من خلال العمل مع العملاء ، أرى أن كل مدير تقريبًا (واحد أو خمسة أو 100 شخص تحت قيادته - لا يهم!) يعقد اجتماعًا تخطيطيًا أو اجتماعًا مدته خمس دقائق في الصباح ، ويفعله الجميع تقريبًا بشكل غير فعال. كيف أفهمها؟ الأمر بسيط للغاية: كل من القادة ، بطريقة أو بأخرى ، غير راضٍ عن نتائج الاجتماع الصباحي. مقالتي حول كيفية إصلاح هذا ، ومرفقة أيضًا لمساعدتك (مطلوب للوصول) .

الخطوة الأولى. التشخيص السريع لفعالية اجتماع التخطيط الصباحي

ضع علامة بجانب البيان إذا كنت توافق على العبارة:

• يتأخر الموظفون بانتظام عن اجتماع التخطيط الصباحي أو يذهبون على مضض
• كل يوم اجتماع الصباح له مدة مختلفة.
• تستغرق الاجتماعات الصباحية أكثر من 15 دقيقة
• يغادر الموظفون الاجتماع متوترين أو قلقين أو غير راضين
• أنت تميل إلى الاعتقاد بأن اجتماعات التخطيط الصباحية غير مجدية - فأنت تتوقف تدريجياً عن رؤية المعنى فيها
• خلال يوم العمل ، تشتت انتباه الموظفين باستمرار ، وعليك مناقشة المشكلات المختلفة معهم
• خلال النهار ، يجب شرح نفس الشيء لكل موظف تقريبًا.
• لا يتذكر الموظفون ما قلته لهم في الاجتماع الصباحي
• على الرغم من حقيقة أن المهمة تم تعيينها في الصباح ، إلا أنها غالبًا ما لا تكتمل بحلول المساء.
• يرتكب موظفوك نفس الأخطاء كل يوم

إذا حددت مربعًا واحدًا على الأقل ، فأنت بحاجة إلى إعادة النظر في الطريقة التي تجري بها اجتماعات الصباح ، اعتمادًا على أهدافك.

الخطوة الثانية: تحديد الغرض من الاجتماع الصباحي.

كما هو الحال في أي نشاط ، عليك أن تحدد لنفسك بوضوح: ما هي النتائج التي تريد تحقيقها من خلال عقد اجتماعات الصباح؟ وبناءً على الأهداف المحددة ، لتشكيل خطة عمل.

اختر من قائمة الأهداف التي تهتم بها:

• تحفيز الموظف

يجب أن تكون جميع الأهداف المذكورة أعلاه حاضرة في عملك مع الفريق ، ولكن لا يجب تحديدها كلها بنفسك لتحقيقها خلال الاجتماع الصباحي.

على سبيل المثال ، يمكنك تبادل الخبرة والتدريب على أساس أسبوعي وليس في الصباح ، ولكن في وقت مخصص لهذا الغرض ، ويتم جمع ومناقشة جميع المشكلات والأسئلة في ذلك الوقت.

في الوقت نفسه ، يجب أن تفهم أنه إذا لم تحدد لنفسك هدف تحفيز الموظفين في الصباح ، فلن تحتاج إلى انتظار الإنجازات - لن يكون هناك أي شيء 🙂

الآن بمزيد من التفاصيل حول كيفية تحقيق كل هدف من الأهداف.

1. التخطيط وتحديد الأهداف / التركيز لليوم / الأسبوع

لا ينبغي تعيين أكثر من ثلاث مهام وتركيز واحد في اليوم. الخيار المثالي هو إذا لم تقم بالتعبير ، لكن كل موظف سيقول بشكل مستقل ما الذي سيحققه بنهاية اليوم وما الذي سيركز عليه اليوم.

يجب أن تكون الأهداف قابلة للتحقيق ومحددة وقابلة للقياس ، أي بالأرقام! حدد الأهداف باستخدام منهجية SMART(ما نوع الطريقة التي يمكنك قراءتها .

يدرك جميع الأشخاص العرض المرئي للمعلومات بشكل أفضل ، لذلك من الأفضل كتابة المهام الرئيسية على السبورة ، والتأكيد على التركيز لليوم (بالمعنى الحرفي للكلمة) أثناء المحادثة.

