По характеру информации письма распределяются следующим образом: информационные, письма-уведомления, сопроводительные, гарантийные, инициативные, письма-ответы, рекламные, претензионные (рекламационные), письма-приглашения,

письма-запросы, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-просьбы, письма-поздравления и т.д.

Информационное письмо сообщает адресату сведения официального характера.

Такие письма, как правило, имеют типовой характер и рассылаются органами высшего уровня подведомственным учреждениям или учреждениям определенного типа. В информационных письмах могут дословно цитуватись отдельные положения нормативно-правовых актов, а также даваться рекомендации, разъяснения, выдвигаться предложения по применению тех или иных нормативных документов, правил поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называют методическими.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, такие письма подписывает руководитель учреждения.

В делопроизводственной практике встречаются письма с названием "директивное письмо". Между тем, законодательство ограничивает использование документов, относящихся к служебной переписки, как средства нормативного регулирования. Нормативно-правовые акты органов государственной власти могут издаваться только в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Издание нормативно-правовых актов в виде писем и телеграмм является недопустимым.

Письмо-сообщение информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Он может быть инициативным или составить ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письмо-сообщение имеет небольшой объем и часто состоит из одного-двух предложений. Он может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения информации:

Сообщаем Вам, что...

Доводим до Вашего сведения, что...

Считаем необходимым довести до Вашего сведения о...

Информируем Вас о...

Письмо-уведомление информирует о публичные мероприятия (конкурсы, совещания, семинары, выставки, конференции и др.). По своему стилю эти письма подобные писем-приглашений и информационных писем.

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций с целью их привлечения или приглашения к участию в мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о мероприятие, время и место его проведения, но и одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятиях, содержать другую дополнительную информацию.

В некоторых случаях письмо-извещение может иметь приложения (карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы). Такое письмо может играть роль письмо-приглашение, но приглашение может быть и отдельным документом.

Поскольку письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, реквизит "Получатель" оформляют на них обобщенно или его не отмечают вообще.

Подобные письма подписывает руководитель учреждения или заместитель руководителя, ответственный за организацию и проведение мероприятия, или несколько руководителей, если это совместное мероприятие.

Сопроводительное письмо информирует адресата об отправке документов (проектов нормативно-правовых актов, планов, отчетов, договоров, каталогов, протоколов, актов и т.д.), которые не имеют адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: "посылаем...", "подаем...", "возвращаем...". Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

Направляем для сведения и использования в работе... Согласно предварительной договоренности высылаем Вам... На Вашу просьбу высылаем Вам... Подаем Вам на согласование проект приказа...

Сопроводительные письма составляют в тех случаях, если нужно дополнить или разъяснить основной документ (например, предложить меры по его реализации, определить срок исполнения, разъяснить сложные моменты, отметить цель отправки, объяснить причину задержки и т.д.), например:

Направляем Вам для обсуждения проект Закона Украины "О делопроизводство". Отзывы и предложения просим направить не позднее 01.10.2007.

Приложение: на 18 л. в 1 экз.

Направляем "Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности".

Учитывая, что Инструкция вступает в силу с 1 января 2008 г., предлагаем ознакомить с ней всех заинтересованных работников финансовых служб.

Приложение: на 9 л. в 1 экз.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую проставляют непосредственно под текстом. Сопроводительные письма целесообразно составлять на бланках формата А5.

Гарантийное письмо содержит обязательства или подтверждения их адресуют как учреждениям, так и частным лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврата кредита, предоставления жилой площади и т.д., например:

Оплату гарантируем со счета ____ в Печерском отделении Укрсоцбанка.

Возврат кредита гарантируем.

Гарантируем соответствие качества товара образцам, которые Вы получили от нас на прошлой неделе.

Гарантируем Вам снижение стоимости нашей продукции в объеме 10 % при условии ее предварительной стопроцентной оплаты в течение пяти дней.

Этим письмам присуща правовая функция, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и понятным.

Гарантийные письма подписывают два лица: руководитель учреждения и главный бухгалтер. их подписи удостоверяют гербовой (основной) печатью учреждения.

6 отдельных случаях нормативно-правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании определенных управленческих действий.

Письмо-предложение направляется потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе учреждения-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, он должен содержать не только предложение, но и информацию об учреждении-авторе.

Письмо-предложение может адресоваться одному или сразу нескольким корреспондентам. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную или общую информацию, которая является, фактически, предложением к проведению переговоров.

Ключевой фразой письма-предложения могут быть слова:

Предлагаем Вам...

В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам...

Письмо-просьба - это деловое письмо, целью которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых учреждению-автору. Значительное количество управленческих ситуаций является поводом для составления писем-просьб.

Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и его изложение. Обоснование должно предшествовать изложению сути просьбы. Однако обоснование может отсутствовать в случае его очевидности, типового характера, а также в случаях, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью учреждения, структурного подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола "просить":

Просим Вас сообщить...

Просим Вас отправить...

Просим Вас предоставить сведения о...

Обращаемся к Вам с просьбой о......

Просьба может формулироваться и без глагола "просить", например:

Надеемся на положительное решение вопроса... Надеемся, что Вы рассмотрите наше обращение...

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используют такие речевые обороты:

Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести...)... Одновременно просим Вас...

Просьба могут преподаваться и в других письмах, например в сопроводительном, гарантийному и т.д.

