Всё больше предприятий различных масштабов по всему миру стремятся внедрить в свою работу мощнейшее средство управления, известное как ERP-система. Её использование призвано наладить эффективный контроль и планирование всех стратегически важных для организации бизнес-процессов, оптимизировать функционирование основных производственных и вспомогательных объектов.

Понятие ERP и ERP-системы

Бизнес-стратегия ERP (EntERPrise Resource Planning) представляет собой интеграцию всех подразделений и процессов организации: производственных мощностей, управлений финансового, кадрового и клиентского профиля и многих других. Такое объединение в первую очередь направлено на оптимизацию распределения различных ресурсов внутри предприятия.

Если ранее это было чисто маркетинговое понятие, то сегодня под ERP-системой чаще всего понимают класс специализированных программных средств. В широком же смысле она представляет собой методологию планирования и управления всеми ресурсами предприятия. Исторически стратегия ERP была сформирована на основании своих предшественниц:

• MRP — планирование материальных потребностей.
• MRP II — планирование производственных ресурсов.

В отличие от них, ERP-система может быть использована для очень больших предприятий, часто территориально распределённых. В данном случае речь идёт о планировании корпоративных ресурсов, поскольку она уделяет внимание не только производственному, но и всестороннему финансовому планированию. Существенной особенностью ERP-системы является также возможность её применения на абсолютно любых предприятиях вне зависимости от специфики работы, в том числе и на не занимающихся производственной деятельностью. Рассматривая её в качестве следует отметить оснащённость более мощным комплексом технических средств, облегчающих или замещающих процесс принятия решений.

Назначение ERP-системы на предприятии

Чтобы решиться на коренные преобразования в деятельности своей компании, связанные с внедрением информационной системы управления и реализацией новой бизнес-стратегии, руководство должно чётко осознавать всю необходимость этого шага, которая должна выражаться в следующих ключевых моментах:

• нежелании принимать текущее положение дел;
• существовании необходимости использования современных технологий для усиления позиций бизнес-субъекта на рынке в условиях конкурентной борьбы;
• ожидании получить значительные преимущества от внедрения.

В первую очередь применение ERP-системы призвано способствовать успешной реализации аналогичной бизнес-стратегии, исполнение которой должно обеспечить эффективное планирование ресурсов предприятия и управление ими. Для этого необходимо оптимизировать работу его подразделений, а именно добиться максимальной согласованности между ними и сократить административные затраты. Этого можно достичь за счёт преимуществ, предоставляемых информационной системой. Это:

• Повышение прозрачности бизнес-процессов.
• Решение проблем с упорядочиванием и поиском нужной информации.
• Повышение достоверности и актуальности данных.
• Увеличение скорости документооборота между подразделениями.
• Организация единого информационного пространства между головным офисом и удалёнными филиалами.
• Сокращение времени заполнения документации и избавление от возможных ошибок.
• Увеличение скорости принятия решений на всех уровнях.

ERP-система обеспечивает повышение конкурентоспособности объекта не только за счёт внедрения в его работу более эффективных бизнес-процессов. Её использование должно также привести к сокращению общих расходов предприятия. Передовые инструменты планирования, моделирования и анализа помогают осуществить оптимизацию ресурсов производственной деятельности, финансовой сферы, а также работы складских, транспортных и прочих подразделений.

Основные особенности работы

В различных компаниях, даже занимающихся одним и тем же делом, все бизнес-процессы могут протекать абсолютно по-разному. Стандартизированная схема работы, которую предлагает информационная система управления предприятием, может значительно отличаться от применяемой здесь прежде. По этой причине рассматривать её лишь в качестве программного продукта в корне неверно, поскольку внедрение его требует от компании масштабных внутренних изменений в виде реорганизации существующих бизнес-процессов.

Концептуальные особенности этих систем напрямую связаны с их сущностью. Вспомним, что ERP-методология предполагает консолидацию всех жизненно важных подразделений предприятия для организации эффективного управления его ресурсами. Такое объединение реализуется внутри информационной системы посредством наличия единой общедоступной базы данных. Сведения поступают в хранилище лишь однажды, а впоследствии могут быть многократно переработаны и использованы различными внутренними и внешними потребителями. По сравнению с реальной жизнью, в этом случае происходит уменьшение затрат времени и сил сотрудников предприятия на принятие решений. Нужно также отметить, что ERP-система является не автоматизированной системой управления технологических процессов, а интегрированной информационной, основанной на их абстрактной модели, информация в которую вводится живыми людьми.

Структура базы данных, как и работа программного комплекса в целом, должна быть устроена таким образом, чтобы отражать деятельность всех подразделений без исключения. Такой подход даёт возможность проводить мониторинг общей совокупности ресурсов и деловых процессов предприятия практически в режиме реального времени, а значит, и осуществлять оперативное и стратегическое управление ими.

Одна из основных задач ERP-систем состоит в оптимизации процесса планирования и контроля над выполнением плана. Встроенные интеллектуальные алгоритмы значительно упрощают для своих пользователей её решение. К примеру, планирование и управление производственным предприятием имеет множество специфических особенностей, связанных с неоднородностью его составных частей. Так, на одном заводе могут существовать цеха, работающие как непрерывно, так и дискретно. С этой точки зрения внедряемая система ERP-класса должна быть универсальной и содержать в себе широчайший набор специализированных модулей.

Поскольку современные предприятия сегодня часто территориально распределены, очень важно, чтобы и отдалённые от главного офиса филиалы были обеспечены полноценным доступом к общему информационному Это реализуется самыми передовыми сетевыми технологиями, задействованными при разработке ERP-систем, которые также предусматривают и разграничение прав доступа пользователей к хранящимся в них сведениям.

Функциональность систем ERP-класса

Говоря о функциях, нельзя забывать о том, что любой продукт ERP-класса — это система управления предприятием в целом. Диапазон его возможностей в первую очередь будет зависеть от масштаба и особенностей работы объекта, для нужд которого он используется. Рассмотрим классический набор функций:

Производство

• Ведение конструкторских и технологических спецификаций выпускаемых товаров или выполняемых услуг с целью определения количества требуемых материалов и норм трудовых затрат.
• Составление производственных планов.
• Планирование и управление техническими мощностями предприятия в различном приближении: от отдельных единиц до цеховых и производственных объединений.

Финансы

• Оперативный бухгалтерский, финансовый, управленческий, налоговый учёт и контроллинг.
• Управление активами предприятия, в том числе основными фондами, ценными бумагами, банковскими счетами и проч.
• Всестороннее планирование предприятия и контроль его результатов.

Логистика

• Формирование плановых показателей требуемых объёмов материалов, сырья, деталей, комплектующих в соответствии с планами производства.
• Управление снабжением и сбытом: учёт контрагентов, ведение реестра договоров, управление цепями поставок, реализация складского планирования и учёта.

Кадры

• Управление процессом подбора персонала.
• Оперативный кадровый и табельный учёт, ведение штатного расписания, расчёт зарплат.
• Планирование трудовых ресурсов.

• Ведение планов продаж.
• Управление ценообразованием на различных видах рынка с целью формирования адекватной общей стратегии предприятия, прозрачной политики расчёта стоимости товаров: учёт скидок и особых условий продаж.
• Планирование и контроль проводимых рекламных и маркетинговых мероприятий.

Проекты. Отчётность

• Предоставление широкого выбора стандартизированных бухгалтерских, финансовых и управленческих отчётных форм, а также гибкий механизм создания пользовательских.
• Составление общей стратегии: поэтапное планирование необходимых для успешного осуществления сроков, материальных, финансовых и кадровых ресурсов.
• Мониторинг основных показателей выполнения проекта.

Какие предприятия могут использовать у себя ERP- системы

На первый взгляд может показаться, что системы этого класса предназначены исключительно для крупных производств, поскольку именно для них в большей степени характерна высокая сложность структуры потоков ресурсов и процессов различных видов. Однако существуют ситуации, когда предприятию небольшого размера может быть недостаточно использования классов MRP или MRP II. Сегодня на рынке можно приобрести программные продукты, обладающие различными возможностями. В зависимости от масштаба предприятия, на котором они могут быть эффективно использованы, выделяют тяжёлые, средние и лёгкие решения.

Что касается непроизводственных организаций, то системы класса ERP применимы в том числе и для них. Для таких предприятий будет достаточно и не слишком широкого функционала. На данный момент существуют малые интегрированные или локальные разновидности систем, которые смогут удовлетворить потребности торговых компаний или организаций, работающих в сфере услуг. Также необходимо отметить, что многие разработчики предлагают своим клиентам и отраслевые продукты.

О способах классификации

Самый очевидный признак, по которому могут быть классифицированы все системы управления предприятием ERP, — это масштаб организации, где они могут быть применимы. С этой точки зрения в зависимости от числа рабочих мест принято выделять решения для:

• Крупных корпораций (свыше 10 тыс. чел.).
• Средних корпораций (от 1 тыс. до 10 тыс. чел.).
• Средних предприятий (от 100 до 1 тыс. чел).
• Малых предприятий (менее 100 чел.).

Немаловажным признаком систематизации таких информационных продуктов является функциональность. В зависимости от реализуемого объёма выполняемых задач существует следующее общепринятое деление на:

• Крупные интегрированные.
• Средние интегрированные.
• Финансово-управленческие.
• Локальные.

Локальный вариант обычно представляет собой унифицированный коробочный информационный продукт узкой направленности, обладающий сравнительно небольшой общей стоимостью. Чаще всего он охватывает один или несколько блоков в области финансов организации или её учётной деятельности. Такие системы подходят для небольших производственных или торговых фирм.

Интегрированные информационные системы в зависимости от масштаба целевого объекта могут быть средними или крупными. Они охватывают все бизнес-процессы корпоративных структур, а именно взаимодействие с поставщиками и потребителями, производство конечного продукта, потоки материалов и финансов, отношения с персоналом, снабжение, хранение и сбыт, реализация проектов и многие другие.

Современный рынок ERP-систем

Все представленные сегодня на отечественном рынке программные продукты можно разделить на две основные категории: российского и импортного производства. Отличия между ними заключаются не только в месте создания, но и в функциональных возможностях.

Мощные западные разработки служат эталонами того, что принято называть системами класса ERP. Ярчайшими примерами таковых являются продукты фирм SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Все они могут применяться на целевых объектах любого уровня, в том числе и очень крупных. Однако их использование российскими компаниями может быть часто затруднено из-за возможного возникновения следующих проблем:

• Неготовность предприятий к серьёзной реорганизации существующих бизнес-процессов. Масштаб таких изменений преувеличить сложно. Бизнес-процессы иностранных систем управления предприятием кардинально отличаются от тех, которые принято использовать в нашей стране.
• Недостаточное количество специалистов, способных с должным уровнем качества реализовать проект внедрения импортной ERP-системы в России.
• Высокая стоимость использования таких решений.

Несмотря на общее отставание от западных аналогов, современные российские разработки постепенно наращивают свой функционал. Они полностью адаптированы к работе отечественных предприятий. И могут быть успешно внедрены, если в конкретном случае не требуется широкого охвата бизнес-процессов, а достаточно лишь наладить учёт по некоторым направлениям деятельности при помощи ERP-системы. Примеры передовых отечественных разработок — это продукты компаний 1C и «Галактика».

Взгляд в будущее — ERP II

Появившаяся некоторое время назад концепция ERP II стала результатом совершенствования методологии ERP. Планирование ресурсов предприятия и управление ими остаются здесь в числе основных задач. Однако бурное развитие Интернета, инициировавшее зарождение новой методологии, наложило свой отпечаток, сделав и традиционный бизнес отчасти электронным. ERP II представляет собой сочетание классической системы управления предприятием со специфическими решениями сетевой коммерции.

Теперь стало чрезвычайно важно взаимодействовать со своими контрагентами по сети. Для этого существует два важных направления: и отношениями с клиентами. Внутрифирменная информация перестаёт быть лишь таковой, выходит во внешнюю среду и становится основой сотрудничества с другими субъектами бизнеса. Новая концепция в таком случае формулируется как управление ресурсами и внешними отношениями предприятия. Помимо идейной переориентации, системы ERP II получили собственные технологические особенности.

Решение вопроса выбора системы

Выбор программного обеспечения такого уровня — процесс чрезвычайно ответственный. Неверно принятое решение по этому вопросу, в особенности для масштабных проектов, может повлечь за собой внушительные временные и денежные затраты при отсутствии ожидаемого результата.

Эффективное внедрение масштабной системы, которая, к примеру, должна обеспечивать результативное управление производственным предприятием, в обязательном порядке потребует от него реинжиниринга бизнес-процессов. Важно не допустить ситуации, при которой по завершении процедуры внедрения программы она бы осуществляла сбор неиспользуемых данных или не решала бы нужных задач. По этой причине лучше для пригласить к сотрудничеству зарекомендовавшую себя в этом деле команду экспертов.

Существует некоторый перечень критериев, на основании которых проектной командой по согласованию с администрацией целевой компании может быть принято оптимальное, экономически выгодное решение по вопросу выбора программного продукта:

• Соответствие технических и функциональных возможностей системы основным целям работы предприятия.
• Совокупная стоимость владения должна умещаться в выделенный для этих целей бюджет. Кроме затрат на покупку системы, сюда входят эксплуатационные и прочие виды косвенных затрат.
• Внедряемая информационная система ERP-класса должна соответствовать всем общепринятым техническим требованиям, а значит, быть масштабируемой, надёжной, устойчивой к возможным сбоям, иметь средства антивирусной и антихакерской защиты.
• Поставщиком должны гарантироваться последующее сопровождение и поддержка установленного программного обеспечения.

Процесс внедрения систем класса ERP

Внедрение ERP-систем на предприятиях сопровождает реализацию на них одноимённых стратегий. Эта процедура в зависимости от масштабов целевого объекта обычно продолжается от нескольких недель до нескольких лет. Заниматься внедрением организация может своими силами или воспользоваться помощью специализирующихся на этом компаний. Можно выделить основные этапы этого процесса:

1. Первичная организация. Здесь необходимо определить стратегические цели, задачи и обозначить ожидаемый эффект от внедрения для конкретной организации. На основании этих данных можно будет составить технический план проекта.
2. Разработка проекта. На этом этапе происходит анализ текущей деятельности организации: стратегии её продвижения, бизнес-процессов. На основании его результатов строится модель системы, а в рабочий план вносятся соответствующие уточнения.
3. Исполнение проекта. Поскольку правила ведения бизнес-процессов диктует внедряемая ERP-система, здесь происходит их преобразование согласно унифицированным требованиям. В случае необходимости осуществляется разработка отчётных форм и алгоритмов переноса данных из используемых прежде учётных программ. Если на предыдущих этапах выявлена недостаточность функций системы для объекта, осуществляется её доработка. В заключение проводится обучение пользователей и предварительное тестирование.
4. Пуск в эксплуатацию. В процессе использования происходит выявление и устранение возможных ошибок и неполадок.