إذا تم تعيين المهام من قبل المدير ، فمن الأفضل أن يكتب الموظف أيضًا مهامه في اليوميات.

1. جمع مشاكل العمل وردود الفعل من الموظفين

من المهم بناء التواصل في اتجاهين ، ليس فقط أنت ، كقائد ، تتحدث معهم حول المشاكل التي نشأت خلال اليوم الماضي ، ولكنهم يحتاجون أيضًا إلى التعود على الحديث عن الصعوبات التي نشأت في عملية الشغل. غالبًا ما يعتبر الموظفون مشاكلهم غير مهمة ، ويناقشونها فيما بينهم فقط ، ولا يعبرون عنها للإدارة.

من الضروري إنشاء مجال ثقة ، لذلك ، أولاً ، من أجل تشجيع النشاط ، يقبل المدير دائمًا جميع المشكلات التي أعرب عنها الموظفون (حتى لو كانت ، في رأيه ، صغيرة وغير مهمة). ثانيًا ، ابحث دائمًا عن المذنب وليس المذنب. ثالثًا ، تعيين شخص مسؤول عن حل المشكلة وتحديد مواعيد نهائية للقضاء عليها ، وبناءً على نتائج العمل المنجز ، قم بالإبلاغ عن حقيقة أن المشكلة قد تم حلها.

1. تبادل الخبرات وتدريب العاملين

يمكنك أيضًا إجراء تدريبات مصغرة: إحضار أو تكرار نصوص الكلام القياسية للموظفين ، ومزايا المنتج ، والردود على الاعتراضات ، والعروض الترويجية الحالية للشركة ، وما إلى ذلك. عند التدريب ، لا تتحدث فقط ، قم بإشراك الموظفين باستمرار في العملية.

علمهم كل يوم شيئًا جديدًا ومفيدًا. دائما تطوير موظفيك!

1. زيادة روح الفريق

بادئ ذي بدء ، عند التواصل ، استخدم كلمات مثل "نحن" ، "فريقنا".

صوت أخبار الشركة ، لحظات داخل المنظمة ، نجاحات المنظمة (وإن كانت صغيرة) خلال اليوم الماضي. حتى لو كان لدى شركتك بريد شركة ، فلن يقرأه الجميع ، لذلك يمكن التعبير عن الأخبار الرئيسية والمثيرة للاهتمام. حتى لو لم تكن الأخبار سعيدة ، فبإمكانك كفريق أن يفكروا معًا في ما يمكن فعله في هذه الحالة.

لا تنس الإعلان عن مواعيد رسمية ومهمة للموظفين (أعياد ميلاد الموظفين أنفسهم ، وأطفالهم ، ومواعيد جولة العمل في الشركة ، والمشاركة في المسابقات ، وما إلى ذلك)

1. تحفيز الموظف

من أجل إعطاء موقف إيجابي للفريق طوال اليوم التالي ، من الضروري:

• العثور على شيء يمدح شخصًا ما من الفريق من أجله (الأفضل للمبيعات والجودة وما إلى ذلك ؛ امتنان العميل ؛ حل مشكلة صعبة أو سؤال غير قياسيإلخ.)؛
• عند تحديد المهام لليوم ، اشرح كيف سيؤثر التنفيذ بشكل إيجابي على الأهداف العامة للشركة ، أي من الضروري إظهار أن كل موظف مهم ؛
• استخدم الكلمات التي تشجع على العمل: "لنفعل ذلك!" ، "أظهر ما يمكنك فعله!" إلخ.
• استخدم الكلمات التي تظهر أنك تؤمن بها: "نستطيع" ، "سوف نثبت" ، "أنا متأكد" ، إلخ.

لا تعاقب أبدًا أي موظف في اجتماع صباحي ، وكذلك التعبير عن عدم الرضا عن الفريق بأكمله - فقط الأشياء الإيجابية في الصباح!

الخطوة 3. وضع قواعد اجتماع التخطيط.

اعتمادًا على نوع اجتماع التخطيط الصباحي الذي حددته لنفسك ، تحتاج إلى وضع جدول زمني لتنفيذه. من الأفضل طباعته وتعليقه في مكان اجتماعك الصباحي.