Письмо-просьба требует письма-ответа.

Письмо-заявка составляется в случаях, если учреждение желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, которые предоставляет другая организация.

В деятельности, связанной с получением товаров и услуг, такое письмо может использоваться и как первичный документ, на основании которого предварительно рассматривается вопрос, оформляется заказ или заключается договор. Разновидностью заявок являются документы, представляемые в органы государственной власти и учреждения их подчинения с целью регистрации права на что-то, получение разрешений, лицензий и т.п.

Заявка может составляться по унифицированной форме или иметь установленный состав реквизитов.

Если заявка составляется в произвольной форме, то включают только информацию, имеющую значение для автора письма. Поскольку письмо-заявка - это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используют те же речевые обороты, что и в письмах-просьбах:

Просим Вас включить в состав группы для участия в...

Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в...

Просим Вас зарегистрировать в качестве участников...

в Зависимости от ситуации к тексту письма-заявки включают дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в мероприятиях и т.д. Например, если составляется заявка на участие в каком-то мероприятии (семинаре, конференции, фестивали, ярмарки и т.д.), указывают следующие сведения:

o название мероприятия;

o дата его проведения;

o форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.);

o фамилия, имя, отчество участника (участников);

o место работы, должность;

o почтовый адрес с индексом, контактный телефон, адрес электронной почты;

o потребность в гостинице на период проведения мероприятия.

Если составляется заявка на предоставление любого вида услуг, то отмечают полную информацию о предмете заявки и все необходимые сведения о ее авторе, кроме тех, которые содержит бланк письма.

Письмо-подтверждение является уведомлением о получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма кратко излагают ее суть; в случае подтверждения получения документов их необходимо назвать. В отдельных случаях в письме-подтверждении лаконично излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением. Ключевыми фразами этой разновидности писем является: " Подтверждаем получение документов, присланных Вами на конкурс.

Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах о поставках компьютерного оборудования.

Подтверждаем намерение принять участие в научной конференции.

С благодарностью подтверждаем получение товаров, которые мы заказывали (заявка от 30.01.2009 № 15).

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением:

Подтверждаем получение предложения о поставке оргтехники. Просилю Вас подождать несколько дней. Об окончательном решении мы сообщим Вам дополнительно.

Письмо-напоминание содержит информацию о приближении или окончания срока выполнения определенных обязательств, договоренностей, проведение мероприятий, заданий и т.п.

Напоминание непременно должен быть доброжелательным, ненавязчивым; ни в коем случае не следует обвинять адресата, поскольку задержка выполнения обязательств может объясняться многими причинами. Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон, и просьбы выполнить те или иные действия.

Ключевыми фразами письма-напоминания являются:

Напоминаем Вам...

Позвольте Вам напомнить...

Вынуждены напомнить Вам...

Обращаем Ваше внимание на то, что...

Доводим до сведения, что...

Несмотря на неоднократные напоминания...

Письмо-напоминание может содержать еще одну часть - память о санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация - автор письма, если адресат не выполнит необходимых действий, например:

В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены...

Письмо-требование состоит ради понуждение адресата к выполнению взятых на себя обязательств при условии серьезного нарушения ранее принятых договоренностей и безрезультатности неоднократных напоминаний об этом.

Письма-требования, как правило, имеют сложную структуру. В них обязательно преподают условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, суть ситуации, выдвигают требование о необходимости выполнения обязательств, речь идет о возможности принятия адекватных мер в отношении корреспондента, если обязательство не будет выполнено.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

Требуем выполнить взятые на себя обязательства.

Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить" пересчитать)...

Требуем незамедлительно выполнить...

Санкции, которые будут приняты в отношении корреспондента, могут формулироваться следующим образом:

В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд. В противном случае Вам будет предъявлено штрафные санкции. Учитывая ситуацию вынуждены разорвать с вами контракт.

Претенциозный (рекламационный) письмо содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) - возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

Поскольку в практике деловых отношений существует множество ситуаций, которые могут стать основанием для предъявления претензий, единой формы претензии не существует. Однако есть обязательные элементы текста и правила оформления, которые следует соблюдать всегда, независимо от причины составления претензии.

o полное название учреждения, которому направляется претензия, ее адрес;

o предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);

o конкретные требования составителя претензии (относительно замены некачественного товара, уцінення товара, допостачання недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, расторжения контракта или возмещения убытков и т.п.).

Претензии направляются стороне-виновнику заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с добавлением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих доказательную силу для обеих сторон. В зависимости от предмета претензии приложениями к ней могут быть следующие документы: акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и т.д. Учреждение, которое направляет претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.

При составлении текста претензии используют такие фразы: Направляемо Вам претензию на... Предъявляемо Вам претензию (рекламацию) в связи с... Заявляемо Вам претензию в отношении...

Высылаем Вам акт экспертизы от _ _, на основании которого...

Наш заказчик пред4являє Вам претензию (рекламацию) в отношении качества...

В партии товара, отгруженной.., выявлена недостача...

При приемке товара, поступившего (дата) по накладной № ... была выявлена недостача...

Заключительное предложение формулируется, например, так:

Исходя из изложенного, просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара, поставить недостающий товар; возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; перечислить на наш расчетный счет суму_; компенсировать расходы в сумме ___тощо).