Система управления ERP-класса сегодня — не просто устанавливаемая на все компьютеры в организации копия дорогостоящего программного обеспечения, но и основная движущая сила перспективной бизнес-стратегии. Выбор её должен осуществляться на основании существующих потребностей и возможностей целевого объекта. От правильности принятого решения и выполнения шагов последующего внедрения зависит дальнейший успех всего бизнеса в целом.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Управление ресурсами

управление персонал кадровый политика

Организационная единица, отвечающая за финансы не должна отвечать также и за бухгалтерию. Ее функции заключаются в разработке предложений по управлению финансовыми активами, включая обоснованные предупреждения о возможности образования разрыва между расходами и ресурсами. Финансовое подразделение должно обладать всей информацией и необходимыми аналитическими возможностями, необходимыми для подготовки таких предупреждений. Бюджетирование является важным инструментом для этой работы. Путем бюджетирования статистические процессы оцениваются в денежном измерении. Целью бюджетирования является прогноз доходов и расходов и сопоставление текущих финансовых операций с прогнозными.

Для измерения финансовых операций необходима хорошая система оценки затрат. Бюджет не может быть приготовлен без операционного плана. Адекватное финансирование является ключевым элементом эффективности официальной статистики. Национальные статистические службы имеют три источника финансирования: поступления из государственного бюджета, доходы от продажи услуг и гранты от международных организаций и других доноров. При этом средства. Получаемые из государственного бюджета, покрывают основную долю расходов по функционированию статистической инфраструктуры и внедрение базовых программ социальной и экономической статистики.

Управление персоналом сводится к управлению самым ценным ресурсом, которым обладает любая статистическая система - людьми, работающими в системе. Управление персоналом включает несколько направлений. Ключевыми функциями являются следующие:

· Определение, сколько требуется работников,

· насколько эти потребности удовлетворены,

· рекрутинг,

· подготовка и переподготовка работников,

· наблюдение за правильным использованием человеческих ресурсов,

· внедрение наиболее эффективных систем организации и стимулирования труда,

· разработка должностных ресурсов,

· ведение необходимой документации, включая личные дела сотрудников.

Для эффективного рекрутинга требуется возможность предложить потенциальным работникам конкурентоспособные условия. Частью этих условий является возможность обучения, карьерный рост, а также специальные условия, такие как смена места работы в ходе служебной ротации. Тренинг может быть организован многими методами. Уход работников является главной заботой управления по работе с персоналом, потому что потерянные работники означают потерянное знание. Это знание является важным активом статистической службы. Знания обычно находятся в человеческих головах. Но они также могут быть закреплены, если в офисе отлажена система документации, включая методологическую документацию, метаданные.

Управление встречами, совещаниями и организация рабочего времени ведущих работников также могут быть функциями управления персонала.

Составляющие управления

Управление делится на несколько составляющих, или специализаций:

· стратегическое управление;

· финансовое управление;

· управление персоналом;

· оперативное управление;

· управление оборудованием и сооружениями;

· управление маркетингом;

· управление информационными технологиями.

Управление включает в себя планирование, организацию, подбор персонала, руководство и контроль за работой учреждения. В рамках общей рубрики "управление" можно выделить различные составляющие или специализации. Стратегическое управление входит в функции высшего руководства организации. Оперативное управление относится к текущим операциям организации, в случае статистических организаций - к сбору, обработке и распространению данных. Управление оборудованием и сооружениями сводится к таким услугам, как техническое обслуживание, обеспечение безопасности, транспортное обслуживание и питание. Управление маркетингом предполагает работу с клиентами организации. Управление информационными технологиями позволяет обеспечить организацию необходимыми информационными и коммуникационными услугами. Управление ресурсами ведется на всех уровнях и включает в себя распределение и использование людских, финансовых, технологических и прочих ресурсов. Настоящая лекция посвящена управлению финансами и персоналом.

Ресурсы статистических ведомств

Главные ресурсы или капитал национальной статистической службы:

· бюджет;

· персонал;

· физическая инфраструктура;

· организационная инфраструктура;

· управление и руководство;

· положение, определяемое законом и иным образом;

· имя и репутация;

· база знаний.

Ясно, что финансовые ресурсы - ключевая потребность любой статистической организации. Доступные финансовые ресурсы отражаются в бюджете НСС. Второй важнейший ресурс - персонал. Необходима инфраструктура, чтобы соединить персонал и финансы для решения задач ведомства. С одной стороны, существует физическая инфраструктура, состоящая из офисного пространства и оборудования. С другой стороны, есть потребность в организационной инфраструктуре для эффективных операций. Управление и руководство необходимы для ориентации деятельности организации и контроля ее операций. Положение НСС, определенное законом о статистике или другими законодательными инструментами, также является капиталом. При важности данного формального капитала, так же важен и неформальный капитал: имя и репутация НСС. Репутация - это уважение в обществе. Оно достигается через удовлетворение принятым в обществе стандартам. Имя в случае НСС приобретается с помощью таких характеристик, как профессионализм, последовательность, надежность, востребованность и транспарентность. Это качество, на обретение которого уходят многие годы, но которое можно утратить буквально за один день. Знания - еще один нематериальный актив НСС. Знание - это то, что главным образом хранится в умах людей. Следовательно, для НСС важна преемственность. Потеря персонала может привести к серьезной потере знаний и "ноу-хау". С другой стороны, усовершенствовать и освежить знания может приход нового персонала с новыми и, возможно, передовыми знаниями. Помимо этого, в то же время, в НСС следует постоянно вести работу, чтобы систематически документировать накопленные знания.

Финансирование

Существуют различные взгляды на то, как должна финансироваться официальная статистика

На практике имеются три источника финансирования:

· ассигнования из государственного бюджета, как на центральное статистическое ведомство, так и на статистические отделы в министерствах;

· гранты международных организаций или по двусторонней линии от доноров;

· доходы, которые статистические службы могут получить от продажи своей продукции и оказания услуг.

В большинстве стран первый источник наиболее важен

Немногие статистические службы получают более 10-20% своих поступлений от продаж

В идеале ассигнования, выделяемые государством, должны быть достаточными для обслуживания статистической инфраструктуры и реализации базовой статистической программы в областях экономической и социальной статистики

Адекватное финансирование - ключевая проблема в устойчивом наращивании статистического потенциала. Что означает "адекватное" - всегда является предметом дискуссий. В большинстве стран, в том числе развитых стран, бюджетные ограничения делают неизбежной расстановку приоритетов в статистических программах. Ассигнования на статистику в развивающихся странах, однако, часто не отвечают структурным требованиям. Велось много теоретических дискуссий о правильном распределении издержек на официальную статистику. В общем, существуют две полярные точки зрения. Первая заключается в том, что государство оплачивает подготовку статистической информации как общественного блага, которое должно безвозмездно предоставляться обществу. Согласно другой точке зрения, государство оплачивает сбор информации, которая главным образом необходима для его собственного функционирования; расходы на сбор, обработку и распространение любой иной информации должны нести пользователи. Знаменательной вехой в дискуссии стал доклад Рейнера в Великобритании, который представлял вторую точку зрения. С тех пор эта точка зрения утратила популярность. Тем не менее, некоторые элементы доклада, такие как введение расчетов между департаментами как механизм более совершенного распределения ресурсов, были приняты в ряде стран. Для финансирования официальной статистики имеются три главных источника. Первый - ассигнования из государственного бюджета. Второй, особенно в развивающихся странах - гранты доноров. Третий - доходы, получаемые статистическими службами от продажи своей продукции и оказания услуг. Первый из перечисленных источников наиболее важен. Немногие статистические службы получают более 10-20% своих совокупных поступлений от продаж. Помимо этого, во многих странах доходы, получаемые статистическими службами, не могут использоваться на их собственные нужды, а направляются непосредственно в казну государства. В идеале ассигнования, выделяемые государством, должны быть достаточными для обслуживания статистической инфраструктуры и реализации базовой статистической программы в областях экономической и социальной статистики.

Функция финансового управления

· Финансовое управление - это распоряжение финансовыми ресурсами

· Финансовое управление связано с финансовым планированием и финансовым контролем

· Финансовое планирование заключается в количественном оценивании различных доступных финансовых ресурсов, планировании объемов и времени расходов

· Для нормального функционирования статистического ведомства необходимо подразделение, ответственное за финансы

· Это должно быть не просто подразделение, ведущее бухгалтерский учет, а аналитическое подразделение, предоставляющее рекомендации старшему руководству

· Учет операций должен вестись в соответствии с местным законодательством, чтобы результаты выдержали проверку аудиторов государства

· Одна из очевидных функций финансового подразделения - давать рекомендации относительно законности расходов

· Другая функция - определение рисков недоиспользования средств и избыточных расходов

Процесс финансового управления связан с финансовым планированием и контролем. Финансовое планирование заключается в количественном оценивании различных доступных финансовых ресурсов, планировании объемов и времени расходов. Ясно, что для нормального функционирования статистического ведомства необходимо подразделение, ответственное за финансы. Это должно быть не просто подразделение, ведущее бухгалтерский учет, а аналитическое подразделение, предоставляющее рекомендации по финансовым вопросам старшему руководству. Первая естественная функция подразделения, отвечающего за финансы - ведение учета в соответствии с местным законодательством и таким образом, чтобы результаты выдержали проверку аудиторов государства. Очевидная функция руководителя финансового подразделения - давать рекомендации относительно законности предполагаемых расходов. Более того, статистические ведомства обычно оказываются в ситуациях, когда расходы необходимо преждевременно урезать. Когда это происходит, глава финансовой администрации осознает, что некоторые обязательства невозможно будут выполнить, если не пожертвовать частью расходов. В отдельных случаях финансовые администраторы обнаруживают, что в конце финансового года у ведомства сохраняется значительная часть ресурсов. Тогда может начаться лихорадочный поиск способа потратить их, но произвольные расходование может привести к ущербу и растрате государственных средств. Следовательно, главный статистик должен рассчитывать на раннее предупреждение об ожидаемых расхождениях между расходами и имеющимися ресурсами. В данной связи подразделение финансовой администрации должно обладать информационной базой и аналитическими способностями для представления такого раннего предупреждения.

Финансовое управление на практике

· Определение проектов и видов деятельности в рамках проектов

· Определение видов издержек

· Бухгалтерский учет проектов и видов издержек

· Мониторинг исполнения бюджетов проектов

· Регулярные отчеты

На практике финансовое управление, прежде всего, требует основательной системы учета издержек. Учет издержек предусматривает определение заложенных в бюджете и реальных издержек операций, процессов, подразделений и продукции. Учет издержек имеет двойную основу. Во-первых, следует установить, какие единицы использовать для бюджетного планирования и распределения издержек. Такими единицами могут быть проекты, мероприятия и продукты. Определение единиц для учета издержек - это часть финансового плана. Во-вторых, необходимо определить виды издержек. Запланированные в бюджете издержки являются прогнозными: издержки, которых можно ожидать. Реальные издержки - это действительно понесенные издержки; попросту говоря, они соответствуют израсходованным средствам. Задача бухгалтерского учета - распределение издержек по единицам учета и по видам издержек. Подробнее распределение издержек будет рассмотрено далее.

Бюджеты/1

· Бюджеты дают прогноз доходов и расходов

· Бюджеты позволяют оценивать действительные финансовые операции организации в соотношении с прогнозом

· Бюджет - это ответственность всего старшего персонала организации

· Бюджет трансформирует планы в деньги и показывает, сколько денег и когда требуется для осуществления работ

Бюджет - это перспективная оценка на основе прогнозирования издержек. Прогнозирование издержек - это процесс оценки будущих издержек в целях распределения бюджетных средств на проекты и мероприятия. После подсчета и распределения бюджетные средства могут расходоваться. Цель прогнозирования издержек и составления бюджета состоит в получении прогноза доходов и расходов. Составление бюджета также позволяет осуществлять мониторинг соответствия реальных финансовых расходов прогнозным значениям. Для мониторинга реальных финансовых операций (прогнозирования и расходования) необходимо наладить хорошую систему учета издержек. Наличие бюджетных средств и то, как эти средства расходуются, должно касаться всех сотрудников, по крайней мере всего старшего персонала. Если организация состоит из нескольких подразделений, каждое из них должно представить предложение о бюджете своих работ. Эти предложения затем необходимо свести в единый проект бюджета всей организации. Каждый отдел, участок или департамент должен знать, как предложенный им бюджет и выделенные ему средства соотносятся с общим проектом бюджета и выделенными средствами, а также должен быть в состоянии осуществлять регулярный мониторинг их использования.

Бюджеты/2

· Бюджет позволяет осуществлять мониторинг за доходами и расходами

· Бюджет - это основа для финансовой отчетности и транспарентности

· Средства от финансирующих учреждений (правительство или доноры) невозможно получить, пока не подготовлен бюджет

· Финансирующие учреждения основываются на представленном проекте бюджета, чтобы решить, обоснован ли запрос средств

Финансовый мониторинг эффективнее всего, когда те, кто имеет самое непосредственное отношение к расходованию средств, принимают на себя ответственность за бюджет. Имеющийся в распоряжении бюджет - важнейший инструмент управления. Он трансформирует планы в деньги. Сюда включаются деньги, которые необходимо потратить для выполнения работ (расходы) и деньги, которые необходимо заработать, чтобы покрыть издержки выполнения работ (доходы). Деньги невозможно получить от финансирующих учреждений - как правительства, так и доноров, - пока не подготовлен бюджет. Для решения, является ли запрос средств обоснованным, разумным и хорошо продуманным, финансирующие учреждения основываются на представленном проекте бюджета. Бюджет невозможно подготовить без оперативного плана. Применительно к статистическим ведомствам оперативные планы должны составлять часть годовых или многолетних статистических рабочих программ. Оперативные планы - это планы, на основе которых выполняются реальные работы. Они должны включать в себя планы видов деятельности, для которых посчитаны издержки.

Доходы бюджета

Организации получают доход разными способами

· государственное финансирование;

· гранты доноров;

· доходы от продаж;

· доходы от оказания услуг.

В бюджете для каждой категории указываются разумные оценки ожидаемых доходов, которые служат в качестве целевых показателей для получения дохода

Доход - это полученные средства. Ожидаемый доход - это средства, которые будут получены. Доходами могут быть донорские средства (гранты), займы, бюджетные трансферты. Организации могут получать доходы разными способами. Какие категории должны быть включены в доходы бюджета, зависит от обычных, или запланированных источников доходов. Важнейшая и, возможно, наиболее надежно предсказуемая часть доходов бюджета - государственное финансирование. Далее, существенную часть бюджета - и это в особенности касается развивающихся стран - могут составлять гранты международных организаций или доноров на двусторонней основе. Гранты должны рассматриваться и управляться отдельно от государственных бюджетных средств; доноры могут предъявлять особые требования к способу управления их грантами. Доход от продаж и оказания услуг не всегда легко прогнозировать, но на практике это часто лишь незначительный компонент доходов бюджета. В бюджете указываются разумные оценки ожидаемых доходов для каждой категории. Они служат в качестве целевых показателей для получения дохода.