يجب أن يحدد الجدول الزمني وقت البدء ووقت الانتهاء لاجتماع التخطيط. يجب ألا تزيد مدتها عن 15 دقيقة حتى يكون مستوى إدراك المعلومات بحد أقصى. ومن الضروري أيضًا وضع خطة لإجراء ، أي تسلسل ما سوف تتحدث عنه. توصيات للجدولة:

• تذكر أن تبدأ الاجتماع وتنهيه بملاحظة إيجابية. لذلك ، ابدأ اجتماع التخطيط بتحية ، وحدد بعض الإنجازات التي تحققت خلال اليوم الماضي (لموظف فردي أو فريق ككل). ونختم بالتهاني ، التمنيات اتمنى لك يوم جيد، عبارة تشجع على العمل.
• بعد التحية ، يمكنك الإبلاغ عن نتائج عمل اليوم السابق وتحديد أهداف لليوم الحالي بناءً عليها.
• يجب إجراء التدريب المصغر أو تبادل الخبرات ، المصمم للمساعدة في تحقيق الأهداف المحددة لليوم ، فورًا بعد المهام المعلنة.
• يجب أن تحصل عليه استجابةمن الموظفين - من الأنسب القيام بذلك بنهاية الاجتماع ، حيث أنه من الممكن تحديد وقت قياسي للمناقشة فقط تقريبًا وحتى لا ينقطع اجتماع التخطيط ، من الضروري التحكم في هذه العملية. إذا رأيت أن المشكلة المقدمة للمناقشة معقدة وستستغرق أكثر من دقيقتين لحلها ، فقم بجدولة اجتماع منفصل حول هذه المشكلة أو حدد الشخص المسؤول عن حلها.

قالب الجدول الزمني لاجتماع التخطيط الصباحي:

عينة من تعبئة قواعد اجتماع التخطيط الصباحي(للوصول إلى جميع ملفات مواد إضافيةمن الضروري ):

أنصحك بطباعة نموذج من لوائح اجتماع التخطيط في عدة نسخ وتدوين ملاحظات حول ما تريد أن تقوله بشكل صحيح أثناء الإعداد اليومي.

الخطوة 4. التحضير للاجتماع الصباحي.

يعد الإعداد الجيد 90٪ من النجاح ، لذلك ، كما هو الحال في أي حدث ، يجب أيضًا الاستعداد لاجتماع التخطيط الصباحي.

من الأفضل القيام بذلك في الليلة السابقة وتأكد من كتابته!

أنت تحدد المهام بناءً على الأهداف التي حددتها لنفسك للشهر وفي أي مرحلة من تنفيذها أنت ، وكذلك اعتمادًا على أي منها خلال يوم العمل.

لكل عنصر من عناصر الخطة ، اكتب ما ستقوله: تذكر نجاحات اليوم والصعوبات التي نشأت ، والأخبار والأحداث ؛ فكر مليًا وقم بإعداد برنامج تعليمي صغير.

في البداية ، من المحتمل أن يستغرق التحضير الكثير من الوقت ، ولكن يجب تقليله تدريجيًا إلى 10 دقائق كحد أقصى.

الخطوة 5. عقد اجتماع التخطيط.

خذ دقائقك المطبوعة بين يديك وابتسم وابدأ الاجتماع بالنظر إلى القواعد. راقب ساعتك عند القيام بذلك حتى لا يستمر الاجتماع أكثر من 15 دقيقة.

في عملية التنفيذ ، لاحظ بنفسك رد فعل الموظفين على كل بند من اللوائح من أجل تحليل المعلومات التي كانت مثيرة للاهتمام وما لم تكن كذلك. إذا لم يكن هناك شيء مثير للاهتمام أو لم يجلب النتيجة المتوقعة (رد الفعل) بالنسبة لك ، فأنت بحاجة إلى التفكير في مدى أهمية هذه المعلومات ، وما إذا كان يمكن إزالتها ، أو كيفية تغيير طريقة عرضها لزيادة اهتمام الموظف.

بالنسبة لك ، يجب أن يكون المعيار الرئيسي لفعالية اجتماعاتك ، بالطبع ، مؤشرًا على مستوى الأداء والمبيعات وجودة الخدمة. إذا كانت الديناميكيات إيجابية ، فأنت تفعل كل شيء بشكل صحيح ، وإلا فإننا مستعدون دائمًا للعمل معك بشكل فردي!

