осведомленности в изменениях трудового законодательства стоит оформить доступ к одной из информационных баз.
Другой момент – поиск и внедрение подходящего программного обеспечения.
Большой популярностью по состоянию на 2017 год пользуется 1С. Однако есть немало программ, которые уже обошли данную систему по своей функциональности.
Преимущество 1С – в любом городе достаточно специалистов, которые работают с этим программным обеспечением.
Этап второй – изучаем Устав
Продолжая пошаговую инструкцию, переходим к ознакомлению с учредительными документами.
В Уставе, который обязателен при , содержится следующая информация:
- порядок назначения директора (в том числе срок действия с ним, размер заработной платы);
- порядок оформления сотрудников на руководящие должности;
- формирование штатного расписания.
Деятельность кадрового работника не должна противоречить предписаниям в учредительных документах.
Ему нужно отслеживать изменения, которые вносятся в Устав.
Какие документы должны быть под руками у кадровика
На следующем этапе нужно подготовить бланки, которые будут находиться в кадровом отделе и использоваться для оформления сотрудников.
Рассмотрим несколько наименований.
- Формы приказов. Следует разработать бланки на случай принятия на работу, перевода на другую должность и увольнения. Они будут храниться в течение 75 лет, так как эти данные используются для определения стажа. Вторая группа приказов – кадровые. Сюда включаются приказы касательно отпусков, командировок, премий, штрафов. Также готовится Книга регистрации, куда будут вноситься пометки обо всех оформленных приказах, и журнал учета командировок.
- . Следует делать в них отметки в трехдневный срок с принятия нового работника. Стоит заметить, что в 2017 году их оформление обязательно даже для индивидуальных предпринимателей, прошедших . Наряду с этими бланками заводится Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.
- Карточки по форме Т-2. В них собраны ключевые данные сотрудника. Они либо хранятся отдельно, либо подшиваются к личному делу.
- Форма трудового договора. Он будет заключаться с каждым новым сотрудником вне зависимости от того, на какой срок он устраивается. В некоторых ситуациях применим .
- Специальная оценка условий труда (СОУТ). Эти документы создаются для каждого рабочего места. Заменяют их в большинстве случаев с периодичностью в 5 лет.
- Штатное расписание.
- Локальные правила трудового распорядка.
- Документы, на основании которых назначается заработная плата.
Эти бланки относятся к обязательным для оформления в кадровом отделе.
При необходимости, могут быть изданы дополнительные нормативные акты и образцы, например, .
Важно: не обязательны по закону, но могут быть полезными должностные инструкции и коллективный договор.
После того как определен перечь бланков, которые будут находиться в кадровом отделе, пошаговые инструкции рекомендуют сформировать Положение о ведении кадрового делопроизводства.
Разработка стандартного трудового договора
Большая ошибка думать, что необязательно заключать трудовой договор с работниками, устроившимися на короткий срок.
На самом деле, документ подписывается со всеми сотрудниками.
Кадровое делопроизводство с нуля включает в себя подготовку фирменного образца.
В форму включают следующие пункты:
- полное организации-работодателя, юридический и фактический адреса;
- данные представителя работодателя – ФИО;
- данные работника – ФИО;
- должность, которую он будет занимать;
- срок действия договора;
- вид деятельности – основная работа либо совместительство;
- должностные обязанности (либо перечень, либо ссылка на должностные пошаговые инструкции);
- размер (изложить подробно все детали желательно прямо в договоре);
- часы работы;
- результаты СОУТ по данному месту;
- данные работодателя и работника;
- подписи.
Работодатель может внести в документ дополнительные пункты.
Оформление первой должности
Кого нужно оформить на работу первым? Нетрудно догадаться, что кадровое делопроизводство с нуля подразумевает назначение сначала директора.
Как выполнить эту задачу?
Многое зависит от организационно-правовой формы предприятия. Рассмотрим три типовые ситуации.
- Организация с учредителями. В таком случае именно они будут подписывать приказ о назначении директора.
- Индивидуальное предприятие (или организация с единственным учредителем). Тогда сам ИП (или учредитель) будет подписывать договор и за себя, и за работника.
- Директор назначается по результатам выборов. Тогда второй стороной трудового договора выступит председатель выборного органа.
Важно: вне зависимости от того, кто назначает директора, обязательными остаются две операции – подписание трудового договора и издание приказа о приеме на должность директора.