Претензия должна иметь заголовок к тексту, который содержит ссылки на договор, например: О претензия по договору купли-продажи от 28 января 2009 г. №5.

Письмо-запрос направляется с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и изложение запроса (просьбы). В обосновании ссылаются на нормативно-правовые акты, организационно-правовые документы, поскольку учреждение не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

в Целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписывает руководитель учреждения или официально уполномоченное им должностное лицо. Письмо-запрос требует письма-ответа.

Особый статус имеют запросы, которые направляются в органы государственной власти. Законодательством определен порядок направления таких запросов в органы государственной власти (депутатские запросы, обращения и др.).

Письмо-ответ по своему характеру и содержанию зависит от инициативного письма (письмо-просьба, письмо-запрос или предложение). Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов следует соблюдать принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использованы в инициативном письме (кроме допущенных автором письма-просьбы ошибки).

Текст письма-ответа не следует начинать с ссылки на входящее письмо - просьба или запрос (На ваш запрос от 12.02.2008№ 03-10/125 сообщаем, что...)9 поскольку для записи сведений о входной документ существует реквизит "Ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дают ответ", куда и заносят дату и номер входящего документа. Письмо-ответ сразу начинают словами: Сообщаем Вам...; Сообщаем Вам...; На Ваш запрос разъясняем, что...

Однако исключением являются письма-ответы на обращения граждан, в которых нет исходящего регистрационного индекса. Кроме того, в случае поступления письма гражданина по почте в письме-ответе может указываться дата поступления обращения в учреждение (если обнаружено задержку почтового отправления). Это подтвердит соблюдение учреждением сроков рассмотрения обращения в соответствии с законодательством . Например:

Уважаемый Иван Петрович!

Ответ должен быть конкретным, обоснованным и охватывать весь круг вопросов, затронутых в письме заявителя, опираться на фактический материал, иметь правовую аргументацию со ссылкой на законодательство, содержать изложение мотивов.

нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. Поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с...

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на его просьбу или запрос, если автор письма владеет такой информацией. В письме-ответе на обращение гражданина также может быть указано его права обжалования принятого учреждением решения.

Письма-отказа всегда необходимо писать в тактичной, вежливой форме.

Ответом на письмо-предложение может быть письмо, которое подтверждает или не подтверждает принятие предложения. Если покупатель не согласен только с некоторыми условиями предложения, он может направить продавцу встречное предложение, в результате чего возникает коммерческое переписки, благодаря которому стороны или достигают согласия по всем существенным условиям поставки, либо отказываются от заключения сделки. В зависимости от ситуации в ответе на письмо-предложение могут использоваться такие устоявшиеся обороты:

Спасибо Вам за предложение и сообщаем о готовности заключить соглашение о поставке оборудования.

Принимаем Ваше предложение принять участие в строительстве гостиничного комплекса.

Благодарим вас за предложение, однако в настоящее время мы не заинтересованы в закупке этого товара.

Извините, но учитывая ухудшение экономической ситуации мы не можем принять Ваше предложение.

Письмо -приглашение - это разновидность письма-уведомления. Он отличается от письма-извещения тем, что может складываться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.д.

В случае приглашения большого количества людей используют трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.

Как правило, письма-приглашения адресованы конкретному лицу или определенным лицам, поэтому в них используют при обращении к адресату слова "уважаемый...!", "уважаемые...!", например:

Уважаемый господин Костенко!

Уважаемый Алексей Михайлович!

Уважаемые господа!

Уважаемые коллеги!

Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в наиболее торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях, как правило, используют такие фразы:

Приглашаем Вас принять участие в...

Просим Вас принять участие в...

Имеем честь пригласить Вас...

Примите наше приглашение...

Письмо -благодарность направляется учреждению, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за помощь, услугу, поддержку, отправленное приглашение.

Эта разновидность писем, как правило, разрешается составлять в более свободной форме, чем другие листы. Ключевыми фразами письма могут быть следующие:

Спасибо за оказанную помощь... Выражаем Вам свою благодарность за... Позвольте поблагодарить вас за... Позвольте выразить Вали искреннюю благодарность за...

Письмо -извинение - разновидность служебного письма, в котором выражается просьба простить за несвоевременное выполнение заказа, опоздание на встречу, бухгалтерские ошибки, нарушения условий договора и т.д. При этом можно применять такие типичные обороты:

Просим прощения за задержку поставки товаров.

Должны просить у Вас прощения за несвоевременное выполнение Вашего заказа от...

Просим прощения за задержку платежей и уверяем, что в дальнейшем будем делать все возможное, чтобы избежать досадных недоразумений.

Буду искренне благодарен, если Вы согласитесь на повторную встречу. Прошу простить, что причинил Вам неприятности.

Письмо -приветствие направляется в связи с торжественными событиями: по случаю определенного события, праздника, дня рождения, юбилея, избрание на должность, успешного завершения дела. Этом разновидности письма присущи торжественный, возвышенный стиль, употребление поэтических оборотов, юмористических намеков.

Письма-поздравления, как правило, составляют в произвольной форме, они могут быть как небольшими по объему - одно-два предложения, так и достаточно широкими. В последнем случае в письме-приветствии преподают основные этапы жизни, деятельности лица, поздравляют, ее важнейшие достижения. Если письмо адресовано организации или ее структурному подразделению, в нем вспоминают об важнейшие, наиболее значимые достижения учреждения или подразделения.