استمع إلى المقال:

Planerka هو مشتق من الخطة الإنجليزية ، وهو اجتماع عمل قصير مخصص لتقدم الخطة المخطط لها. وفقًا لتصنيفهم ، يمكن تقسيم جميع اجتماعات التخطيط إلى فئات وفقًا لثلاثة معايير - محددة ، وزمنية ، وكمية.

وفقًا للمعيار المحدد ، تنقسم جميع اجتماعات التخطيط إلى تقارير (اجتماعات قصيرة يقدم خلالها المديرون تقريرًا عن التقدم المحرز في المهام ذات الصلة) ، ومناقشة (إحاطات حول التغيير المحتمل في المسار المختار لتحقيق هدف معين) وتحفيزية (اجتماعات التي يتم فيها توزيع المهام وتحديد الأدوار في عملية العمل على سؤال أو مهمة).

وفقًا لمعيار الوقت ، يمكن أن يكون اجتماع التخطيط عملية يومية وأسبوعية وشهرية.

وفقًا للمعيار الكمي ، يمكن أن يكون اجتماع التخطيط جماعيًا (لجميع الموظفين) ومغلقًا (لمجموعة مبادرة منفصلة ، والمديرين ، ومجلس إدارة الشركة.)

لماذا عقد مخطط؟

إذا قمت بتنظيم هذه العملية كتقليد جيد قبل بدء يوم العمل ، فسيساعد ذلك على ضبط الفريق (تقليل عدد التأخير الصباحي) ، وتحديد أهداف وغايات الموظفين بشكل أكثر وضوحًا (بعد كل شيء ، كما تعلم ، الخطة العقلانية لليوم أكثر فاعلية بكثير من خطة لمدة ستة أشهر) ، تجعل من الممكن رؤيتها نتائج حقيقيةالعمل بشكل أكثر وضوحًا (في حال أصبح إبلاغ الفريق إلى الرأس والرئيس للفريق عناصر إلزاميةاجتماعات التخطيط). بالإضافة إلى الفوائد التي سبق ذكرها ، يمكن للاجتماع الصباحي الذي يتم إدارته جيدًا تنشيط الموظفين وزيادة الإنتاجية والتشجيع عمل فعالخلال اليوم. هذه الجانب النفسيبالطبع يلعب دورًا مهمًا في إقامة علاقات إيجابية بين الموظف وصاحب العمل ، كما يساهم في بناء الفريق.

لماذا يعتبر الكثير من الناس التخطيط للاجتماعات من مخلفات الماضي؟

أولاً ، منذ ظهور هذه العملية ، يشير معظم الناس إلى تلك الأوقات التي لم يسمعوا فيها حتى عن الهاتف ، لكنهم لم يعرفوا حتى ما هي تقنيات الإنترنت والوسائط المتعددة. اتضح أن الطريقة الوحيدة للالتقاء شخصيًا ومناقشة لحظات العمل المهمة كانت مجرد اجتماعات التخطيط. بسبب نقص وسائل الاتصال التشغيلية ، تراكمت الكثير من الأسئلة ، واستغرق مثل هذا الإجراء الكثير من الوقت (في المتوسط ​​، من ثلاث إلى أربع ساعات). في هذه المناسبة ، قال خبير اقتصادي أمريكي مشهور: "إذا كانت هناك اجتماعات مخططة في شركتك ، فأنت على الطريق الصحيح. يبقى فقط طرد كل من يذهب إلى هناك ، وترك كل أولئك الذين يعملون في هذا الوقت.

ثانيًا ، معظم موظفي المكاتب لديهم موقف سلبي تجاه التخطيط للاجتماعات فقط لأن حوالي 20٪ من الوقت يخصص لذلك ، ووفقًا للعديد منهم ، فإن خطاب المدير يستمر ، في المتوسط ​​، نصف الوقت المخصص لهذه العملية.

ثالثًا ، إذا تم عقد اجتماعات التخطيط في الشركة يوميًا ، فحينئذٍ سيتحول هذا بالتأكيد إلى نوع من الإجراءات الشكلية. بعد كل شيء ، فإن معظم المهام رجل أعمال ناجح، على المدى الطويل ، والتقرير اليومي المكون من جملتين يبدو كالتالي: "لا بأس ، نحن نعمل على ذلك." عادة ما تظهر الحاجة إلى اجتماع تخطيط يومي في اللحظة التي تبدأ فيها الشركة في تنفيذ مهمة إستراتيجية جديدة في وقت قصير للغاية ، أو خلال أزمة. في مثل هذه اللحظات ، من الضروري حقًا مراقبة الموقف باستمرار ومراقبة أدنى التغييرات.