Расходы -виды издержек/1

Существуют три основных вида издержек:

· Эксплуатационные расходы

o косвенные

· Трудозатраты

o прямые трудозатраты

o косвенные трудозатраты (накладные расходы)

· Организационные расходы

Операционные и организационные издержки можно разделить на материальные затраты, трудозатраты и накладные расходы. Материальные затраты могут быть прямыми (например, бумага для анкет статистических обследований, бензин для автомобилей, которые используют счетчики в ходе обследования и т.п.) или косвенными. Косвенные затраты включают в себя, например, затраты на отопление служебного здания, техническое обслуживание автомобилей, используемых для других целей и т.д. Трудозатраты также могут быть прямыми или косвенными. К прямым трудозатратам относятся зарплата и выплаты, которые можно напрямую связать с проектами и мероприятиями. Косвенные трудозатраты - затраты на рабочую силу, которые не имеют прямого отношения к деятельности. Прямые затраты также называют эксплуатационными расходами. Применительно к статистическим организациям эксплуатационные расходы связаны с проведением переписей, обследований и другими формами сбора, обработки и распространения данных. От эксплуатационных расходов отличаются организационные расходы, также называемые постоянные затраты, основные затраты, или накладные расходы. Это расходы на содержание организационной базы, включая руководство, администрацию и управление.

Расходы -виды издержек/2

Организационные расходы, прежде всего на оплату труда:

· распределение косвенных трудозатрат (накладных расходов) по проектам;

· перераспределение трудозатрат как прямых затрат между проектами;

· распределение накладных расходов в процентном отношении к сумме эксплуатационных расходов.

Капитальные затраты, также называемые инвестициями:

· перераспределение (частичное) капитальных затрат как прямых затрат между проектами;

· распределение эксплуатационных расходов в процентном отношении к сумме эксплуатационных расходов.

Часть организационных расходов - это расходы на основной персонал: люди, занимающиеся управлением, работа которых касается разных проектов и операций. Расходы на основной персонал могут быть отнесены на различные проекты, над которыми работают сотрудники. Так, например, если исследователь тратит половину своего времени на аналитическую работу по конкретному проекту, половина его зарплат и прочих выплат может быть включена в стоимость этого проекта. Если директор тратит 15% своего времени на управленческое содействие руководителю того же проекта, то 15% его зарплаты также могут быть отнесены на счет проекта. Это бывает сложно осуществить на практике. Альтернативный вариант - рассчитать совокупные накладные расходы и распределить их по всем проектам, добавляя как процентное отношение к стоимости (совокупные накладные расходы/совокупные расходы*100%).

Капитальные издержки - это затраты на крупные "инвестиции", которые необходимы для выполнения какого-либо проекта или проектов, однако остаются организационными активами и после завершения проектов. К данной категории подходят, например, транспортные средства и оборудование, такое как компьютеры и копировальные аппараты. Амортизационные отчисления можно распределить по проектам таким же образом, как распределяются и накладные расходы. В зависимости от того, как используется оборудование, эти издержки можно частично отнести на счет эксплуатационных или организационных расходов.

Учет издержек

· При прогнозировании и учете издержек определяются предусмотренные в бюджете и реальные затраты на операции, процессы, подразделения и товары

· Функционально-стоимостной анализ (ФСА) - это система прогнозирования и учета издержек, которая определяет мероприятия организации и распределяет издержки на каждое мероприятие по всем товарам и услугам в соответствии с реальным потреблением на каждое из них

· ФСА относит косвенные затраты (накладные расходы) к прямым затратам, позволяя организации установить истинные издержки на свои отдельные товары и услуги

· Центры затрат - это подразделения, которые увеличивают издержки организации, при этом лишь косвенно увеличивая выпуск продукции

· Прямые затраты - это производственные или организационные расходы, которые не зависят от деятельности предприятия или организации

· Переменные затраты - расходы, которые изменяются пропорционально масштабам деятельности предприятия

· Прямые и переменные затраты в сумме составляют совокупные затраты

· Оценка затрат является способом реалистично определить, сколько будет стоить выполнение оперативного плана

При учете издержек определяются затраты на операции, процессы, подразделения и товары. Сюда включаются ожидаемые издержки (бюджеты) и действительно понесенные издержки. Функционально-стоимостной анализ - это система учета издержек, которая определяет мероприятия организации и распределяет издержки на каждое мероприятие по всем товарам и услугам в соответствии с реальным потреблением на каждое из них. В данной системе накладные расходы и капитальные затраты относятся к прямым затратам. Таким образом организация может установить истинные издержки на свои отдельные товары и услуги. Подразделения, которые увеличивают издержки организации, при этом лишь косвенно увеличивая выпуск продукции, называются центрами затрат. Типичными примерами являются общее руководство, службы бухгалтерского учета и по работе с клиентами. В экономике прямые затраты - это производственные или организационные издержки, которые не зависят напрямую от деятельности предприятия или организации и не могут меняться в относительно короткие сроки (один-два года). К переменным затратам относятся расходы, которые изменяются пропорционально масштабам деятельности предприятия. Переменные и прямые затраты в сумме составляют совокупные затраты. Оценка затрат является способом реалистично определить, сколько будет стоить выполнение оперативного плана. Выполнение планов предполагает широкий спектр ресурсов. К ним относятся персонал, информация, оборудование и квалификация. Затраты большей части этих ресурсов несут с собой соответствующие издержки. Это и есть издержки, которые необходимо подсчитать для разработки проекта бюджета.

Управление проектами

· Многие статистические операции могут рассматриваться как "проекты"

· Система управления проектами является одним из основных инструментов в работе статистических служб

· Назначаются руководители проектов

· Для крупных проектов необходим руководящий комитет

· Формирование проектов следует устоявшейся модели

· Существует ряд программных средств для управления проектами

· Разработка и реализация проектов предполагает наличие порядка, установление которого занимает определенное время

Любая работа, имеющая определенный масштаб и продолжительность, может считаться проектом. Так, многие работы по сбору статистической информации можно рассматривать как проекты. Отлаженная система управления проектами является одним из основных инструментов в работе статистических служб. Проект обычно формируется следующим образом: статистическое ведомство решает провести обследование; тематическому подразделению, которое наиболее подходит для того, чтобы возглавить проект, выделяется бюджет и даются полномочия вести проект, а также назначается руководитель проекта. Он/она приступает к заключению договоров субподряда с поставщиками услуг, необходимых для выполнения обследования. Здесь требуется привлечь ряд подразделений и знания в специальных областях: отношения с респондентами, разработка формы обследования, операции на местах, оценивание и проч. Помимо здравого смысла, сегодня имеются различные технические приемы, чтобы облегчить менеджерам работу над проектом. Полезный способ - разработка проекта в форме серии отдельных конкретных мероприятий или шагов. Такой процесс называется определением Иерархической структуры работ (ИСР). ИСР является инструментом, который используется в управлении проектами для определения и группирования отдельных элементов работы (задач) в рамках проекта так, что это позволяет организовать и определить совокупный объем работ по проекту. Элементом ИСР может быть продукция, данные, услуги или любое их сочетание. ИСР также обеспечивает основу для детализированной оценки и контроля издержек, служит руководством для составления и контроля графика работ. Полезным средством программного обеспечения для управления проектами является Microsoft Office Project. Если масштаб и продолжительность проекта достаточно велики, то функция управления может быть делегирована руководящему комитету проекта. Комитет не должен вмешиваться в повседневные операции в рамках проекта. Перечень дисциплин, представленных в каждом проекте, меняется в зависимости от его характера, масштаба и сложности. План проведения переписи населения можно использовать как контрольный список для проверки того, что требуется в любом проекте. Хотя это может быть полезно, руководитель проектной группы не должен быть экспертом во всех областях, затрагиваемых проектом. Руководитель группы должен быть координатором, менеджером и дипломатом. В очень немногих проектах, за исключением переписи, требуется время и ресурсы для фиксации хода их выполнения и неудачного опыта. Однако, если отсутствует традиция фиксации прежнего опыта, то проект не может извлечь преимущества из предыдущих успехов и неудач.

Управление проектами: основные компоненты

· Тематический охват проекта

· Иерархическая структура работ (ИРС)

· Временные рамки и управление проектом

· Управление затратами

· Управление качеством проекта

· Управление персоналом, занятым в проекте

· Коммуникации проекта

· Управление рисками проекта

· Закупки в рамках проекта

Проект начинается с определения его тематического охвата. В чем суть проекта (например, разработка и выполнение обследования рабочей силы)? Когда достигнуто согласие о характере проекта, он должен быть разработан в деталях. Это можно сделать, используя Иерархическую структуру работ. При таком подходе в проекте выделяются компоненты (мероприятия), каждый из которых даст точно определенный результат. Таким способом тематический охват проекта организуется и определяется в меньших единицах. Каждая из этих малых единиц, или компонентов, называется комплекс работ, за которые может быть назначен ответственный для их выполнения и достижения результатов. Работа не выполняется, если она не заявлена как один из рабочих компонентов проекта. Когда мы знаем, в чем состоит проект, мы можем определить его временные рамки. Сюда включаются начало и окончание работ, при этом принимается во внимание вероятность задержек.

Имея компоненты, мы можем приступить к подсчету затрат на проект (учет издержек) и подготовить бюджетную заявку. В статистике нам необходимо уделять особое внимание контролю качества. Этой теме мы намерены посвятить отдельный курс лекций электронного обучения. Также мы должны запланировать работу персонала над данным проектом и обеспечить, чтобы он обладал необходимой квалификацией. В случае необходимости, персонал должен пройти дополнительную подготовку. Требуется и план коммуникаций, внутренних и внешних.

В серьезных планах уделяется большое внимание рискам, например, того, что цели не будут достигнуты. Это может привести к нереализуемому проекту. Значит, мы просто этого не делаем. Или мы выбираем решения, которые мы можем придумать заранее. Если проект зависит от связанных с ним инвестиций, мы составляем план закупок, увязывая инвестиции с запланированными мероприятиями.

Бюджеты проектов

· Бюджет проекта - это оценка финансового плана проекта

· Проект должен быть разделен на мероприятия

· Бюджет является важным компонентом проектного предложения, поскольку представляет финансовую картину проекта

· Хорошо продуманный бюджет существенно облегчает понимание проекта

· Наилучший кандидат для подготовки всего бюджета проекта - руководитель проекта

· Отправным пунктом в составлении бюджета должна быть подготовка рабочей таблицы со списками всех расходов на персонал и прочих расходов, имеющих отношение к выполнению проекта

· Как только проектное предложение подготовлено целиком, оно должно быть проверено другими лицами

· Финансовый менеджер организации должен принять участие в проверке

· Среди типичных элементов бюджета - перечень расходов, а также финансовой поддержки и доходов, сопровождаемые пояснениями

Отправной точкой для разработки проекта и бюджета проекта является определение конкретных мероприятий, которые будут осуществляться. После этого можно определить требующиеся затраты ресурсов. Бюджет проекта - это оценка финансового плана проекта, для которого требуется финансирование. Хорошо продуманный бюджет может существенно облегчить понимание проекта. В зависимости от руководящих принципов бюджет может быть простым заявлением о предполагаемых расходах на одной странице или полной электронной таблицей с подробным изложением, где даются пояснения различным статьям расходов или доходов. Лучше всего бюджет проекта сможет подготовить тот, кто тесно связан с проектом и хорошо разбирается в финансовых вопросах. Таким человеком может быть руководитель проекта или сотрудник, активно вовлеченный в проект. Как только составление проекта с учетом предполагаемых мероприятий завершено, рекомендуется, чтобы по крайней мере еще один близкий к проекту человек просмотрел целиком весь подготовленный пакет и удостоверился, что в нем ничего не забыто и что бюджет точно отражает описание проекта. Среди типичных элементов бюджета - перечень расходов, а также финансовой поддержки и доходов. В начале составления бюджета полезно подготовить рабочую таблицу со списками всех расходов на персонал и прочих расходов, имеющих отношение к выполнению проекта. Должны быть учтены и любые новые издержки, понесенные после того, как проект получает финансирование (т.е. на временных работников или консультантов), как и любые текущие расходы на статьи, которые будут отнесены на счет проекта. Расходы, не связанные с персоналом, могут включать в себя такие статьи, как поездки, оборудование и канцелярские товары. Расходы на персонал состоят из зарплат и прочих выплат. Работники, выделенные для работы над проектом, должны быть учтены в бюджете на основе соответствующего процентного отношения от времени. В большинстве случаев в бюджеты включаются накладные расходы (также именуемые косвенными затратами), что позволяет проекту нести часть расходов на повседневные операции. Важно, чтобы статья "прочие" не содержала чрезмерно высокую долю совокупных расходов.

Особые финансовые вопросы

В числе особых вопросов, касающихся финансирования статистики, следующие:

· Какую информацию размещать в свободном доступе или с компенсацией предельных издержек распространения, и какую информацию предоставлять за отдельную плату?

· Если информация предоставляется за плату, то на каком основании она должна устанавливаться?

· Следует ли распространять плату на внутригосударственные приобретения/продажи информации?

Сложность этих вопросов обусловлена тем, что обычные публикации более не являются главным средством распространения статистической информации, а данную функцию в большей мере выполняют издания на компакт-дисках и веб-сайт статистического ведомства в Интернете. Имеется ряд соображений в пользу того, чтобы статистические ведомства пополняли свои бюджеты через продажи товаров и услуг по рыночным ценам. Во-первых, продажа таких товаров и услуг дает некоторую гарантию того, что все сообщество не финансирует выпуск специализированного продукта, который представляет интерес лишь для ограниченного числа пользователей. Во-вторых, имея возможность оставлять у себя поступления от продаж и оказания услуг, статистические ведомства получают стимул для задействования неиспользованного потенциала. Такая гибкость позволяет организациям пользователей избежать создания собственного потенциала для проведения обследований с учетом того, что это может нести с собой ненужное дублирование действий. В-третьих, это может способствовать развитию в статистических организациях культуры, ориентированной на пользователей информации.