В письмах-поздравлениях используют такие ключевые фразы:

Поздравляем Вас с... поздравляем Вас по случаю... Примите наши искренние поздравления в связи с... Чистосердечно поздравляем Вас с юбилеем...

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге разного цвета, украшенной орнаментом, водяными знаками, большей плотности и т.д.

o письма, которые предлагают товары, услуги;

o письма-презентации, содержащие сведения о фирме, компании.

o текст должен быть кратким (не более одной страницы);

o текст должен быть лаконичным, четким, понятным, информативным (не нужно описывать деятельность фирмы, товары и услуги, следует отметить только важные моменты, то, что отличает вашу фирму от других, ваши товары от товаров других производителей или поставщиков);

o документ следует оформлять на бланке фирмы со всеми необходимыми реквизитами;

o характеристика продукции (товаров) с акцентом на ее преимущества;

o перечисление дополнительных или сопутствующих услуг;

o конкретное предложение о сотрудничестве (оптовая или розничная торговля, предоставление услуг и т.п.);

o фраза о готовности предоставить образцы товара, подробную информацию о товарах или услугах, ответить на все вопросы, которые могут возникнуть у потенциального потребителя;

o подпись.

Если письмо представляет фирму, компанию, его составляют по следующей схеме:

o обращение: "Уважаемые господа!" ("Господа!");

o краткая информация о фирме, компании и их деятельность;

o описание основных направлений деятельности фирмы, ее достоинств и преимуществ по сравнению с другими фирмами, которые предлагают аналогичные товары или услуги;

o конкретное предложение о сотрудничестве;

o фраза о готовности предоставить любую информацию о фирме, ответить на вопросы, которые могут возникнуть;

o стандартная фраза насчет надежды на сотрудничество;

o подпись.

ТЕЛЕГРАММА - это предельно сжатое текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

Телеграммы составляют в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Требования к порядку оформления и отправления телеграмм определяют Правила предоставления и получения телекоммуникационных услуг .

Скорость прохождения телеграммы зависит от ее категорийности.

До телеграмм "вне категории" относятся телеграммы с отметками "границу", "туман", "каштан", "сигнал" и т.д. Право представления этих телеграмм определяется специальными инструкциями.

"авария" - с уведомлением о чрезвычайные ситуации (катастрофы, аварии на воздушном, морском, речном, автомобильном и железнодорожном транспорте, на промышленных предприятиях и т.д.), а также оперативные служебные телеграммы оператора о состоянии средств связи;

"шторм", "авиа" - с уведомлением о опасные гидрометеорологические и другие природные явления.

o те, что обрабатываются в сжатые сроки и оплачиваются по более высокому тарифу;

o с пометкой "метео" (право представления, адресования, порядок обработки и оплата стоимости таких телеграмм определяются специальной инструкцией, утвержденной центральным органом исполнительной власти в отрасли транспорта и связи);

o междугородных телефонных станций, имеющих отметку "срочная разговор".

обычных относятся телеграммы без отметки о категории. По видам телеграммы подразделяются таким образом:

o с уведомлением о вручении;

o с оплаченным ответом;

o с заказанным отправителем сроком доставки;

o с доставкой на художественном бланке;

o с пометкой "заверенная";

o схемная телеграмма;

o криптограммы, в т. ч. на перфострічці, которые прорабатываются в соответствии со специальными инструкциями, утвержденными центральным органом исполнительной власти в области транспорта и связи;

o служебные (от оператора, центрального органа исполнительной власти в отрасли транспорта и связи).

Право подачи телеграмм "вне категории" и категорий "внеочередная", "Президент Украины", "высшая правительственная", "правительственная", а также телеграмм видов "криптограмма", "метео", "схемная" имеют ограниченные группы пользователей, которые определяются законодательством.

Подготовлена к отправке телеграмма должна содержать адрес и наименование адресата (если адресатом является гражданин - фамилия) и, по желанию отправителя, имя и отчество или Инициалы. Если адресатом является должностное лицо, то указывают название учреждения, должность, фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы должностного лица. В случае адресования телеграммы учреждении должно быть указано название учреждения.

Телеграмму может быть отправлено с указанием: полного адреса; условного или сокращенного адреса; "до востребования"; номера абонентского ящика; адреса воинской части; адреса полевой почты; адреса морского или речного судна; номер полученной телеграммы; номера абонентской установки сети АТ/Телекс.

Учреждения могут иметь условную или сокращенное телеграфную (помощью телетайпной) адрес, зарегистрированный у оператора, который предоставляет услуги телеграфной связи на территории отправителя.

Пользователи, что имеют условную или сокращенную адрес для телеграмм, обязаны ежегодно перерегистрировать ее у оператора связи.

Условная адрес содержит название места назначения, условное название учреждения и фамилия должностного лица. Например:

ПОЛТАВА С ОРИОН ГАЛЮ НУ

ОДЕССА В АВТОТЕХСЕРВ1С ПЕТРЕНКО

Условная адрес должен состоять из одного легкого для прочтения слова не более чем из 6-ти букв, сокращенная адрес - с одного слова не более чем из 15-ти букв с обязательным указанием номера отделения почтовой связи, с которым заключен договор о доставке телеграмм.