أنظمة

يجب أن يكون لأي اجتماع ، حتى أقصر اجتماع تخطيطي ، قواعده الخاصة. بطريقة أو بأخرى ، فإنه يساعد على حل المشكلات الملحة بشكل أكثر إنتاجية ، لجعل العملية أكثر ديناميكية وكفاءة. من الأخلاق الحميدة إرسال اللوائح إلى الموظفين في المساء حتى يتمكنوا من التفكير في جميع القضايا المثارة والتوصل إلى اقتراح بناء وهادف. من بين أمور أخرى ، تجدر الإشارة إلى أنه بحلول وقت عقد الاجتماع الصباحي ، يجب أن يكون لدى كل موظف نسخة من اللوائح في متناول اليد. من المهم أيضًا إسناد المسؤولية إلى شخص معين يتتبع الوقت (إذا خرج المتحدث من الحد الزمني الموضح في اللوائح ، فإن هذا يؤخر عملية عقد الاجتماع ، ونتيجة لذلك ، يؤثر سلبًا على الحالة المزاجية من الفريق).

أن تتصرف أو لا تفعل؟ هذا هو السؤال

مخطط ، بالطبع ، عملية مهمة، على الأقل في سياق تحديد الأهداف في الوقت المناسب وتحفيز الموظفين ، ولكن حان الوقت لتجاوز الفهم العادي لهذا المصطلح. ربما ليس من المهم جمع الفريق بأكمله كل يوم في مكتب مزدحم ، ولكن إتقان تقنيات المؤتمر في Skype. من المهم أيضًا مراعاة الجانب الذي لا ينبغي أن يستمر فيه اجتماع التخطيط البناء أكثر من 15-20 دقيقة. يمكن قبول التقارير عن أنشطة كل قسم ومناقشتها مع المديرين خلال اليوم ، ويمكن تخصيص وقت الصباح حصريًا لمواءمة القوات وتحديد المهام والأولويات.

على أي حال ، يختار كل رائد أعمال مفهوم الإدارة الخاص به ، ومع ذلك ، من أجل فهم المزيد بعناية أكبر ما إذا كانت الاجتماعات القصيرة ضرورية لقوى العمل لديك ، يجدر تقييم الإيجابيات والسلبيات:

تأديب الفريق

إمكانية التحفيز الصباحي للموظفين ؛

تحديد واضح للأهداف والغايات ؛

فرصة الإبداع وعقد اجتماع تخطيطي بأسلوب غير تقليدي ؛

اجتماعات التخطيط المطولة تتعب وتقلل من كفاءة الموظفين ؛

عادة ما تكون اجتماعات التخطيط غير المجدولة غير فعالة.

في روسيا ، ليس من المعتاد التجمع في فريق لأداء مهام العمل. هذا يرجع إلى حقيقة أن الجميع في عجلة من أمرهم للقيام بأعمالهم في العمل ، وعدم الجلوس في الاجتماعات والمماطلة في الموضوعات الواضحة.

ولكن ماذا لو كانت مثل هذه الاجتماعات مفيدة للجميع ، فستعقد بكفاءة وسرعة؟

ثم من الحماقة رفضهم. لذلك ، نقدم لشركتك حدثًا مثل اجتماع التخطيط ، من الأساسيات إلى القوالب الجاهزة.

ربما لا ينبغي لنا؟

هل سبق لك أن حاولت عقد اجتماعات مع الموظفين؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فأنا متأكد من أنك صادفت في نهاية الحدث عبارات مثل "لم نتحدث عن أي شيء مرة أخرى".

هذا وضع كلاسيكي ويرتبط بعدم معرفة كيفية إجراء اجتماعات التخطيط ، وليس بحقيقة أنه سيئ وغير فعال بشكل عام.

ومن أجل تحديد جميع النقاط على الفور ، دعنا نصلح مفهوم الاجتماع التخطيطي ذاته.

وانتبه ، لا آخذها من رأسي ، ولكن من أي قاموس حسب النوع: Ozhegov أو Efremov أو Dal أو Tikhonov أو Kuznetsov. جميعهم يعطون نفس الوصف زائدًا أو ناقصًا.