Управление трудовыми ресурсами

· Управление трудовыми ресурсами (УТР) означает управление одним из наиболее ценных ресурсов организации - работающими в ней людьми

· Термин "управление трудовыми ресурсами" в основном вытеснил термин "управление персоналом"

· УТР предполагает найм сотрудников, использование, поддержание на должном уровне и вознаграждение их службы в соответствии с обязанностями и потребностями организации

· Функция УТР включает в себя определение потребностей в персонале, найм и обучение сотрудников, решение вопросов результативности работы и обеспечение соответствия различным нормам регулирования

· В задачи УТР также входит управление выплатами и вознаграждениями сотрудников, ведение учета кадров и разработка политики по работе с персоналом

Управление трудовыми ресурсами (УТР) представляет собой стратегический подход к управлению одним из наиболее ценных ресурсов организации - работающими в ней людьми, которые вносят индивидуальный и коллективный вклад в достижение целей организации. Попросту говоря, УТР означает найм сотрудников, развитие их квалификаций, использование, поддержание на должном уровне и вознаграждение их службы в соответствии с обязанностями и потребностями организации. Функция управления трудовыми ресурсами включает в себя решение разнообразных задач, например, определение потребностей в персонале, выбор между использованием независимых подрядчиков и наймом сотрудников для удовлетворения конкретных потребностей, найм наилучших претендентов и их обучение, обеспечение их высокой производительности, решение вопросов результативности работы и обеспечение соответствия практики управления и работы с персоналом различным нормам регулирования. Существуют также и задачи административного характера, такие как управление выплатами и вознаграждениями сотрудников, ведение учета кадров и разработка политики в сфере работы с персоналом.

Управление трудовыми ресурсами в статистических ведомствах

· Кадры важны для статистического ведомства как ничто другое

· Компетентный и мотивированный персонал является краеугольным камнем доверия к ведомству

· В большинстве стран доля специалистов в персонале существенно возросла; статистическая работа приобрела большую сложность

· Персонал статистического ведомства должен состоять не только из статистиков

· Важно комплектовать разносторонний персонал с широким спектром научных квалификаций и опыта работы

· Найм и обучение персонала являются ключевыми составляющими кадровой политики

Кадры важны для статистического ведомства как ничто другое. Расходы на персонал составляют около 70% бюджета статистического ведомства, а руководители ведомств стремятся уделять больше времени кадровым проблемам, нежели каким-либо другим вопросам. Управление трудовыми ресурсами в настоящее время имеет решающее значение. Число специалистов в процентном отношении от общего персонала часто увеличивается, даже в тех случаях, когда абсолютное число падает. В некоторых статистических ведомствах к специалистам относится каждый второй сотрудник. Возросла сложность статистических обследований. Эту тенденцию ускорила революция в сфере информационных и коммуникационных технологий (ИКТ). Персонал статистического ведомства состоит не только из статистиков, а из сотрудников, обладающих различными квалификациями и образованием. Обучение и трансферт технологий могут придать персоналу статистических ведомств большую универсальность, однако здесь существуют пределы. Есть устоявшиеся статистические операции, которые требуют практически ежедневного применения весьма специализированных знаний. Возникает вопрос: используются ли такие способности настолько часто, что они должны быть в наличии постоянно? Иногда может быть достаточно нанимать опытных специалистов на временной основе. Можно выделить две категории специалистов: обычный персонал, способный выполнять задачи невысокой сложности в области вычислений, статистических разработок и анализа; и специализированный персонал, способный выполнять задачи существенно более высокого уровня сложности в таких областях, как анализ неполученных от респондентов данных или анализ географической информации, криминологии, или статистики здравоохранения. В случаях осуществления крупных проектов структура персонала может быть дополнена консультантами, предоставляющими услуги. После определения размера и состава постоянного персонала, а также персонала, нанимаемого через краткосрочные контракты, главный статистик оценивает предложение и спрос и пытается скорректировать дисбалансы с применением кадровой политики.

Проблемы управления трудовыми ресурсами

К наиболее важным элементам кадровой политики относятся следующие:

· способность устанавливать потребности в персонале;

· стандарты и техника найма персонала;

· использование персонала;

· вводная подготовка;

· мониторинг равных возможностей при найме и карьерном продвижении;

· промежуточное обучение;

· карьерный рост и должностная ротация;

· обучение для выполнения управленческих функций;

· мотивация и удержание персонала.

Эффективное статистическое ведомство управляет штатом своих сотрудников с помощью четко выраженной политики. Наиболее важными элементами кадровой политики являются оценка потребности в персонале, стандарты найма сотрудников, обучение на разных уровнях, мониторинг равенства возможностей при найме и карьерном продвижении, карьерный рост и должностная ротация, а также мотивация и удержание персонала. Существуют последовательные цели, которым удовлетворяют перечисленные выше элементы. Одна из них - увеличение пропорции специалистов путем расширения ежегодного набора молодых профессионально подготовленных кадров. Вторая цель - обеспечение квалифицированным сотрудникам после трудоустройства подходящей для них работы и справедливого отношения ко всем. Третья - выработка надлежащей комбинации средств сдерживания и стимулирования. Четвертая цель - предоставление штатным сотрудникам достаточных возможностей для обучения на ключевых этапах их карьеры для их максимальной универсальности и мотивации. Наконец, еще одна цель должна заключаться в обеспечении готовности преемника занять место действующего сотрудника на ключевой должности в случае возникновения такой необходимости.

Средства управления трудовыми ресурсами

Некоторые полезные средства управления трудовыми ресурсами:

· система описания работы;

· периодическая оценка результативности работы персонала;

· периодическая оценка потребностей в обучении;

· исследования удовлетворенности персонала;

· системы хронометрирования рабочего времени.

Описание работы - это письменное изложение функций, обязанностей, ожидаемых от сотрудника наиболее важных результатов работы, необходимых квалификаций кандидатов, правил отчетности и взаимоотношений с коллегами. Описание работы основывается на объективной информации, полученной с помощью анализа работы, понимания компетенции и квалификации, необходимых для ее выполнения, а также с учетом потребностей организации. Без описания работы невозможно возложить на человека обязанности или потребовать отчет за исполнение его функций. Описание работы также важно для найма персонала.

Аттестация - это оценка конкретного набора квалификаций, знаний и позиций по отношению к некоторым объективным стандартам. Рейтинги основываются на наблюдениях эмпирических данных в соотношении с заранее утвержденными стандартами.

Обучение должно рассматриваться как непрерывный процесс. Спрос на обучение заметно вырос за последние десятилетия. Традиционные методы обучения на рабочем месте, хотя и совершенно необходимы, не являются самыми эффективными способами обеспечить универсальность квалификаций и стандартизацию методов.

Исследования удовлетворенности персонала регулярно проводятся некоторыми статистическими службами с целью оценки уровня благополучия своих сотрудников, а также для выявления проблем, которые могут существовать, но которые невозможно обнаружить другими способами. Это может касаться весьма приземленных вопросов, но также и человеческих взаимоотношений.

С точки зрения учета издержек важно ввести систему хронометрирования рабочего времени. Такие системы варьируются от самых базовых (листы, которые сотрудники подписывают при входе и выходе из служебного помещения, недельный табель рабочего времени) до высокотехнологичных.

Найм персонала

При найме персонала статистические службы вынуждены конкурировать на рынке труда

Условия работы и оплаты труда в частном секторе могут быть лучше, чем в государственном сектора

В некоторых развивающихся странах неравные условия также существуют между статистическим ведомством и другими ведомствами, находящимися в ведении министерств

По этим причинам план найма персонала НСС должен включать в себя привлекательные элементы, такие как:

· внушение кандидатам, что профессиональная работа имеет больше преимуществ в неполитизированной среде;

· апелляция к конкурентному инстинкту кандидатов с акцентом на то, что для продвижения имеет большее значение заслуга, а не право старшинства;

· предоставление недавно принятым сотрудникам возможностей интенсивного обучения практического характера

Часто министерства, в частности, ответственные за планирование, финансы, промышленность, занятость, сельское хозяйство и транспорт, ведомства, такие как центральные банки и комиссии по ценным бумагам, набирают персонал из той же среды, что и статистические ведомства. В большинстве стран начальные и последующие зарплаты в статистических ведомствах относительно низкие по сравнению с центральными банками. Более того, в некоторых развивающихся странах такое неравенство также имеет место между статистическим ведомством и другими ведомствами, находящимися в ведении министерств. По этой причине статистическое ведомство должно разработать план найма персонала, подчеркивая привлекательные аспекты работы в статистической организации. К ним относятся профессиональные преимущества работы в неполитизированной обстановке, продвижение на основе заслуг и наличие возможностей для обучения. Статистическому ведомству лучше воздерживаться от найма, нежели сознательно нанимать посредственных кандидатов. Для молодежи со способностями количественного анализа открыто огромное число возможностей трудоустройства. Статистическому ведомству довольно тяжело конкурировать с частным сектором. Тем не менее, статистические ведомства должны искать тех, кому нужна не просто зарплата, а людей, которые пошли бы на работу в организацию, исходя из желания получить работу, представляющую общественный интерес. В пользу статистических служб говорит тот факт, что для тех, кто получил математическое или статистическое образование и кто не хочет быть преподавателем или актуарием, статистическая система представляет наиболее интересные задачи. Приоритетом статистического ведомства должен быть поиск профессионально интересной работы для таких сотрудников, как только они начинают работать в ведомстве.

Ознакомительные программы

Важно, хотя на первый взгляд и незначительно, чтобы для новых сотрудников в НСС было организовано следующее:

· чтобы новый сотрудник нашел подходящее рабочее место и определенное занятие;

· чтобы был выделен человек, к которому можно обращаться с вопросами; наставник;

· чтобы организация проявляла заинтересованность не только в непосредственной работе сотрудника, но и в его карьере;

· чтобы были даны разъяснения, в чем будет заключаться деятельность сотрудника, как она вписывается в организацию и для чего она выполняется;

· чтобы был представлен план обучения;

· чтобы была оказана помощь в ориентации.

Некоторые службы поддерживают традицию организации "дней ориентации", предназначенных для краткого ознакомления недавно принятых на работу со структурой и деятельностью организации

Первые несколько дней или недель могут оказать глубокое влияние на привязанность, уважение и самоотдачу вновь принятого сотрудника к организации. Отчасти то, как должно строиться управление в этот период, может показаться незначительным, но является в то же время важным. Большинство людей ощущают себя обескураженными, оставаясь предоставленными самим себе в этой ситуации. Следовательно, прежде всего, принятый на работу сотрудник должен найти подходящее рабочее место и определенное занятие. Кроме того, должен быть доступен человек, к которому можно обращаться с вопросами. Готовность со стороны организации рассматривать не только непосредственные обязанности сотрудника, но и его карьеру является стимулом. Должны быть даны разъяснения, в чем будет заключаться деятельность сотрудника в ближайшем будущем, как она вписывается в организацию службы и для чего она выполняется. Наконец, должны быть заданы общие ориентиры. Некоторые службы организуют "дни ориентации", предназначенные для краткого ознакомления недавно принятых на работу со структурой и деятельностью организации. Справляться с первым днем на работе теперь стало легче с введением внутренней сети (Интранет). Например, на своем рабочем компьютере недавно принятый сотрудник находит личное приветствие от главного статистика, текст закона, которым руководствуется ведомство, структуру организации с именами и телефонными номерами ключевого персонала, выдержки из основных публикаций и, как правило, систему обмена сообщениями между сотрудниками, от частных объявлений о продаже мебели до серьезных обсуждений методологических проблем. В небольших службах старшему персоналу рекомендуется проводить индивидуальный брифинг для нового сотрудника. Также для помощи новым коллегам могут быть назначены наставники.

Аттестация

· В ходе аттестации оценивается конкретный набор квалификаций, знаний и позиций по отношению к некоторым объективным стандартам

· Оценки должны основываться не на личных ощущениях, а на том, насколько сотрудник соответствует утвержденным стандартным требованиям

· Аттестация обычно проводится с годовой или полугодовой периодичностью

· По итогам аттестации человеку в ответ необходимо предоставить информацию о том, какие качества требуют усовершенствования

· Аттестация не занимает место ежедневных механизмов обратной связи

Аттестация (называемая часто обзором или оценкой соответствия, результативности) - это оценка конкретного набора квалификаций, знаний и позиций по отношению к некоторым объективным стандартам. Рейтинги основываются на наблюдениях эмпирических данных в соотношении с заранее утвержденными стандартами. Хотя иногда решения принимаются на основе личных симпатий и внутренних инстинктов, оценки должны основываться на том, насколько успешно человек соответствует установленным стандартным требованиям.

Каким бы ни было качество системы аттестации, оно всегда зависит от суждения людей и, поскольку человеку свойственно ошибаться, всегда следует предусматривать возможность апелляции. Аттестация обычно проводится с годовой или полугодовой периодичностью. В некоторых организациях аттестация осуществляется также, когда сотрудник претендует на назначение на другую должность или когда рассматривается вопрос о его повышении. По итогам аттестации человеку в ответ необходимо предоставить информацию о том, какие качества требуют усовершенствования. Аттестация не занимает место ежедневных механизмов обратной связи. Если человек шокирован или удивлен полученной им оценкой, это означает, что его непосредственный руководитель не провел соответствующую работу. Оценка - это комплекс показателей, который подытоживает результативность сотрудника за отчетный период. В то же время ежедневное индивидуальное общение, встречи и другие средства обратной связи используются руководителями для мотивации своих сотрудников. Многие считают неудобным проведение аттестаций. Однако, неудобно не просто суждение людей, а скорее суждение о низкой результативности. Устранение плохих результатов делает проведение аттестации более приятным.

Обучение

Обучение общего характера может быть разделено на три отдельных цикла:

· ознакомительный цикл: прежде всего предназначен для персонала, недавно принятого на работу;

· промежуточный цикл: прежде всего предназначен для тех, кто проработал в статистическом ведомстве от пяти до десяти лет и не имел возможности обновить свою квалификацию;

Подобные документы

Элементы системы управления трудовыми ресурсами. Факторы и резервы роста эффективности управления трудовыми ресурсами. Эффективность производства и управления трудовыми ресурсами в ОАО "Ярцевский хлебокомбинат". Мотивация и стимулирование труда персонала.

дипломная работа , добавлен 13.04.2014


Особенности управления трудовыми ресурсами в сервисных организациях. Анализ управления трудовыми ресурсами в гостинице "Oreanda", преимущества и недостатки управления. Условия для эффективного функционирования системы управления трудовыми ресурсами.

курсовая работа , добавлен 07.05.2008


Задачи новых служб в разработке и реализации кадровой политики по управлению трудовыми ресурсами в организации. Состав функциональных блоков и способы выполнения задач службой управления персоналом. Кадровый потенциал корпорации для бизнес-стратегии.

курсовая работа , добавлен 19.12.2009


Теоретические аспекты проблемы управления трудовыми ресурсами в организации. Рациональная организационная структура. Общая характеристика ОАО "ЖАСО". Планирование и совершенствование работы с персоналом. Регламентация деятельности трудовых ресурсов фирмы.

курсовая работа , добавлен 29.12.2012


Изменение концепции управления человеческими ресурсами. Структура персонала организации. Кадровый потенциал. Проблемы управления человеческими ресурсами. Качество человеческих ресурсов. Модель кадровой политики. Служба управления человеческими ресурсами.