Телеграмма может быть отправлена в один или несколько адресов. При подаче многоадресной телеграммы с одинаковым текстом отправитель подает на телеграф такое количество экземпляров, которое соответствует количеству адресов (получателей телеграммы).

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, то есть сжатой форме. Как правило, из текста телеграммы изымают союзы, предлоги, знаки препинания. Они употребляются лишь тогда, когда их отсутствие меняет смысл. Отрицательную частицу "не" из текста телеграмм не изымают. Знаки, в том числе знаки, в телеграммах можно подавать как соответствующими отметками, так и словами, полностью или сокращенно (по желанию отправителя). Точки, запятые, двоеточия, скобки могут быть переданы в телеграмме как соответствующими символьными знаками, так и словами, полностью или сокращенно (в соответствии "крп", "км", "двкрп" "джк"). То же касается знаков "тире" ("минус"), "плюс", "дроби", "знак вопроса". Знаки №,!, % в телеграммах пишутся словами ("номер" или "НР", "восклицательный знак", "процент").

Цифры в телеграмме могут быть переданы в цифровой способ или словами.

Телеграмма не может содержать более трехсот слов. При превышении допустимого количества слов текст разделяют на части. В этом случае в каждой телеграмме перед адресом указывают номер соответствующей части текста.

Телеграммы могут быть написаны общепринятой или условным языком (кодом).

Написанными общепринятым языком считаются телеграммы, поданные на украинском или другом языке, а также телеграммы, имеющие изображены буквами и цифрами заводские или торговые знаки и марки, а также телеграммы со статистическими и иными сведениями, которые состоят только из групп цифр.

Написанными условным языком считаются телеграммы, поданные отметками или условным значением, понятным только сторонам, между которыми существует соответствующая договоренность.

Телеграмма должна иметь определенные реквизиты, указанные в такой последовательности:

o название вида документа (ТЕЛЕГРАММА);

o отметка о виде телеграммы;

o название пункта назначения (с указанием номера отделения связи - если телеграмма адресована в город; с указанием района и области - если телеграмма адресована в сельской местности);

o адрес получателя (полная или условная);

o фамилия адресата (в телеграммах, адресованных в сельской местности, кроме фамилии, необходимо указывать также имя и отчество);

o номер документа, на который дают ответ (для телеграмм-ответов);

o текст телеграммы;

o исходящий номер телеграммы;

o должность лица, подписавшего телеграмму (в случае необходимости);

o фамилия лица, подписавшего телеграмму;

o полный адрес, номер отделения связи и название организации-отправителя телеграммы (отмечают в нижней части телеграфного бланка);

o дата подписания телеграммы (отмечают в нижней части телеграфного бланка);

o печать учреждения-отправителя (проставляют в нижней части телеграфного бланка).

Телеграммы от учреждений, подписанные должностными лицами, должны быть заверены печатью соответствующего учреждения или печатью "Для телеграмм". В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующего учреждения. Представление телеграмм должностными лицами осуществляется при предъявлении служебного удостоверения.

Телеграммы (телетайпограммы) пишут или печатают в двух экземплярах только с лицевой стороны телеграфного бланка или чистого листа бумаги. Ту часть, которую передают телеграфом, пишут или печатают прописными буквами через два интервала. Текст телеграммы подают без абзацев. Перенос слов не допускается. Все сведения, указанные в нижней части телеграфного бланка, пишут или печатают строчными буквами, только первое слово начинается с большой буквы. Эти сведения каналам связи не передаются и не оплачиваются отправителем. В случае оформления телеграммы на чистом листе бумаги нижнюю часть отделяют сплошной линией.

Например:

Первый экземпляр телеграммы передается на телеграф, второй подшивается к делу.

ТЕЛЕФОНОГРАММА - это обобщенное название различных по содержанию документов, которые составляют отдельную категорию через особый способ устной передачи текста по каналам телефонной связи. Обычно телефонограммы применяют для оперативной передачи срочных сообщений служебного характера, в частности: проведения совещаний, собраний, заседаний, в случае внезапно возникших событий, отмене ранее запланированных мероприятий, когда сообщение необходимо оформить документально.

Телефонограмма составляется отправителем как документ с бумажным носителем, передается по телефону и записывается получателем.

Объем текста телефонограммы не может превышать 50-ти слов. Он должен быть кратким, четким, лаконичным. Кроме того, следует избегать слов, которые редко употребляются или являются сложными для произношения. Буквы в фамилиях, которые плохо воспринимаются на слух, следует передавать словами.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней добавляют список учреждений, которым она адресована, с указанием номеров телефонов, по которым она будет передаваться.

обычно Телефонограммы оформляются на чистых листах бумаги или специальных трафаретных бланках, например:

Реквизитами телефонограммы являются:

o должность, фамилия лица, передала телефонограмму, номер его телефона;

o название организации-адресанта;

o должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона;

o название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);

o дата и регистрационный номер телефонограммы;

o время передачи (приема) телефонограммы;

o название должности лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

Тексты полученных телефонограмм записывают в журнал (см. приложение 44).

Телефонограмму можно сначала записать от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографувати, а потом расшифровать и напечатать. Следует проверять правильность записи путем повторного прочтения телефонограммы в конце ее получения.

Сотрудник, который принял телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым назначено полученную информацию.