بلانركا- اجتماع قصير لتقييم وتحديد سير المهام.

الكلمة الأساسية هي اجتماع قصير. هذا هو ما يميز اجتماع التخطيط عن الاجتماع.

وبما أن كل شيء في العالم نسبي ، فلنحدد الحد الأقصى لمدة مثل هذا الاجتماع - إنها 60 دقيقة. كل شيء آخر ليس اجتماع تخطيط ، ولكن ، كما قلنا بالفعل ، اجتماع.

أنواع الطائرات الشراعية

فتنة Planerka planerka. للوهلة الأولى ، كلهم ​​متماثلون ، لكن في الواقع تختلف هياكلهم وأغراضهم عن بعضهم البعض. لذلك ، تحتاج إلى معرفة أنواعها واستخدام تلك التي يحتاجها فريقك بالضبط.

تمضية الوقت

يمكننا تقسيم جميع الاجتماعات إلى ثلاث مرات: يومية وأسبوعية وشهرية.

عادةً ما يكون لدى الشركة خيار واحد فقط من هذه الخيارات ، وتعتبر جميع الخيارات الأخرى غير ضرورية. على الرغم من أنهم جميعًا يقومون بمهام مختلفة ويتم تنفيذها وفقًا لخطة مختلفة.

1. مخطط يومي.من الضروري في حالة النشاط النشط أو تحفيز الموظفين. مدته لا تتجاوز 15 دقيقة ، كل شيء قصير ومباشر.
2. مخطط الأسبوعية.نستخدمه لتقييم الأسبوع الماضي ووضع خطط للمستقبل. مدة هذا الاجتماع تصل إلى 30 دقيقة.
3. مخطط شهري.حدث إلزامي لتقييم النتائج التي تم الحصول عليها لشهر العمل والذي تطور من كل الأيام والأسابيع. مدة تصل إلى 1 ساعة.

غالبًا ما يمتد التخطيط الشهري إلى 2-3 ساعات. في هذه الحالة ، وفقًا لقواعد اللغة الروسية ، هذا بالفعل اجتماع.

ولكن نظرًا لأنه أهم بالنسبة لنا ليس الاسم الفعلي ، ولكن الموعد الحقيقي ، يمكننا السماح بمثل هذا الاجتماع حتى 3 ساعات. الشيء الرئيسي هو أن كل هذا يجب أن يكون في القضية.

تحتاج أيضًا إلى مراعاة أن هناك اجتماعات غير منهجية لمعالجة القضايا العاجلة أو الملحة.

تسمى اجتماعات التخطيط هذه - غير مجدولة. تجمعوا وعقدوا وانتهوا بسرعة كبيرة. لكنهم هناك ولا يمكنك الهروب منهم.

حالة غريبة...

سيكون من الرائع أن تعمل جميع الشركات ، أو العديد منها على الأقل ، كما في النكتة أعلاه.

لكن ، للأسف ، لم يتم العثور على مثل هذا المخطط تقريبًا. لذلك ننتقل إلى موضوعات اجتماعات التخطيط.

موضوع الاجتماع

بالإضافة إلى حقيقة أن اجتماعات التخطيط مقسمة إلى فترات زمنية ، فهي مقسمة أيضًا إلى مواضيع.

على الرغم من أن التخطيط بالنسبة للأغلبية ، هو المهام المنجزة للأسبوع وتلخيص نتائج تحقيق خطة المبيعات. هذا التنسيق موجود أيضًا ، لكن كل شيء تدريجي.

1. توزيع المهام.الغرض من هذا الاجتماع ونتيجته هو الموظفون المثقلون بمهام المستقبل القريب.
2. سؤال واحد.غالبًا ما تكون هذه اجتماعات غير مجدولة ، وموضوعها قضايا منفصلة على جدول الأعمال.
3. . غالبًا ما نتدرب على اجتماعات قصيرة مع جزء صغير من الفريق لتوليد أفكار حول موضوع معين.
4. معلوماتية.نفس اجتماع التخطيط الذي اعتدنا عليه جميعًا ، للتعبير عن الوضع الفعلي فيه هذه اللحظةزمن.
5. تحفيزية.يحتاج الناس إلى الطاقة ، خاصةً إذا كان لديهم عمل مرهق للغاية. من خلال مثل هذه الاجتماعات ستتاح لك الفرصة للقيام بذلك ، لأنها ممتازة.
6. تعليمي.القليل من المعرفة في فترة زمنية قصيرة. لن يصبح هذا الأمر مملًا وسيكون مفيدًا ، خاصة إذا كنت تفعله كثيرًا.