контрольная работа , добавлен 19.12.2008


Задачи управления человеческими ресурсами в условиях рыночных отношений. Принципы концепции управления человеческими ресурсами РАО "ЕЭС России". Организация и структурирование службы управления человеческими ресурсами: функции и структура кадровой службы.

реферат , добавлен 27.08.2009


Концепции, принципы и методы управления персоналом. Управление персоналом как составная часть предприятия. Типы организационных структур, объект и субъект управления персоналом. Оптимизация государственной системы управления трудовыми ресурсами.

курсовая работа , добавлен 29.10.2013


Место и роль управления трудовыми ресурсами в структуре трудового потенциала. Анализ особенностей использования трудовых ресурсов (на примере ОАО "Стройтехсервис"). Приоритетные направления повышения эффективности управления трудовыми ресурсами.

курсовая работа , добавлен 29.12.2012


Персонал предприятия как объект управления. Цели и задачи системы управления персоналом. Исследование кадровой политики предприятия. Разработка плана кадровой стратегии рекламно-полиграфического предприятия и оценка его экономической эффективности.

курсовая работа , добавлен 04.08.2015


Основы материально-технического обеспечения и управления материальными ресурсами. Система управления трудовыми ресурсами и этапы их планирования. Виды испытаний для отбора кандидатов. Эффективность программ обучения. Совершенствование управления.

Ресурсы - источник энергии организации, основной фактор деятельности, поэтому жизненно важно управлять ими. Это осуществляется через систему управления ресурсами. Система управления ресурсами включает в себя:

• -ресурсную стратегию.
• -систему реализации ресурсной стратегии.

Система управления ресурсами является составной и неотъемлемой частью общей стратегии организации и системы управления реализацией стратегии. Учитывая особенности и свойства ресурсов, можно сделать вывод, что в каждой организации имеется уникальный набор ресурсов, способов управления ими, привлечения, развития и использования их в деятельности. Поэтому каждая организация должна создавать собственную систему ресурсов под цели, стратегию развития, виды деятельности.

Система должна содержать комплекс и комбинацию необходимых ресурсов, исходя из целей, видов деятельности, стратегии, процессов. Ресурсы - это система, которая превращает цель в результаты. Результат достигается через синтез целенаправленного воздействия кадровых ресурсов (труда) на овеществленные ресурсы (материальные, финансовые и другие) в ходе организационных процессов. В организационных процессах происходит преобразование ресурсов в результаты деятельности. Тем самым, затраты ресурсов (количественные, качественные, стоимостные) определяется необходимостью их для результата. Результативность (достижение целей) обеспечивается правильным привлечением, развитием и использованием (применением) ресурсов для производства товара, его продажи потребителям и управления этими процессами. Система служит для взаимосвязи основных организационных процессов в обеспечении потребностей в ресурсах, их сбалансированном распределении для использования, развития, накопления ресурсов для расширенного воспроизводства капитала.

Стратегические, ключевые ресурсы, которые обеспечивают развитие, и конкурентные преимущества организации определяются в общей стратегии развития организации, которая подразумевает потребительскую, товарную, рыночную стратегию, подкрепляемых ресурсной стратегией и стратегией роста капитала. Стратегические ресурсы планируются в ресурсной стратегии на основе потребительской, товарной и рыночной стратегий, исходя из критических факторов успеха и свойств VRIN: ценность ресурсов (Valuable), редкость ресурсов (Rare), неидеальная воспроизводимость (imperfectly imitable), незаменимость (Non-substitutable). В ресурсной стратегии устанавливается потребность в ключевых ресурсах, определяющих развитие организации. Потребность в ресурсах определяется на основании:

• -Характера внешней среды.
• -Целей и стратегии их достижения.
• -Продукта(тов) деятельности - товарного предложения.
• -Отраслевых особенностей.
• -Видов и масштабов деятельности.
• -Позиций на потребительских рынках и рынках ресурсов.
• -Системы организации и управления бизнесом.

Но стратегических ресурсов не достаточно в целом для деятельности и реализации стратегии. Стратегия осуществляется с помощью системы управления реализацией стратегии, которая требует ресурсов для обеспечения основных функций реализации стратегий (маркетинг, разработка, производство, сбыт, организация и управление) посредством действий кадровых ресурсов, опирающихся на систему финансирования. То есть применением системы управления стратегией уточняются организационные процессы производства, продажи, организации и управления, а также источники финансирования привлечения ресурсов и определяются показатели их результативности и эффективности.

С учетом ресурсов, необходимых для функций управления уточняются потребности в общих ресурсах для деятельности. В ресурсной стратегии также формулируются задачи, принципы и условия привлечения необходимых ресурсов, а также способы их привлечения и финансирования.

Задачи привлечения ресурсов:

• 1. Результативность - создание продукта, реализация потребителю.
• 2. Эффективность - генерация доходов от деятельности (признание потребителей, инвесторов, акционеров) превышает стоимость затраченных ресурсов.
• 3. Ресурсы обладают преимуществами, которые обеспечивают твердые позиции на рынках, а также дополнительный прирост капитала в виде сверхнормальных прибылей и гуд - вилла.

Принципы привлечения ресурсов:

Альтернативность - возможные варианты решений. Выбор лучшего варианта на основе критериев оптимальности, которые устанавливаются компанией. Обоснованная оценка ресурсов с позиций: экономической, рыночной, технической, юридической, кадровой, рисковой и других. Соответствие стратегии, целям. Сравнение с конкурентами. Прирост рыночных возможностей. Измеримость ресурсов: натуральная, стоимостная. Производительность ресурсов. Результативность - продукт проданный потребителю (количество, качество, преимущества). Финансовый результат: выручка, прибыль, отдача на вложенный капитал и другие.

Условия привлечения ресурсов для деятельности: Доступность ресурсов - возможность получения необходимых ресурсов для стратегической деятельности.

Достаточность ресурсов - возможность привлечения нужного количества ресурсов. Качество ресурсов - соответствие целям, задачам (обеспечение достижимости), бизнес - процессам. Рациональность привлечения и использования (оправданы, окупаются доходами). Владение (и / или контролируемость) ресурсов. Защита преимуществ в ресурсах. Способы привлечения ресурсов:

• -Приобретение, покупка, мена.
• -Аренда, безвозмездное пользование.
• -Наем, гражданско-правовые отношения с кадрами.
• -Аутсорсинг.
• -Инвестиции.
• -Участие в капитале, слияния и поглощения.
• -Разработка, создание.

Большинство ресурсов привлекается на внешних рынках, поэтому динамика и состояние внешней среды оказывает архиважное значение на ресурсы. Ее влияние можно проанализировать посредством PEST анализа:

Экономической перспективы (макроэкономических изменения, изменения на рынках ресурсов).

Политической перспективы.

Социальной перспективы.

Технологической перспективы.

Привлечением ресурсов решаются вопросы:

Какие ресурсы необходимы для доходов.

Сколько на объем деятельности.

Качество ресурсов.

Источники ресурсов.

Стоимость.

Измерение и оценка производительности ресурсов.

• а) Потребность в необходимых ресурсах для деятельности.
• б) Качество ресурсов, их влияние на критические факторы успеха и показатели эффективности.
• в) Количество и ориентировочная стоимость ресурсов, их производительность.
• г) Риски по ресурсам.
• д) Источники финансирования привлечения ресурсов.
• е) Результативность и эффективность намечаемой деятельности.

Ресурсная стратегия осуществляется через систему управления реализацией ресурсной стратегии, которая должна содержать механизмы, которые будут обеспечивать привлечение и использование ресурсов через снабжение, распределение между центрами управления. Центры управления проектируются в организационной структуре. Механизмами реализации служат системы организации и управления. Особенности ресурсной системы:

Система строится на комплексе методов: система сбалансированных показателей (Bsc), функционально - стоимостной анализ (ABC), причинно - следственные зависимости (CMOPC), ценностно-ориентированное управление (VBM), стандарты финансовой отчетности и другие. Ресурсы планируются из стратегических целей (результатов) развития на 3 - 5 лет, тактические на 1 - 2 года. Ресурсы планируются на процессы исходя из баланса активов и пассивов. Возможно планирование от цены продукта. Управление ресурсами в целом по всей деятельности. При принятии решений учитываются финансовые и нефинансовые показатели результатов. Деятельность балансируется в системе результативного управления бизнесом (сбалансированных показателей).

Комплексность - ресурсами должны обеспечиваться все бизнес - процессы.

Системность - производительность и преимущество ресурсов зависит от взаимодействия или сочетания с другими ресурсами. Организация работы с ресурсами. Функционирование ресурсной системы опирается на организационную систему, которая включает в себя: Четко и ясно поставленные бизнес цели. Стратегию достижения целей.

Структурирование бизнеса - система принятия и исполнения решений (стратегии), то есть организационная структура. Порядок и правила принятия и исполнения решений, взаимодействия в рамках организационной структуры - систему корпоративных стандартов.

Бизнес - процессы и технологию их выполнения.

Необходимую инфраструктуру для осуществления бизнес - процессов. Обеспечение ресурсами бизнес - процессов. Организационная система является основой для определения потребности в ресурсах, распределения ресурсов между бизнес - процессами, обеспечения ресурсами, а также устанавливает правила и порядок работы с ними. Управление ресурсами. Для целенаправленной работы с ресурсами необходимо управление ресурсами, которое включает в себя:

• -Мониторинг внешней среды, которая влияет на ресурсы.
• -Маркетинг внешних рынков.
• -Планирование ресурсов.

Формирование информации по ресурсам (активы - пассивы, доходы - расходы, МСФО, управленческий учет и другие). Способы и методы измерения и оценки ресурсов. Контроль и анализ результативности и эффективности привлечения, использования и развития ресурсов. Мотивация за результативное и эффективное формирование и использование ресурсов. Система управления ресурсами позволяет направлять ресурсы на достижение результативности (целей), координировать действия и использование ресурсов между функциями системы управления, центрами ответственности, обеспечивать ресурсами согласно планам и графикам, измерять и оценивать результативность и эффективность использования ресурсов, собирать и обрабатывать информацию, оперативно принимать решения, стимулировать достижения. Преимущества системы управления экономическими ресурсами:

• 1) Комплексное и системное формирование ресурсной базы под стратегию и систему управления реализацией стратегии, а не хаотичных запросов подразделений.
• 2) Ориентация на доходность ресурсов, их ценность для бизнеса, а не только на стоимость ресурсов (эффективность использования ресурсов).
• 3) Рациональность распределения ресурсов между процессами для сбалансированности стратегического развития.
• 4) Контроль достаточности необходимых ресурсов для выполнения поставленных стратегических задач.
• 5) Система управления экономическими ресурсами является составной частью «иммунной системы бизнеса» противодействующей дезорганизации деятельности и негативным изменениям во внешней среде.

Выгоды применения системы управления экономическими ресурсами:

• 6) Нацеленность привлечения и использования ресурсов на результативность и эффективность деятельности.
• 7) Оптимизация затрат ресурсов в зависимости от ориентированности на доходность и укрепление рыночных позиций, конкурентной способности.

Выводы по главе I

Под ресурсами организации понимают источники доходов организации, ориентированные на удовлетворение запросов потребителей или формирующие спрос в выбранной сфере деятельности. Управление, основанное на экономических ресурсах, играет важнейшую роль в осуществлении любой деятельности, поскольку без рациональной ресурсной системы, результативность, эффективность и конкурентные преимущества будут на более низком уровне по сравнению с возможностями.

Существует несколько классификаций ресурсов управления организацией. Наиболее общая классификация выделяет три основных группы ресурсов: трудовые, финансовые, информационные. Система управления ресурсами включает в себя: ресурсную стратегию, систему реализации ресурсной стратегии.

Глава 9 Работа с дисковыми ресурсами

Управление общими дисковыми ресурсами

Локальное и удаленное администрирование общих ресурсов в Windows 2000 осуществляется с помощью оснастки Общие папки (Shared Folders). (В Windows 4.0 аналогичные функции выполняла утилита Server панели управления.) С ее помощью можно также управлять сеансами и открытыми файлами. Она входит в стандартный инструмент администрирования - Управление компьютером (Computer Management). Ниже мы рассмотрим, как с помощью оснастки Общие папки можно создать общий ресурс.

Для запуска изолированной оснастки Общие папки как самостоятельного инструмента:

1.	Нажмите кнопку Пуск (Start), выберите команду Выполнить (Run), введите с клавиатуры гмс и нажмите кнопку ОК.
2.	В появившемся окне в меню Консоль (Console) выберите команду Добавить/удалить оснастку (Add/Remove Snap-in).
3.	В следующем окне нажмите кнопку Добавить (Add).
4.	В окне Добавить изолированную оснастку (Add Stand-alone Snap-in) выделите оснастку Общие папки и нажмите кнопку Добавить.
5.	В окне Общие папки в группе Эта оснастка всегда управляет (This snap-in will always manage) выберите положение переключателя локальным компьютером (Local Computer) или другим компьютером (Another Computer), если вы хотите работать с другим компьютером сети. В последнем случае в поле ввода следует указать имя компьютера (или можно воспользоваться кнопкой Обзор (Browse)). В группе параметров Просмотр (View) укажите, какую информацию (общие ресурсы, сеансы, открытые файлы или все перечисленное) можно будет просматривать с помощью оснастки.
6.	Нажмите кнопку Готово (Finish).
7.	В окне Добавить изолированную оснастку нажмите кнопку Закрыть (Close).
8.	В окне Добавить/удалить оснастку нажмите кнопку ОК - окно будет закрыто.

Пример окна оснастки Общие папки для локального компьютера показан на рис. 9.1.

Рис. 9.1. Окно оснастки Общие папки (Shared Folders)

Для создания общего ресурса:

1.	В окне структуры оснастки Общие папки установите указатель мыши на папку Ресурсы (Shares) и нажмите правую кнопку.
2.	В появившемся контекстном меню выберите команду Новый общий Файл (New File Share).
3.	В полях ввода окна Создание общей папки (Create Shared Folder), показанном на рис. 9.2, следует указать имя каталога (это может быть уже существующий каталог или вновь создаваемый), который должен стать общим ресурсом, сетевое имя общего ресурса и описание общего ресурса. Имена каталога и общего ресурса являются обязательными для ввода. Существующий каталог можно выбрать с помощью кнопки Обзор Нажмите кнопку Далее (Next).
4.	Появится окно (рис. 9.3), в котором можно выбрать разрешения доступа к создаваемому общему ресурсу (по умолчанию - доступ для всех пользователей разрешен). Выполните все необходимые настройки и нажмите кнопку Готово. В появившемся окне нажмите кнопку Да, если необходимо создать еще один общий ресурс, или Нет - для возврата в основное меню оснастки Общие папки.