ФАКСОГРАММА (факс) - это полученная на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ с бумажным носителем - приказ, распоряжение, договор, протокол и т.д. Чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Документы, передаваемые по факсу, оформляют в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, печатают четким, контрастным шрифтом.

Входной факс содержит дополнительные отметки, которые печатает аппарат факсимильной связи, - указание (код) отправителя, дату и время передачи, номер факса, количество страниц.

Поскольку вопрос о юридической силе факсограмм действующими нормативно-правовыми актами не решено, то факсограмма рассматривается как средство оперативной передачи информации, и вслед за факсограмою адресатам должно быть направлено оригинал документа.

СООБЩЕНИЕ - это документ, переданный "электронной почтой" по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений в пределах одного учреждения, так и между различными учреждениями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Согласно законодательству юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок применения которого определен Законом Украины "Об электронной цифровой подписи" . Без основного реквизита - электронной цифровой подписи - электронные документы не имеют юридической силы и используются как оперативное средство передачи информации.

Деловая переписка – неотъемлемая часть жизни практически каждого человека. Именно в такой форме удобнее всего обратиться к начальству, коллегам, различным организациям. Письмо-просьба – один из самых распространенных видов такого рода коммуникации, ведь каждой компании может потребоваться мнение эксперта в какой-либо области, помощь от различных финансовых или административных структур. В данной статье будет рассмотрено, как же именно нужно писать письмо-просьбу, а также пример такого вида обращения.

Структура письма

Конечно же, содержание и структура делового письма зависит от того, кто его пишет и кому оно адресовано. Так, например, начальник организации, обращаясь к своим подчиненным или давним партнерам, может написать более короткое письмо, а вот для того, чтобы заручиться поддержкой вышестоящих организаций или попросить помощи у различных специалистов, чаще требуется написать более пространную просьбу. Необходимо заинтересовать адресата и убедить его оказать вам поддержку. Рассмотрим для начала более длинный вариант.

Вводная часть

В первую очередь необходимо составить «шапку» письма, в которой указать наименование вашей организации и ее реквизиты, а также информацию о том, кому вы направляете письмо. Это может быть как определенный человек (например, глава какой-то компании) или группа (сотрудники отдела вашей фирмы или ваши партнеры). Далее следует приветствие: если вы обращаетесь к конкретному человеку, необходимо обратиться по имени: «Уважаемый Иван Петрович!». Если же вы пишете коллективу, то возможно обращение «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые сотрудники отдела!».

Причина и цель обращения

Для начала необходимо обосновать, почему вы обращаетесь именно к этому человеку. Соответственно, можно начать письмо с таких фраз:

• Вы являетесь выдающимся экспертом в области…
• Вы всегда принимали участие в делах нашей организации…
• Ваш отдел является ведущим…
• Вы можете решить сложнейшие вопросы в сфере…
• На протяжении многих лет накоплен положительный опыт взаимодействия между…

• в связи с тем, что…
• в целях разрешения ситуации…
• для развития бизнеса…
• для достижения лучших результатов в…
• для разрешения конфликтных ситуаций…

Изложение просьбы

Наконец, необходимо собственно изложить вашу просьбу. Сам текст должен быть лаконичным, но содержать полное описание того, что же именно вам необходимо, чтобы у адресата не возникло вопросов. Также просьба должна быть конкретизированной, то есть если вы просите о предоставлении услуги, нужно указать точную стоимость или количество, желаемые даты и т. д.

Просьбу желательно начинать со следующих слов:

• Просим Вас оказать поддержку в решении вопроса…
• Обращаюсь к Вам с просьбой…
• Прошу сообщить/прислать/доложить мне…
• Прошу Вашего согласия на…

Затем можно написать, какую выгоду получит адресат при положительном ответе на вашу просьбу или объяснить всю важность и необходимость решения вашего вопроса.

Пример письма:

ООО «Дари добро» Центр помощи многодетным и малоимущим семьям

Генеральному директору

ОАО «Читайна» Иванову А. Г.

Уважаемый Александр Геннадьевич,

Ваша компания всегда принимает участие в делах нашей организации, и уже не первый год оказывает помощь в проведении различных акций. В связи с тем, что 20 августа 2016 г. мы проводим мероприятие, направленное на помощь семьям в подготовке детей к школе, мы надеемся на Вашу помощь. Все дети имеют право на счастливое детство, а малоимущим семьям, как никому, необходимо участие и поддержка.

Просим Вас принять участие в нашей акции «Собери ребенка в школу» и рассмотреть вопрос о выделении школьных принадлежностей для ее проведения. Нам необходимы канцелярские принадлежности для 50 детей из малоимущих семей.

Конечно же, если вы согласитесь оказать нам помощь, мы, в свою очередь, обещаем Вам рекламу продукции Вашей фирмы на нашей акции. Давайте дарить детям радость вместе!

С уважением,

Директор организации Васильева Н. И.

Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.

Правила составления письма-просьбы

Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть , а именно:

• сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
• причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
• ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
• цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).

Далее следует основная часть , касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).

Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.

Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.

Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.

Инструкция по составлению письма-просьбы

Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

Как отправить письмо

Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.

Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.

После отправления письма

Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.

Примеры составления писем-просьб с пояснениями

Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.

Письмо-просьба о выделении денежных средств

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.

Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.

Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.

На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».

С уважением, Петрова А. А.

Пояснение:

Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:

• Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
• Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
• Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.

Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

Письмо-просьба о поставке товара

Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.

Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.

Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.

Наши контакты: (уточнить).

С уважением, Борис Борисович.

Письмо-просьба о предоставлении скидки

Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик - типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.

Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.

В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.

Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.

С уважением, Борис Петров.

Пояснение:

В письме есть следующие важные пункты:

• Объяснение необходимости скидки.
• Указание точного размера скидки, сроков.
• Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.

Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.

Письмо-просьба о снижении арендной платы

Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.

Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.

Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.

За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.

С уважением, Иван Иванович.

Пояснение:

В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.

Письмо-просьба об оплате задолженности

Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

Иванову И. И.

Сидорова П. П.

Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.

Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.

С уважением, Петр Петрович.

Пояснение:

В письме обязательно нужно указать следующие пункты:

• Точная сумма долга.
• Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
• Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.

В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.

Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику

Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.

Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.

Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.

На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:

• 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
• 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.

Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.

С уважением, Иван Иванович.

Письмо-просьба оплатить за другую организацию

Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.

Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.

С уважением, Петр Петрович.

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»

Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.

Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.

Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ

С уважением, Иван Иванович.

Подводя итог

Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.

С опроводительное письмо - это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

• подтверждает факт отправки;
• предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
• благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо »

Речевые шаблоны

Основа сопроводительного письма - перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

• сообщение о направлении документов,
• просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

• «Во исполнение… направляем вам…»,
• «Высылаем вам…»,
• «Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования» , «для ознакомления» , «для подписания» , «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

• «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр...»,
• «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
• «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам - приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма , вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Пример 1

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

Свернуть Показать

Пример 2

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

Свернуть Показать

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей - меньше.

Пример 3

Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

Свернуть Показать

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

Пример 4

Описание сброшюрованного приложения

Свернуть Показать

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от... №...»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

Пример 5

Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

Свернуть Показать

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Пример 6

Приложение к письму имеет собственное приложение

Свернуть Показать

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение - только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Пример 7

Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

Свернуть Показать

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Пример 8

Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

Свернуть Показать

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» - т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

Подписание и регистрация у отправителя

Подписант делового письма - то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).

Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).

А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 - см. цифру 4).

Пример 9

Сопроводительное письмо

Свернуть Показать

Пример 11

Форма сопроводительного письма для заявителей - физических лиц

Свернуть Показать

Сюрприз для заявителей - физических лиц

Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.

Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.

Просьба ответить в определенный срок

Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо - 5 рабочих дней» . Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?

Вспомним о том, что по правилам делового обращения . Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.

Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:

Пример 10

Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре

Свернуть Показать

Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения...

Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ» . Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.

Хранение сопроводительных писем

Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.

Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.

Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему - в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение - нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.

Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.

Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.

Сноски

Свернуть Показать

Неотъемлемой и важной частью современной деловой переписки является письмо-просьба. Образцы и примеры формулировок, представленные в статье, а также обозначенные правила его написания помогут вам грамотно составить нужную текстовку и оформить ее в соответствии с обычаями делопроизводства. Предлагаем вам поэтапное руководство по написанию данного вида обращений.

Общие сведения

Письмо-просьба актуально в тех случаях, когда его автору необходимо получить от других лиц какую-либо информацию, документы, совершить сделку или иные действия делового характера. Оно может быть направлено как на имя конкретного лица (руководитель, директор, начальник отдела и пр.), так и в адрес всей организации в целом. Ваша просьба о помощи должна соответствовать общепринятым в деловой переписке правилам.

Письмо - это лицо компании, значение имеют даже мелочи. Печатайте его на фирменном бланке за подписью уполномоченного лица и с печатью (при наличии). Отнеситесь ответственно к выбору шрифта, его размеру и расположению текста на странице. Не пренебрегайте полями, красной строкой и абзацами. Зачастую первое впечатление складывается именно при одном только взгляде на документ.

Этап 1: Указание адресата

Если вы пишете обезличенное письмо в адрес конкретной компании, то, скорее всего, оно попадет в приемную или канцелярию, затем к руководителю и в итоге к непосредственному исполнителю. Указывайте в «шапочке» текста правильное полное наименование организации, лучше всего добавить еще и юридический адрес.

Как уже было сказано выше, оптимальным считается вариант с указанием конкретного адресата, то есть персонально адресованная просьба о помощи. Всегда старайтесь обращаться по имени и отчеству. Например, «Уважаемый Александр Викторович!» или «Уважаемый господин Шварц!». Таким образом вы, во-первых, выразите лицу свое уважение, а во-вторых, просьба, адресованная конкретному человеку, накладывает на него определенные обязательства, ответственность за ее рассмотрение и выполнение.

В некоторых ситуациях логично будет использовать в качестве адресата группу лиц, определенный коллектив или его часть. Актуально это и в тех случаях, когда письмо-просьба отправляется по нескольким адресам. Используйте такие формулировки, как: «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые бухгалтера!» и пр.

Этап 2: Комплимент

Хорошо, если служебное письмо-просьба будет содержать комплимент по отношению к его адресату. Делая его, вы как бы отвечаете на его закономерный вопрос: «Почему с этим вопросом вы именно ко мне обращаетесь?». Можно отметить былые заслуги и личные качества человека, статус компании и т.д. Используйте в частности следующие формулировки: «Ваша фирма является ведущим поставщиком…», «Вы помогли многим в решении сложных вопрос данной области…», «Ваша организация - ведущий эксперт на рынке в области…» и пр. Не забывайте о том, что уместным комплимент будет тогда, когда письмо-просьба (образцы и примеры по тексту) имеет нестандартный характер и адресата нужно к себе расположить. Обратите его внимание на качества и заслуги, которые актуальны для выполнения вашей просьбы. Однако не рекомендуем переступать очень тонкую грань между хорошим и правильным комплиментом и грубой лестью.