От кадрового работника требуется соблюдать хронологический порядок издания приказов.
Назначение директора будет первым, в нем следует проставить дату, когда он начнет выполнять свои обязанности.
В дальнейшем нужно следить, чтобы все приказы нумеровались в хронологическом порядке. Этот момент проверяется надзорными органами.
Оформление сотрудников на другие рабочие места
Согласно пошаговой инструкции, после директора нужно назначить сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек.
Они относятся к бланкам строгой отчетности, поэтому требуют бережного обращения.
Если руководитель еще никого не нанял на работу и ему приходится самостоятельно вести кадровое делопроизводство с нуля, он может взять эти обязанности на себя.
Для этого издается соответствующий приказ. Впоследствии ведение трудовых книжек можно перепоручить нанятому работнику. Делается это также в приказном порядке.
Важно: требование оформлять поручение вести трудовые книжки путем издания приказа установлено Постановлением Правительства.
Кадровое делопроизводство с нуля включает и еще один этап – прием сотрудников.
Для каждого нового работника готовится пакет бланков, в том числе:
- трудовой договор;
- должностная инструкция;
- приказ о назначении на должность;
- индивидуальная карточка Т-2;
- и другие документы.
Также потребуется оформить трудовую книжку, проставить в ней необходимые отметки.
Бланки вместе с заявлением о приеме на работу и подсоединяются к личному делу.
Все необходимые бумаги передаются в бухгалтерский отдел для дальнейшего начисления заработной платы.
Подытожим вышесказанное. Пошаговые инструкции для старта кадрового делопроизводства имеют лишь общий вид.
Они включают в себя подбор нормативных актов, составление перечня кадровых документов, оформление директора и других сотрудников.
В 2017 году, как и ранее, со всеми работниками обязательно подписывать трудовой договор.
Лекция 1 кадровое делопроизводство для начинающих, трудовой договор
Изучая кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции 2019 помогут сориентироваться с чего начать. Каких ГОСТов придерживаться, что делать кадровику - читайте в статье.
Из статьи узнаете:
Как организовать кадровое делопроизводство с нуля: выбор ответственного лица
Кадровое делопроизводство ведут в любой организации, в которой применяют наемный труд. На только что созданном предприятии документами чаще всего занимается руководитель. По мере развития фирмы обязанности возлагают на кадровика или структурное подразделение.
Чтобы упростить работу с документами, составьте инструкцию по кадровому делопроизводству. Пропишите в ней правила заполнения кадровых документов по новому ГОСТу. Редакция журнала «Кадровое дело» разобрала для вас, . Перенесите эти правила в свою инструкцию, и вы никогда не допустите ошибок в делопроизводстве.
Справка: на начальном этапе, когда компания только начинает свое существование, а в ее штате нет сотрудников или их немного, не нужно создавать отдел или структурное подразделение. С организацией кадрового делопроизводства справится один человек.
Принимая на работу сотрудника, выбирайте людей, которые имеют опыт работы. Только они могут организовать кадровое делопроизводство с нуля, не прибегая к помощи сторонних экспертов. При укомплектовании штата начинающих кадровиков прикрепляйте к более опытным наставникам.
Высокая квалификация, опыт влияют на эффективность работы специалиста, число ошибок. Но так как законы периодически пересматриваются, в них вносят существенные поправки, отправляйте кадровиков, независимо от их стажа, . Если сотрудника нельзя подменить на некоторое время, выбирайте дистанционный вид обучения.
Организуя кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции помогут сориентироваться, как подготовить приказы и должностные инструкции, локальные акты компании. Придерживайтесь основных правил.
Алгоритм организации ведения кадрового делопроизводства с нуля
Для того, чтобы организовать с нуля пользуйтесь утвержденными стандартами.
Чтобы разобраться в особенностях учета и кадрового документооборота в организации, нужно пройти обучение. Дистанционные курсы подойдут как опытным, так и начинающим кадровикам.
Кадровое делопроизводство с нуля: инструкция
Обратите внимание! предлагает пройти ускоренные дистанционные курсы, включающие основы кадрового делопроизводства. По факту их завершения выдается официальный сертификат, подтверждающий квалификацию. Полученная в ходе обучения информация позволяет систематизировать знания, узнать обо всех изменениях в нормативной базе, избежать ошибок при последующей работе.