Хотя Windows 2000 и поддерживает файловую систему FAT, для более высокой безопасности, надежности и легкости в администрировании, рекомендуется использовать файловую систему NTFS. Посмотреть, какая файловая система используется в настоящий момент, можно в окне свойств диска или с помощью оснастки Управление дисками (Disk Management).

Свойства уже созданного общего ресурса могут быть модифицированы следующим образом:

Рис. 9.4. Окно свойств общего ресурса

9-1.jpg

Изображение:

2. Другие способы создания общих дисковых ресурсов

Другие способы создания общих дисковых ресурсов

В Windows NT 4.0 создание и администрирование общих ресурсов (в том числе и дисковых) обычно осуществлялось с помощью программы Проводник (Window NT Explorer) и окна свойств pecypса. Создание общих ресурсов и управление ими (настройка разрешений) с помощью Проводника поддерживается и в Windows 2000, так же, как и применение для этой цели команды net share. Могут быть применены и другие инструменты, использующие Win32 API. Однако для централизованного и удаленного администрирования общих ресурсов оснастка Общие папки более удобна.

3. Распределенная файловая система DFS

Распределенная файловая система DFS

Распределенная файловая система (Distributed File System, DFS) для Windows 2000 является средством, облегчающим управление данными в сети и их поиск. DFS позволяет объединить файловые ресурсы, находящиеся на различных компьютерах, в одно пространство имен. Теперь вместо того чтобы работать с физической сетью, состоящей из большого количества машин с собственными именами и общими ресурсами, пользователи смогут увидеть структуру логических имен, связанных с общими ресурсами.

В операционных системах Windows для получения доступа к информации, находящейся в файле, пользователю или приложению необходимо указать физический файловый сервер или общий ресурс с помощью универсального соглашения об именах (Universal Naming Convention, UNC). Имя UNC может быть использовано напрямую или сопоставлено с именем устройства. В последнем случае для получения доступа к данным пользователь должен перейти к каталогам, находящимся ниже корневого устройства. В результате роста корпоративной сети, пользователям приходится работать со все возрастающим количеством разрозненных устройств и общих ресурсов, находящихся на различных серверах сети, что в значительной степени затрудняет поиск нужных данных. Они "теряются" среди обилия различных устройств, которые надо посетить для получения необходимой информации. Подобная проблема может быть эффективно решена с помощью распределенной файловой системы, которая берет на себя заботу о физическом обращении к информации, предоставляя пользователю возможность работать с единым пространством имен, объединяющим все серверы и общие ресурсы сети. Для этого конкретным общим ресурсам даются логические имена DFS, понятные и удобные для пользователей. Пространство имен DFS - это логическое представление дисковых ресурсов сети, обращаясь к которому, пользователь может не беспокоиться о физическом расположении файлов на дисках и компьютерах.

4. Преимущества DFS

Преимущества DFS

Распределенная файловая система обладает целым набором преимуществ, делающих ее весьма мощным продуктом, значительно облегчающим управление ресурсами корпоративной компьютерной сети. Все они изложены ниже.

Связав одно логическое имя DFS с несколькими альтернативными общими ресурсами сети, администратор может эффективно сбалансировать нагрузку на общие ресурсы, возникающую при доступе к файлам со стороны пользователей. Запрашивая данные у логического имени DFS, пользователи фактически обращаются к одному из альтернативных общих ресурсов, связанных с данным именем. В результате происходит распределение доступа к файлам среди нескольких дисковых устройств или серверов.

	Возможность логического представления общих ресурсов, находящихся на различных серверах сети. Общее логическое пространство имен позволяет. связать общие ресурсы сети и работать с ними, как будто они находятся на одном большом жестком диске. Это дает возможность администраторам создавать упрощенное представление общих ресурсов сети, наилучшим образом соответствующее направлению деятельности подразделения или предприятия в целом.
	Удобное администрирование томов. Общий ресурс, входящий в состав тома DFS, может быть отключен без какого-либо влияния на оставшуюся часть пространства имен тома. Это позволяет администраторам управлять физическими общими ресурсами сети независимо от их логического представления.
	Наличие графического инструмента администрирования. Администрирование распределенной файловой системы выполняется с помощью простого в работе графического инструмента, позволяющего выполнять просмотр, конфигурацию логических имен DFS, альтернативных общих ресурсов (реплик) и ссылок DFS, а также администрирование удаленных корней DFS. В результате требуется значительно меньшие затраты на обучение персонала.
	Возможность организации отказоустойчивых схем хранения информации. С одним логическим именем DFS может быть связано несколько альтернативных общих ресурсов, хранящих идентичную информацию. Если по каким-либо причинам один из альтернативных общих ресурсов становится недоступен, DFS автоматически обратится к другому альтернативному общему ресурсу. Поэтому важные данные, необходимые для успешного осуществления бизнес-процессов, могут быть надежно защищены от разрушения в случае отказа файлового сервера или дискового устройства.
	Прозрачность соответствия логического представления данных и их физического местоположения. Пользователи работают только с логическим представлением ресурсов сети, без учета физического расположения файловых серверов и общих ресурсов. Если данные перемещаются на другой сервер, логическое пространство DFS подвергается переконфигурации, связанной с созданием нового соответствия между старым логическим именем DFS и новым общим ресурсом, на котором хранятся данные. Пользователь продолжает работать с логическим именем. Он может не знать, что физическое местоположение необходимой ему информации изменилось, т. е. изменение физического расположения данных полностью прозрачно для пользователей. Подобное свойство DFS позволяет администратору перемещать сетевые общие ресурсы с сервера на сервер или с одного дискового устройства на другое дисковое устройство, сохраняя при этом доступность данных.
	Интегрирование с моделью безопасности Windows 2000. Распределенная файловая система не содержит самостоятельных, дополнительных средств обеспечения безопасности. Любой пользователь, который подключен к тому DFS, может беспрепятственно работать со всей информацией, к которой ему разрешен доступ с помощью системы безопасности Windows 2000.
	Интеллектуальное кэширование данных на стороне клиента. Логическое дерево DFS может содержать ссылки на сотни и даже тысячи общих ресурсов. В процессе первой попытки пользователя получить доступ к информации конкретного логического имени DFS, в кэш-память клиента заносится определенная информация, позволяющая в дачьнейшем ускорить обращение к необходимому общему ресурсу сети при повторных об-. рао!ениях пользователя к данному логическому имени. В результате обеспечивается высокая производительность при доступе к сетевым томам через сложную иерархию ссылок.
	Возможность взаимодействия с другими сетевыми файловыми системами. Любой общий ресурс, доступ к которому может быть получен с помощью редиректора Windows 2000, может входить в состав пространства имен DFS. Для подключения к общему ресурсу может быть использован либо клиентский редиректор, либо шлюз сервера. Это позволяет администратору создавать одну иерархическую структуру логических имен, включающую разнородные сетевые файловые системы (например, NTFS, Macintosh и NetWare).

5. Применение DFS

Применение DFS

Описанные выше преимущества и отличительные особенности распределенной файловой системы определяют способы применения DFS в условиях корпоративной компьютерной сети.

Необходимость в развертывании распределенной файловой системы может возникать в следующих случаях:

Ниже описаны некоторые реальные ситуации, в которых DFS повышает эффективность при работе с данными или администрировании. DFS облегчает процесс замены файловых серверов. Каждому узлу дерева DFS назначается логическое имя, указывающее на общий ресурс. Узел DFS может быть переключен на другой сервер, а прежний сервер может быть выключен и перемещен на другое место или заменен другой машиной. Пользователи не заметят, что они работают с новым сервером, поскольку иерархическая система логических имен DFS не изменилась.

DFS позволяет упростить поиск, архивирование и индексирование данных и файлов, поскольку теперь все инструменты, включенные в Windows 9x и Windows 2000, а также в приложения, например, в текстовый процессор, могут работать с определенными файлами в пространстве DFS независимо от того, на каком сервере они реально находятся. Помимо этого, DFS облегчает сканирование файлов при поиске вирусов.

С помощью DFS можно организовать схему резервирования данных, делающую информацию непрерывно доступной в сети. Поскольку узел DFS может указывать на несколько альтернативных общих ресурсов, при отключении одного из них, остальные могут быть использованы для работы с информацией. Этот же подход дает выигрыш в производительности, т. к. с помощью DFS общие ресурсы, содержащие одинаковые данные, могут быть распределены по сети так, чтобы сбалансировать и оптимизировать доступ к ним со стороны пользователей, расположенных на различных площадках корпоративной сети. Если 300 пользователей требуют доступ к одному общему ресурсу сети, то создание набора копий этого тома на нескольких серверах позволит разбить и сбалансировать общую нагрузку на сеть. Распределенная файловая система может работать совместно с WWW Server (входит в состав служб Internet Information Services) в среде Windows 2000 Server. Если первоначальная страница физически перенесена с одного сервера на другой, связи HTML или другие страницы, хранящиеся в DFS, продолжат свое функционирование без какого-либо обновления (если администратор сделал в DFS соответствующие коррекции), и пользователи не заметят никаких изменений. В случае, если сервер, где находится данная страница, отключен, она может быть доступна на другом сервере. При этом все связи, указывающие на эту страницу, будут функционировать без какой-либо дополнительной коррекции..

6. Концепции, лежащие в основе DFS

Концепции, лежащие в основе DFS

Начальной точкой для логических имен дерева DFS служит корень распределенной файловой системы. Для его создания необходимо указать некоторый общий ресурс, находящийся на сервере. Все остальные логические имена DFS будут находиться на следующем иерархическом уровне. Общие ресурсы компьютерной сети в дереве DFS представляются с помощью логических имен DFS. Доступ к логическому имени может быть получен с помощью обыкновенного имени UNC, имеющего следующий вид:

\\Имя_Сервера\Логическое_Имя_DFS\Путь\Файл

где Имя_Сервера - это имя машины, где установлена и работает распределенная файловая система, Логическое_Имя_ОГ5 - имя общего ресурса, являющегося корнем вашей распределенной файловой системы, \IJymi\0awi - это любые допустимые имя и путь. Логические имена DFS можно представить в виде ветвей дерева, растущих от одного корня. Все они находятся на одном уровне иерархии. Распределенная файловая система реализует связь между именем UNC и соответствующим ему файловым сервером и общим ресурсом, где фактически находится файл или каталог. Общие ресурсы, подключенные к дереву DFS, могут находиться на любом сервере, доступном пользователю: на той же машине, где и корень, на любом сервере или рабочей станции Windows 2000 или доступные Windows 2000 посредством специального программного обеспечения клиента (например NetWare, Banyan и т. д.). К DFS могут также подключаться общие ресурсы Windows 95/98 или Windows NT 4.0 Workstation.

Кроме того, если распределенная файловая система работает совместно с Active Directory, доступ к логическому имени DFS может быть получен как с помощью отказоустойчивого имени DFS, так и с помощью имени домена:

\\Отказоустойчивое_имя\Логическое_Имя_ОГЗ\Путь\Файл \\Имя_домена\Том\Путь\Файл

Отказоустойчивое_имя - это логическое имя DFS, хранимое в Active Directory (оно может быть связано с несколькими машинами, обеспечивающими непрерывную доступность информации в случае отказа одного из компьютеров). \\ Имя_домена\Том - имя стандартного объекта "том" в службе каталогов Windows 2000.

Как уже говорилось, к логическому имени DFS подключается один или несколько общих ресурсов компьютерной сети, в качестве которых могут выступать альтернативные общие ресурсы и другие корни DFS. Связь между логическим именем DFS и общим ресурсом сети называется точкой соединения DES. Рассмотрим пример дерева логических имен DFS, приведенный на рис. 9.5. Он содержит все возможные элементы DFS.

7. Альтернативные общие ресурсы (реплики)

Альтернативные общие ресурсы (реплики)

Распределенная файловая система позволяет подключить к одному логическому имени DFS несколько общих ресурсов сети, на которых находится идентичная информация.

DFS не проверяет, синхронизованы ли данные, находящиеся на общих ресурсах. Реплики DFS должны рассматриваться как альтернативные источники информации, синхронизация которых была выполнена заранее (вручную или автоматически). Альтернативные общие ресурсы наиболее эффективны при применении их только для считывания данных.

Максимальное допустимое количество альтернативных общих ресурсов -32 для одной точки соединения. Однако ограничения на количество переходов, созданных в каждой точке дерева DFS, не существует.

1.gif

Изображение:

8. Тома нижнего уровня

Тома нижнего уровня

Любое логическое имя DFS может быть связано с другим корнем DFS, который в свою очередь посредством логического имени DFS может быть связан со следующим корнем DFS и т. д. Подобное объединение логических имен порождает ветвь дерева DFS. Если же логическое имя связывается с общим ресурсом, находящимся в Windows NT 4.0 Workstation, Windows 95/98 Windows for Workgroups или другой операционной системе (например, NetWare) данная ветвь дерева DFS не может быть продолжена. Такие общие ресурсы называются листьями дерева DFS или томами нижнего уровня. (В оснастке (Distributed File System) том нижнего уровня называется ссыпкой, link.)

9. Таблица разделов

Таблица разделов

Таблица разделов (Partition Knowledge Table, РКТ) хранит информацию обо всех точках перехода.

Таблица разделов представляет собой отсортированную поисковую таблицу Запись таблицы имеет длину приблизительно 300 байт. Ниже приведена структура записи таблицы разделов:

Хранимая локально часть таблицы разделов создается для каждого подключенного клиентом логического имени DFS. Записи в таблицу добавляются по мере пересечения переходов. Клиентская часть таблицы РКТ поддерживается в ОЗУ.

На стороне сервера существует одна таблица разделов на всю машину. Ее поддержка осуществляется с помощью реестра.

В объекте РКТ службы каталога централизованно хранится вся информация о логическом имени DFS.

В процессе поиска необходимой точки соединения клиент сначала просматривает локально кэшированные записи РКТ. Если информация, необходимая для осуществления доступа к интересующим данным (ссылочная информация) не может быть распознана, клиент запрашивает корень DFS. Если и в этом случае ссылочная информация не может быть распознана, генерируется ошибка. В случае успешного завершения распознавания клиент добавляет эту ссылочную информацию к своей локальной таблице разделов.

Ссылочная информация, полученная клиентом из РКТ, кэшируется на 5 минут (значение по умолчанию; этот параметр может настраиваться индивидуально для каждой ссылки). Если в течение этого времени клиент повторно использует данную информацию, время ее жизни вновь устанавливается равным 5 минут. В обратном случае кэш-память очищается. Используемое логическое имя DFS связано с несколькими альтернативными общими ресурсами, в кэш попадает ссылочная информация, касающаяся каждой из альтернатив. Программное обеспечение клиента случайно обращается к одному из альтернативных ресурсов.