Этап 3: Обосновываем просьбу

Любая просьба должна быть аргументирована, ведь адресат должен знать, почему вы обращаетесь именно к нему. Поэтому имеет смысл ввести его в суть дела. На данном этапе рекомендуем вам подобрать три наиболее убедительных аргумента, которые следует выстроить в тексте письма по схеме: средней силы, слабый, наиболее сильный.

Просьба может иметь различный уровень сложности, и нужно быть готовым к тому, что адресат не всегда будет заинтересован в ее выполнении. В связи с этим его необходимо убедить в том, что ее реализация несет в себе для него потенциальную выгоду. Заинтересуйте адресата, чтобы он принял с полной серьезностью ваш документ.

Письмо-просьба может содержать в себе предложение о реализации определенной привлекательной для него возможности.

Примеры формулировок

• «Во все времена предприимчивые и деловые люди стремились не только к материальному успеху, но и к личностному росту, чтобы навсегда запомниться людям своими добрыми делами, завоевать их уважение».
• «Безусловно, ваша основная цель - это повышение уровня жизни граждан города». Можно использовать в частности данную формулировку, когда составляется письмо-просьба депутату, к примеру, о предоставлении помещения для детского сада, обустройстве детской площадки и пр.

Также вы можете озвучить актуальную для адресата проблему, покажете ему, каким образом ваша просьба может ему помочь в ее решении или в реализации определенных возможностей.

Бывает так, что предложить другой стороне вам нечего, либо это неуместно в данном контексте. В этом случае самый оптимальный выход - рассказ о значимости вашей просьбы. Описывайте ситуацию максимально достоверно и полно, так, чтобы брало, что называется, за душу. Если же душещипательный момент в вашей истории отсутствует априори, приводите факты и делайте акцент на причинно-следственные связи. Расскажите, о том, что будет, если вам откажут или, напротив, согласятся помочь.

Этап 4: Излагаем просьбу

Когда адресат морально подготовлен к восприятию вашей просьбы, ее можно излагать. Составляйте краткий текст, избегая длинных и замысловатых предложений, а также двусмысленности или недосказанности. Письмо-просьба (образцы и примеры формулировок по тексту) должно быть лаконичным и четким по смыслу. Так, если вы просите приобрести какое-либо оборудование для компании, то укажите комплектность, цену и количество:

«Для оснащения отделения скорой помощи больнице требуется новый автомобиль, стоимость которого равна 3.5 млн рублей. Просим Вас помочь нам в его приобретении».

Или, к примеру, просьба о снижении арендной платы должна быть конкретизирована: «Просим Вас снизить плату за аренду помещения до уровня 500 руб. за кв.м до стабилизации экономического положения».

Этап 5: Резюмируем

В завершении письма свою просьбу нужно резюмировать. Повторите ее еще раз и сделайте акцент на том факте, какую выгоду получает адресат в случае, если окажет вам запрашиваемую помощь. Однако при этом следует немного видоизменить текст просьбы. Возвращаясь все к тому же примеру о снижении арендной платы, предлагаем следующую формулировку:

«В случае вашего согласия снизить арендную плату до уровня 500 руб. за кв.м на время стабилизации сложившегося экономического положения вы сможете поспособствовать сохранению более 20 рабочих мест, а также не понесете убытков из-за полного отсутствия оплаты».

Помните, важно повторить не только просьбу, но и выгоду, которая может быть получена от ее выполнения, причем она не обязательно должна быть материальной. Многие крупные компании охотно выступают в качестве спонсоров, инвесторов и занимаются благотворительностью.

Думаем, что теперь, после изучения процесса поэтапно, перед вами не возникнет вопроса о том, как составить-письмо просьбу. Достаточно лишь учесть все правила деловой переписки и некоторые нюансы. Предлагаем вам также изучить еще один пример.

Пример

Уважаемый Феликс Петрович!

Ваше предприятие уже не первый год организует производственную практику студентов на предприятии, помогая им реализовать полученные в университете знания на практике.

Вы как начальник отдела кадров являетесь лицом, заинтересованным в привлечении новых сотрудников, молодых и перспективных инженеров, высококвалифицированных специалистов. На сегодняшний день данная профессия является одной из наиболее востребованных. Многие студенты хотели ли бы узнать о ее возможностях, тонкостях и значимости.

В связи с этим просим вас организовать встречу главного инженера с абитуриентами и студентами 1-2 курсов 25 апреля в 17:00 на базе вашего предприятия.

Рассказав о преимуществах и секретах профессии сегодня, Вы закладываете надежный фундамент для подготовки специалистов и профессионалов завтра. Возможно, спустя несколько лет именно один из них выведет ваше предприятие на новый уровень развития.

С уважением и благодарностью,

Ректор Университета И.Ж.Бычков

Изучив информацию о том, каким требованиям должно соответствовать письмо-просьба, образцы и примеры формулировок, вы легко сможете справиться с его написанием на практике.