После изучения основной информации, регламентируйте кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции. Так как единого поэтапного плана, обозначающего работу кадровика, нет, составьте индивидуальный алгоритм действий. Учитывайте, что он не должен перечить пунктам , с которой знакомили сотрудника при трудоустройстве.
Практический случай
Как оформить Инструкцию по кадровому делопроизводству?
Законодательством не установлена обязанность работодателя составлять инструкцию, если кадровое делопроизводство начинаем с нуля. Однако на практике организации и ведомства используют ее в своей деятельности. Типовой инструкции по кадровому делопроизводству в законодательстве не предусмотрено, поэтому компания может составить ее в произвольной форме (ч. 1 ст. 8 ТК РФ). При подготовке документа за основу можно взять типовые инструкции . Наименования и количество тематических разделов документа зависит от того, какие процедуры осуществляет кадровая служба. Обычно каждый раздел посвящен отдельной процедуре, которая регламентирована трудовым законодательством…
Шаг №1. Создание нормативной базы
Определите, какие нормативные акты востребованы в работе. Опирайтесь на сферу деятельности, условия труда, прочие факторы. Чаще всего кадровики используют следующие документы:
- Трудовой кодекс - содержит основные моменты по нормированию рабочего времени сотрудников (гл. 15–16, 22). В нем указана продолжительность, периодичность отпусков (гл. 19), особенности начисления заработной платы (гл. 21). Помимо этого расписаны права, обязанности сторон трудовых отношений.
- Постановление Госкомитета статистики от 04.01.2001 года под № 1 - в нем представлены унифицированные формы первичных документов, нужных в кадровом учете. Их использование не является обязательным. Но в формах учтены графы и реквизиты, облегчающие разработку индивидуальных шаблонов.
- Правительственное постановление от 16.04.2003 года под № 225, которое помогает в работе с трудовыми книжками.
- Методичку по ведению воинского учета, утвержденную Генштабом ВС РФ от 11.04.2008 года. Рекомендации позволяют освоиться с ведением воинского учета сотрудников.
- Приказ Росстандарта от 17.10.2013 года под № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 года под № 65-ст, приказ Минкультуры от 25.08.2010 года под № 558 и постановление от 15.06.2009 года под № 477. В них отражены стандарты делопроизводства, облегчающие повседневную работу.
Сотруднику, который проходит обучение с нуля, обеспечьте доступ к этим и другим нормативным актам. Объясните кадровику, что он обязан следить за изменениями, обновлениями и выходом новых законов. Не забывайте самостоятельно пополнять свои знания.
Обратите внимание! Ручной мониторинг законодательства затруднителен. На него уходит много времени и сил. Чтобы облегчить задачу, оформите подписку на информационные порталы. Электронный журнал «» и «» постоянно пополняются информативными статьями, инструкциями, файлами и формами для скачивания и многим другим.
Шаг №2. Составление кадровых документов, участвующих в делопроизводстве
Подготовьте документы или поручите это сделать кадровику. Необходимо составить правила внутреннего трудового распорядка, , график отпусков и другие акты, регулирующие работу организации и деятельность сотрудников.
В число обязательных документов, которые заводят по мере укомплектования штата, входят следующие документы
- трудовые договоры;
- книга учета движения трудовых, которые предоставляют сотрудники;
- книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
- ;
- личные карточки работников;
- приказы и документы-основания для их издания;
- должностные инструкции.
В ряде случаев требуется подготовка коллективного договора, положения о премировании, коммерческой тайне, аттестации и других актов. Своевременно пересматривайте документы, вносите корректировки, исправляйте выявленные недочеты. Пропишите .
Совет от редакции: , соблюдая все условия. Это позволит избежать штрафов. Учитывайте, что даже непреднамеренная порча бумаг приводит к проблемам при проверках.
Шаг №3. Утверждение документов, их бланков
Если есть замечания по содержанию или форме документов, бланков кадровик устраняет их и согласует с руководителем заново. После чего документы, влияющие на кадровый и бухгалтерский учет, отражают в учетной политике организации.
Если вы организуете кадровое делопроизводство, поможет избежать ошибок, которые влекут за собой наложение штрафов. Без прохождения курсов сложно разобраться в основах, законах. Не забывайте отправлять кадровиков компании на повышение квалификации. Своевременно предоставляйте им журналы, в которых говорится об изменениях в трудовом законодательстве.