10. Управление DFS

Управление DFS

Управление распределенной файловой системой выполняется централизовано с помощью удобного инструмента - оснастки Распределенная файловая система DFS (Distributed File System) (рис. 9.6). Оснастка устанавливается только на Windows 2000 Server и располагается в группе Администрирование (Administrative Tools). С ее помощью можно подключаться к любым корням DFS и управлять ими; одновременно в окне структуры этой оснастки может отображаться множество корней DFS.

11. Создание корня DFS

Создание корня DFS

Организация дерева логических имен распределенной файловой системы начинается с создания корня DFS. Он может быть создан как в разделе

FAT, так и в разделе NTFS. Однако по соображениям безопасности его рекомендуется создавать в NTFS.

Для создания корня распределенной файловой системы:

1.	Запустите оснастку Распределенная файловая система DFS.
2.	В меню Действие (Action) выберите команду Создать корень DFS (New DFS Root) или нажмите кнопку Создание нового корня DFS (Create a new DFS Root) на панели инструментов. Запустится Мастер создания нового корня DFS (New DFS Root Wizard). Еще один вариант - установите указатель мыши на корневой узел в окне структуры и нажмите правую кнопку мыши. В появившемся контекстном меню выберите команду Создать корень DFS. В компьютерной сети, где установлено несколько серверов с работающей на них службой Active Directory (т. е. в домене), отказоустойчивость обеспечивается с помощью репликации каталога. Распределенная файловая система, реализованная в Windows 2000, может быть интегрирована с Active Directory, что дает возможность создать отказоустойчивую DFS. Различные серверы в домене могут хранить корень DFS, что обеспечит устойчивость корня к отказам. Сама служба Active Directory обеспечивает процесс синхронизации различных реплик корня DFS. Если компьютер, на котором создается корень DFS, не интегрирован в Active Directory, в этом случае может быть создана только изолированная распределенная файловая система, не обладающая средствами репликации корня.
3.	В следующем окне мастера установите переключатель либо в положение Создать корень DFS в домене (Create a Domain Dfs Root), либо в положение Создать изолированный корень DFS (Create a Stand-alone Dfs Root). Затем нажмите кнопку Далее.
4.	В следующих двух окнах укажите домен, в котором будет создан корень DFS и имя сервера, на котором будет находиться корень DFS. Обратите внимание, что при создании изолированной распределенной файловой системы окно, предназначенное для выбора домена, не появляется. Это связано с тем, что в последнем случае DFS жестко привязывается к компьютеру.
5.	В следующем окне (рис. 9.7) выберите локальный общий ресурс, на основе которого будет создан корень DFS. Если необходимый ресурс еще не создан, выберите переключатель Создать новый общий ресурс (Create a new share).
6.	Далее следует указать имя корня распределенной файловой системы, видимое в домене. По умолчанию мастер предлагает присвоить корню то же имя, которое имеет его общий ресурс. Однако это не всегда удобно. В больших корпоративных сетях, где дерево логических имен DFS сильно разветвлено, рекомендуется назначать корню более информативное имя. После проверки всех введенных сведений нажмите кнопку Готово.

9-6.jpg

Изображение:

12. Создание дочерних логических имен DFS

Создание дочерних логических имен DFS

После выполнения последовательности шагов, описанной в предыдущем разделе, появляется корень DFS, который теперь можно дополнять дочерними логическими именами (ссылками). Если некоторый общий ресурс не находится в среде Windows 2000, то соответствующее логическое имя будет последним в ветви дерева имен. Для создания дочернего логического имени DFS:

При наличии в сети нескольких одновременно работающих деревьев DFS к создаваемому логическому имени DFS может быть подключен корень другого дерева DFS. На рис. 9.9 видно, как корень DFS, находящейся па сервере SRV-RUS2, подключен к логическому имени DFS "Удаленный корень DFS".

13. Добавление реплик к логическому имени DFS

Добавление реплик к логическому имени DFS

Если в сети работает несколько серверов, появляется возможность создать отказоустойчивую схему хранения важной информации с помощью альтернативных общих ресурсов - реплик.

Для подключения альтернативного общего ресурса к некоторому логическому имени:

1.	Установите указатель мыши на логическое имя, с которым вы хотите связать еще один общий ресурс, и нажмите правую кнопку. В появившемся контекстном меню выберите команду Создать реплику (New Replica).
2.	В появившемся окне укажите имя UNC общего ресурса и нажмите кнопку ОК. В случае необходимости для поиска нужного общего ресурса можно воспользоваться кнопкой Обзор. Если синхронизация информации альтернативных ресурсов будет выполняться вручную, в группе параметров Политика репликации (Replication Policy) окна Добавить новую реплику (Add a New Replica) оставьте флажок в позиции Репликация вручную (Manual replication). Если синхронизация информации реплик будет выполняться автоматически, установите флажок Автоматическая репликация (Automatic replication). В последнем случае появится окно диалога Политика репликации, с помощью которого выполняется настройка репликации. Если активизация процесса репликации в данный момент не нужна, нажмите кнопку Отмена (Cancel).
3.	Альтернативные общие ресурсы, связанные с данным логическим именем, в алфавитном порядке будут отображены в окне Реплики (Replica(s)) оснастки Распределенная файловая система DFS (рис. 9.10).

14. Управление репликацией DFS

Управление репликацией DFS

Набор альтернативных общих ресурсов, связанных с одним логическим именем DFS, называется набором реплик. В зависимости от того, в каких условиях работает распределенная файловая система, синхронизация реплик в наборе осуществляется различными методами. Распределенная файловая система не пытается проанализировать, отличаются ли данные, находящиеся на различных репликах. Их идентичность должна быть достигнута с помощью сторонних средств. Если альтернативные общие ресурсы созданы в отдельно стоящей распределенной файловой системе, в DFS, не интегрированной

с Active Directory, или они находятся в разделе FAT, автоматическая репликация становится невозможна. В этом случае синхронизация данных между членами набора реплик должна выполняться вручную. Если альтернативные общие ресурсы находятся в разделе NTFS 5.0 в распределенной файловой системе, созданной на серверах Windows 2000 и интегрированной с Active Directory, для них можно настроить автоматическую синхронизацию (репликацию) информации. Однако прежде следует тщательно изучить топологию сети и проанализировать влияние процесса репликации на производительность системы.

Для того чтобы настроить репликацию данных альтернативных ресурсов:

По завершении конфигурации репликации данные, находящиеся на общих ресурсах, входящих в набор реплик, будут периодически синхронизироваться. По умолчанию период синхронизации равен 15 мин. Настроив репликацию, можно проверить ее текущее состояние. Для этого:

Результат проверки может зафиксировать одно из трех состояний:

15. Взаимозаменяемость альтернативных общих ресурсов

Взаимозаменяемость альтернативных общих ресурсов

Ссылки на общие ресурсы кэшируются локально на стороне клиента для повышения производительности, а также в случае существования альтернативных общих ресурсов. Клиенту доступны все альтернативы. Он случайным образом выбирает, какая ссылка должна быть использована в данный момент. Однако если в сети есть альтернативы в разных сайтах, то будет выбрана не случайная, а ближайшая по топологии ссылка.

При обращении к логическому имени DFS клиент находит необходимую ссылку и начинает сеанс (если соединение с сервером отсутствует, ему передается вся системная информация, необходимая для создания соединения). Если обращение по выбранной ссылке привело к ошибке, начинается замещение недоступного ресурса. Скорость этого процесса зависит от операций, выполняемых клиентом во время возникновения ошибки, и от того, как произошел сам отказ.

Ниже рассматриваются несколько типичных ситуаций отказа в доступе к ресурсу.

16. Отказ компьютера

Отказ компьютера

Клиент просматривает альтернативный общий ресурс. В машине, на которой находится этот ресурс, пропадает напряжение питания, или она отключается от компьютерной сети по какой-либо другой причине. Переход от ресурса, который стал недоступен, к альтернативному ресурсу начинается после установления факта отключения компьютера от сети. Длительность этого этапа зависит от используемого клиентом протокола. Множество протоколов работает по низкоскоростным линиям WAN. Кроме того, практически все протоколы обладают счетчиками повторов. Поэтому, до того как будет установлено отсутствие ресурса сети, может пройти несколько минут. После установления факта отключения ресурса распределенная файловая система производит немедленный выбор альтернативного общего ресурса. Если локальный кэш не содержит информации о доступных-альтернативах, клиент DFS запрашивает информацию об альтернативах у корня DFS. Если на уровне корня также нет доступных альтернатив, происходит отказ в обслуживании. В обратном случае DFS инициирует процесс подключения к доступному альтернативному общему ресурсу и создание сеанса.

17. Отказ жесткого диска

Отказ жесткого диска

Клиент обращается к общему ресурсу. На машине отказывает жесткий диск, где находится этот ресурс. В данном случае сервер, где произошел отказ, не потерял способность отвечать на клиентские запросы, поэтому он сообщает о факте отказа оборудования и замена отказавшего ресурса происходит моментально.

Следует отметить, что на процесс замены ресурса большое влияние оказывает поведение приложения, открывшего и заблокировавшего файлы на отказавшем ресурсе. Оно должно иметь возможность выявления ошибок доступа к данным с повторным обращением к файлам. В противном случае безболезненный переход на альтернативный общий ресурс будет невозможен.

18. Безопасность DFS

Безопасность DFS

Помимо создания необходимых административных привилегий, служба DFS не пользуется никакими дополнительными средствами обеспечения безопасности. Обращение к информации посредством логического имени DFS целиком зависит от наличия прав доступа к связанному с ним общему ресурсу у обратившегося пользователя. Права доступа определяются списками управления доступом, о которых говорится ниже.

Права доступа не имеют отношения к структуре дерева DFS. Например, пользователи могут иметь необходимые права, позволяющие им обращаться к данным связанным с дочерним логическим именем DFS, не имея доступа к информации, связанной с родительским логическим именем.

19. Создание сеанса

Создание сеанса

При первом пересечении каждого перехода распределенной файловой системы и его кэшировании клиент, ориентированный на работу с DFS, создает сеанс с сервером, находящимся на противоположной стороне перехода, В процессе установления соединения выполняется аутентификация пользователя, обратившегося к данным. Для этого нужна информация входа, сообщенная им при подключении к DFS.

Если подобная информация неизвестна, то для создания сеанса будут взяты данные, введенные пользователем при регистрации в рабочей станции.

20. Списки управления доступом

Списки управления доступом

Списки управления доступом (ACL) определяют права доступа пользователей к общим ресурсам сети. Их администрирование выполняется на уровне физического общего ресурса. По ряду причин система безопасности, основанная на едином списке управления доступом, администрирование которого выполнялось бы от корня DFS в масштабах всей системы, не была бы эффективна. Пользователи могут обойти централизованную логическую базу списков управления доступом, выполнив команду net use. Кроме того, логическое имя DFS может быть связано с несколькими общими ресурсами, часть которых находится в разделе FAT, а другие - в NTFS, а также в иных сетевых операционных системах. Невозможно создать ACL, начинающийся на томе NTFS, продолжающийся на томе FAT, возвращающийся на том NTFS и заканчивающийся на томе NetWare. Эти и другие факторы делают предпочтительным использование списков управления доступом, определяющих политику обращения к конкретному общему ресурсу, а не ко всему дереву DFS в целом.

21. Автономные файлы

Автономные файлы

Что делать, если пользователю необходимо работать с документами, находящимися в общем каталоге, в условиях отсутствия соединения с сетью? Операционная система Windows 2000 располагает средством Автономные файлы (Offline Files), позволяющим решать подобные проблемы (Offline Files - это один из компонентов технологии IntelliMirror, см. главу 12). С его помощью пользователи могут открывать и корректировать файлы, находящиеся в общих папках, даже отключившись от сети.

При отключении от сети автономные файлы извещают об этом пользователя. В панели задач появляется специальный значок, а на рабочем столе - сообщение, сигнализирующее в том, что сетевое соединение исчезло и началась автономная работа. При конфигурировании автономных файлов пользователь может сам выбрать, как они должны реагировать на отключение от сети. После подключения к сети Диспетчер синхронизации (Synchronization

Manager) переносит все изменения, сделанные пользователем в сетевых файлах в процессе автономной работы, на общий сетевой ресурс.

При автономной работе, не имея соединения с сетью, пользователь не теряет способности просматривать сетевые устройства и работать со своими файлами. На значках отключенных сетевых общих ресурсов появляется красный крестик. Просматривая эти ресурсы, пользователи смогут увидеть только те файлы, которые были заранее указаны или которые были открыты ими недавно, до разрыва соединения.

Права доступа в автономном режиме работы остаются такими же, какие они были при наличии соединения с сетью. Например, документ, доступный на сетевом общем ресурсе только для чтения, будет доступен только для чтения и при автономной работе.

Для того чтобы сделать доступными для пользователей, отключенных от сети, файлы общих ресурсов, нужно поместить их в кэш компьютера. Кэш компьютера - это часть пространства диска, доступ к которому возможен в любом состоянии соединения с сетью. Автономные файлы позволяют применять три варианта кэширования (это задается на вкладке Доступ (Sharing) в окне свойств общего ресурса - кнопка Кэширование {Caching)):

22. Ручное кэширование для документов

Ручное кэширование для документов

Ручное кэширование предполагает, что, отключившись от сети, пользователь сможет открывать только те файлы общего сетевого ресурса, которые он предварительно указал. Такой тип кэширования идеален для работы с общим ресурсом, на котором находятся документы или рисунки. Этот вариант кэширования устанавливается по умолчанию.

25. Настройка компьютера для работы с автономными папками

Настройка компьютера для работы с автономными папками

Для создания автономных папок на компьютере:

По умолчанию на рабочей станции флажок Использовать автономные файлы установлен, а на сервере снят. После настройки компьютера для работы с автономными папками следует указать конкретные файлы и папки, с которыми необходимо работать автономно (эта операция описана в следующем разделе). Для выполнения быстрой синхронизации нужно сформировать расписание диспетчера синхронизации, который осуществляет синхронизацию файлов и папок перед завершением работы компьютера.

Для просмотра списка сетевых файлов и папок, с которыми можно работать автономно, следует нажать кнопку Просмотреть файлы (View Files) на вкладке Автономные файлы.

26. Выбор файлов для автономной работы

Выбор файлов для автономной работы

Для того чтобы обозначить, с какими файлами и папками необходимо работать автономно:

Доступные для автономной работы файлы и папки можно изменять после отключения от сети. Команда Сделать доступным в автономном режиме доступна в меню Файл только после того, как на вкладке Автономные файлы установлен флажок Использовать автономные файлы.

27. Настройка реакции автономных файлов на отключение компьютера от сети

Настройка реакции автономных файлов на отключение компьютера от сети

Чтобы определить, как автономные.папки будут реагировать на отключение от сети:

1.	В окне Проводника или в окне Мой компьютер в меню Сервис выберите команду Параметры папки.
2.	В появившемся окне диалога на вкладке Автономные файлы нажмите кнопку Дополнительно.
3.	Появится окно Автономные файлы - дополнительная настройка (Offline Files- Advanced Settings) (рис. 9.14). С его помощью можно настроить реакцию компьютера на потерю сетевого соединения, для чего в группе Когда теряется сетевое подключение (When a network connection is lost) следует установить соответствующий переключатель.
4.	В поле Список исключений (Exception list) можно определить список компьютеров, при потере соединения с которыми должны выполняться индивидуальные настройки реакции автономных файлов. Добавить компьютер в список исключений можно, нажав кнопку Добавить. В появившемся диалоговом окне следует указать имя компьютера, обладающего индивидуальными настройками реакции автономных папок, и действие при отключении от сети.

28. Синхронизация информации автономных папок и общего ресурса

Синхронизация информации автономных папок и общего ресурса

Поскольку отключение компьютера от сети дает возможность пользователю продолжать корректировать свои файлы в автономных папках, а все пользователи, компьютеры которых не потеряли соединения с сетью, продолжают работать с файлами общего ресурса сети-, содержимое одних и тех же файлов становится различным. Поэтому после восстановления соединения с сетью необходимо выполнить синхронизацию автономных папок и общего сетевого ресурса.

Синхронизация информации может быть выполнена тремя способами:

Для принудительной синхронизации:

1.	Запустите диспетчер синхронизации. Для этого в меню Сервис следует выбрать команду Синхронизировать (Synchronize).
2.	Установите флажки, соответствующие автономным файлам, которые следует синхронизировать (рис. 9.15).
3.	Нажмите кнопку Синхронизация. В процессе синхронизации возможны конфликты версий одноименных файлов, располагающихся на локальном компьютере и на общем ресурсе. При этом система выдает сообщения, содержащие информацию о времени корректировки каждого из файлов и запрос на последующие действия. В этих случаях пользователь может выбрать одну из трех возможностей: Оставить только ту копию файла, которая хранится на локальном компьютере. Оставить только ту копию файла, которая находится на общем ресурсе. Сохранить более позднюю версию файла под новым именем (по умолчанию - к имени файла добавляется имя компьютера откуда берется эта версия).

При возникновении конфликтов пользователь может обрабатывать каждую ситуацию отдельно, а может указать общее действие (из трех перечисленных выше возможностей) для всех дублирующихся имен.

Для установок синхронизации автономных папок при входе в систему или выходе из системы:

1.	Запустите диспетчер синхронизации и нажмите кнопку Установка (Setup). Появится окно диалога Параметры синхронизации (Synchronization Settings) (рис. 9.16).
2.	Перейдите на вкладку Вход/выход (Logon/Logoff). В поле При использовании данного сетевого подключения (When I am using this network connection) выберите сетевое соединение, которое вы хотите использовать.
3.	В поле Синхронизовать следующие отмеченные объекты (Synchronize the following checked items) установите флажки, соответствующие синхронизируемым объектам.
4.	В поле Автоматически синхронизовать выделенные объекты (Automatically sinchronize the selected items) выберите положение переключателя при входе в систему (When I log on to my computer) или при выходе из системы (When I log off my computer) - если вы хотите синхронизировать информацию по завершению работы с системой.
5.	Если вы хотите, чтобы диспетчер синхронизации запрашивал у вас разрешения на автоматическую синхронизацию, установите флажок Запрашивать подтверждение перед синхронизацией (Ask me before synchronizing the items).
6.	После установки параметров закройте окно диспетчера синхронизации.

Для синхронизации информации автономных папок в момент бездействия компьютера нужно в окне Параметры синхронизации перейти на вкладку При простое (On Idle), выбрать нужное сетевое подключение и установить флажки около синхронизируемых файлов. По умолчанию синхронизация отмеченных файлов начинается, если компьютер не используется 15 минут, и повторяется каждый час.

Рис. 9.16. Настройка параметров синхронизации

В настоящее время большую популярность среди современных информационных систем приобрели системы класса MRP – ERP . Восьмидесятые годы ХХ столетия были годами быстрого развития систем MRP (планирование материальных ресурсов) и MRP II (планирование производственных ресурсов). Последняя является дальнейшим развитием системы MRP и обеспечивает автоматизированный расчет:

Плана производства по номенклатурным группам;

Поставок и продаж готовой продукции;

Материально-технического снабжения (потребности в материалах и комплектующих);

Производственных мощностей;

Финансового плана;

Необходимого количества основных производственных рабочих.

По мере функционирования систем MRP и MRP II выявились их недостатки, которые устранялись путем добавления новых возможностей. В результате появилась полномасштабная ERP-система (планирование ресурсов предприятия).

Отправной точкой для создания такого рода систем является выполнение следующих требований. Данные вводятся в систему один раз и теми сотрудниками, которые их обрабатывают для нужд бизнеса. Введенные в систему данные становятся доступными для всех пользователей.

Различие между MRP и ERP – системами в том, что первые ориентируются только на промышленные предприятия, а вторые не ограничены сферой применения и могут быть использованы в торговле, банках, страховых компаниях, образовательных учреждениях и т.д. Кроме того ERP- системы в отличие от всех предыдущих позволяют планировать финансовые затраты на проекты обновления оборудования и инвестиции в производство новых изделий.

ERP – системы обладают возможностями управления транснациональными компаниями, т.к. позволяют организовать различные системы бухгалтерского учета и отчетности, поддерживать несколько валют, несколько языков, а также облегчить работу в нескольких часовых поясах (круглосуточно и круглогодично).

Для того, чтобы правильно управлять стоимостью товара и понимать, сколько стоит его продвижение, производство и обслуживание, нужно учитывать все этапы его жизненного цикла. Поэтому в перспективе в соответствии с планами фирмы Gartner Group , разрабатывающей ИС данного класса, должна появится система ERP II, главные особенности которой – определение и учет требований к продукции и адаптация производства к рыночной конъюнктуре. Если ERP – система – это автоматизация бизнеса внутри предприятия, то ERP II – система (ее еще иногда называют CSRP - планирование ресурсов, синхронизированное с потребителем) – это развитие интеграции с системами электронного бизнеса и системами поддержки отношений с покупателями. Иначе говоря, ERP II – это система управления ресурсами и внешними связями (Enterprise Resource & Relationship Processing ).

Этапы разработки информационных систем для решения экономических задач. Роль специалистов в предметной области в проектировании информационной системы

Разработка компьютерного решения экономической задачи осуществляется в следующей последовательности:

1. Обоснование путей компьютерного решения задачи.

2. Реализация компьютерного решения задачи.

3. Разработка контрольного примера и инструктивно-методической документации.

Первый этап. На этом этапе определяются причины, объясняющие необходимость использования информационных технологий в процессе выполнения расчетов, а также указываются недостатки, которые будут устранены в результате автоматизации расчетов, формулируются цели применения информационных технологий, рассматриваются аргументы, доказывающие целесообразность применения компьютера.

Цель разработки ИС можно разделить на две подцели:

Улучшение экономических показателей, отражающих качество выполнения конкретной функции управления на уровне всего предприятия или конкретного структурного подразделения;

Улучшение экономических показателей качества информационного обслуживания аппарата управления.

При обосновании путей компьютерного решения задачи рассчитываются затраты, связанные с разработкой ИС. Жизненный цикл ИС состоит из следующих фаз:

Проектирование и внедрение;

Эксплуатация;

Вывод из эксплуатации.

Каждую фазу сопровождают затраты, которые должны быть приведены к определенному периоду (как правило, год).

По результатам первого этапа делается вывод о возможности использования готового программного средства или необходимости создания собственного программного продукта.

Второй этап предназначен для собственно компьютерной реализации задачи. Если сделана ориентация на готовый программный продукт, то осуществляется его привязка к специфике решаемой задачи, вводится исходная информация и инициируется запуск программы.

При создании собственной разработки делается постановка задачи, разрабатывается алгоритм ее решения, который реализовывается силами самой организации или приглашенными специалистами..

Третий этап предназначен для разработки контрольного примера и инструктивно-методической документации. Контрольный пример - это ограниченная совокупность реальных данных, на которых проверяется корректность алгоритма и работоспособность программы. Документация создается для пользователей различных категорий: конечных пользователей, программистов, операторов.

Особую роль в процессе моделирования ИС играет конечный пользователь, т.к. он принимает участие в обследовании предприятия и внедрении всех информационных технологий. На первом этапе пользователь оценивает специфику объекта управления, на основе чего делается выбор пути создания ИС – приобретение готовой или разработка собственной ИС.

На втором пользователь формулирует свои требования к будущему программному продукту, к формам входной информации и формам получения результатов. Также он консультирует постановщиков задач в процессе составления алгоритмов их решения.

На третьем этапе пользователь принимает участие в разработке контрольного примера и оценке результатов его решения.

Опыт показывает, что только конечный пользователь ИС может квалифицировано дать описание задачи или бизнес-процесса для своего рабочего места, поэтому его участие в разработке ИС необходимо.

Внутримашинное информационное обеспечение. Характеристика, основные формы

Внутримашинное информационное обеспечение АРМ – это внемашинное ИО, которое размещается в памяти компьютера в соответствии с определенной моделью. Оно может быть организовано в виде файлов, баз данных, хранилищ данных, баз знаний и т.д.

Поскольку внутри машинное ИО – это внемашинное ИО, перенесенное в память компьютера, содержательно элементы этих видов ИО соответствуют друг другу.

Файлы – основное назначение.

Базы данных – основное назначение.

Хранилища данных – основное назначение.

Базы знаний – основное назначение.

Файловые системы. Особенности организации и использования

Файл – это последовательное отображение однородных управленческих документов на машинном носителе в виде записей. Запись отражает один документ или его строку, если документ многострочный. Запись состоит из полей, в которых находятся реквизиты документа.

Для обработки файл должен характеризоваться структурой, т.е. именем, количеством полей в записи, последовательностью фиксации полей в записи, типом записи (постоянной или переменной длины), типом поля, длиной поля, ключом доступа. Ключи доступа, используемые для поиска нужной записи, могут быть первичными и вторичными. Ключ называется первичным, если с его помощью отыскивается одна запись, и вторичным, если больше одной.

Структура файла соответствует структуре управленческого документа из внемашинного ИО. Поэтому файлы группируются следующим образом:

Входные оперативные – содержат переменную информацию, отражающую текущие производственно-хозяйственные факты;

Условно-постоянные – содержат нормативно-справочные данные;

Результирующие – содержат результаты расчетов;

Корректирующие – содержат данные для корректировки условно-постоянных данных.

Однако файловая система обладает рядом серьезных недостатков: во-первых, чрезмерная избыточность данных, являющаяся причиной возрастания затрат на их корректировку, во-вторых, высокая зависимость прикладных программ от изменения структуры файлов.

Базы знаний. Их применение для решения экономических задач

Базы знаний – это знания человека, представленные в памяти компьютера в соответствии с какой-либо моделью. Обычно под базами знаний понимают совокупность фактов и правил вывода, допускающих логический вывод и осмысленную обработку информации. Наиболее распространенными моделями в настоящее время являются: деревья выводов (правила, продукции), деревья целей и семантические сети

Чаще всего БЗ используются в экспертных системах , обеспечивающих создание и использование баз знаний экспертов и системах искусственного интеллекта . База знаний здесь предназначена для хранения экспертных знаний о предметной области, которые используются при решении задач экспертной системой.

Знания в БЗ можно разделить на алгоритмические и неалгоритмические.

Алгоритмические (процедурные) знания - это алгоритмы (программы, процедуры), вычисляющие функции, выполняющие преобразования, решающие точно определенные конкретные задачи..

Неалгоритмические знания - состоит из объектов, называемых понятиями. Понятие обычно имеет имя, определение, структуру (составные элементы), связано с другими понятиями и входит в какую-то систему понятий. Другие неалгоритмические знания - это связи между понятиями или утверждения о свойствах понятий и связях между ними.

Для создания баз знаний разрабатываются специальные программные средства. Они позволяют обеспечить загрузку, актуализацию, поддержание в достоверном состоянии, расширение базы знаний, формирование, обработку и включение новых знаний, соответствующих текущей ситуации.

Дерево вывода. Создание, использование

Дерево вывода – это множество объединенных правил, отражающих условия выполнения некоторого процесса. Правил представляют собой языковую конструкцию вида:

ЕСЛИ <условие, ct(условия)> , TO <заключение, ct(заключения)> ct(правила), где

Ct(условия), ct(заключения), ct(правила) соответственно коэффициенты определенности условия, заключения и правила. Значение ct, равное 0, указывает на полную неопределенность, а 1 – на полную определенность. В дереве указываются значения в этом диапазоне. Множество правил объединяются в дерево вывода.

В правиле может быть несколько условий, связанных между собой союзами И или ИЛИ. С помощью специальных формул рассчитывается коэффициент определенности для заключения.

Для простого правила, содержащего лишь одно условие, например, ЕСЛИ Е, ТО С, коэффициент определенности для заключения С рассчитывается так:

Ct(C) = ct(E) · ct(правила)

Если в правиле несколько условий, связанных союзом И, то для расчета коэффициента определенности заключения применяется следующая операция:

ЕСЛИ (Е1 и Е2), ТО С:

Ct(C) = min (ct(E1), ct(E2)) · ct(правила).

Для правила, в котором присутствуют несколько условий, связанных союзом ИЛИ применяется операция вида:

ЕСЛИ (Е1 Или Е2), то С:

Се(С) = max(се(У1)б се(У2)) · се(правила)

Дерево целей. Создание, использование

Представление знаний в виде дерева целей возможно, если известны цель управления и формулы, по которым можно рассчитать уровень достижения каждой подцели. Для каждой подцели устанавливаются приоритеты в виде коэффициентов, означающих степень влияния каждой подцели на достижение цели. Сумма этих коэффициентов равна 1.

Существуют специальные формулы, позволяющие вычислить изменения количественных характеристик подцелей, гарантирующие не обходимое изменение количественных характеристик достижения цели. В случае двух подцелей, количественные характеристики одной из которых надо увеличить, а другой уменьшить, формулы имеют вид:

ΔЦ 1 и ΔЦ 2 – соответственно искомые изменения количественных характеристик подцелей.

Дерево целей можно продолжить, если указать, из чего в свою очередь состоят подцели. Это позволит рассчитать управляющие воздействия более детального характера.

Семантические сети. Назначение, создание, использование

Семантическая сеть . Это ориентированный граф, в узлах которого находятся имена объектов, а стрелки указывают на отношения между ними. Из неизмеримого множества отношений часто используются часть-целое, свойства и функциональные связи (производит, находится и т.д.).

Семантическая сеть обрабатывается на основе принципа сопоставления объекта и отношения, указанных в запросе, с объектами и отношениями, имеющимися в семантической сети.