في ظل ظروف الواقع ، تعتبر اجتماعات التخطيط لدينا مثل كرة الثلج من مواضيع مختلفة. ليس سيئا. الشيء الرئيسي هو أن كل شيء يمكن أن يحظى بالاهتمام الكافي.

لن تؤدي استراتيجية "Golop عبر أوروبا" إلى أي شيء جيد ، لأن تناول السمك وعدم غسل المقلاة لن ينجح. إنها أسطورة.

مكونات التخطيط الناجح

قبل أن ننتقل إلى قوالب محددة للتخطيط لاجتماع ، دعنا نحدد النقاط الرئيسية لإجراء مثل هذا الاجتماع.

لأنه من المهم ليس فقط ما الذي يجب القيام به ، ولكن أيضًا كيفية تنفيذه. كل شيء الزملاء تدريجيا ، لا تتعجل.

• سبب الاجتماع.لقد توصلنا إلى ذلك ، يجب أن يكون لكل اجتماع سبب. ويجب على الجميع معرفة ذلك ؛
• الناس.يجب أن تعرف مسبقًا من سيشارك في اجتماع التخطيط وإخطار المشاركين بذلك ؛
• موقع.غرفة اجتماعات أو مكتب أو ممر - قرر بنفسك. أنا متأكد من أنها ليست صعبة.
• تمضية الوقت.يستغرق الأمر وقتًا محددًا ، ويفضل دائمًا نفس الشيء ، لتنمية العادة ؛
• جدول الاجتماعات.تحتاج أنت والموظفون إلى معرفة الموضوعات الفرعية وتوقيت هذا الاجتماع ؛
• مواد إضافية.يجب أن تكون اللوح الورقي والورق والأقلام والأدوات الأخرى جاهزة قبل الاجتماع ؛
• أمين.عادة ما يكون قائد اجتماع التخطيط هو الرئيس أو أحد القادة ، لكنه قد يكون موظفًا ؛
• سكرتير.الشخص الذي سيسجل جميع نتائج اجتماع التخطيط ، ما يسمى بالبروتوكول ، لمزيد من التوزيع.

إذا أخذت هذه المكونات في الاعتبار ، فستكون فعالية اجتماع التخطيط أعلى بكثير ، لأنك ستتمكن من التحضير لها بشكل صحيح وستعرف بالضبط ما ستقوله في اجتماع التخطيط.

بعض القائمة واضحة. لكنك تفكر في كيفية تحسين كل نقطة بالنسبة للموقف الآن.

على سبيل المثال ، ما يمكن استدعاء الأشخاص الآخرين إلى جانب مديري المبيعات إلى اجتماع. أو يمكنه جعل جزء من اجتماعات التخطيط التي يديرها الموظفون أنفسهم.

وهناك ميزة إضافية أخرى مهمة جدًا لأولئك الذين ما زالوا يشكون ، شاهد الفيديو أدناه.

https://youtu.be/15wqXrlhWLw

خطة التخطيط للتنفيذ

لا أحب القوالب والعينات حقًا ، لأنها لا تأخذ في الاعتبار الخصائص الفردية لكل شركة.

وبعد كل شيء ، كل عمل محدد (أسمعه باستمرار من الرؤساء).

ولكن إذا لم تكن شخصًا خجولًا ، فيمكنك ذلك بسهولة هذه العينةأعد صياغته في خطة تخطيط لشركتك.

اجتماع اسبوعي
الوقت: كل يوم إثنين الساعة 09.00
المدة: ما يصل إلى 30 دقيقة

1. تلخيص نتائج الأسبوع.
   1.1 مبيعات الشركة.
   1.2 قسم / وردية المبيعات ؛
   1.3 مبيعات كل مدير ؛
   1.3.1 استيفاء KPI ؛
   1.3.2 حجم المبيعات والمعاملات المحتملة ؛
   1.3.3 المؤشرات الرئيسية (التحويل ، إلخ) ؛
   1.3.4 الراتب في وقت معين ؛
   1.4 التقريب للأسبوعية.
   1.5 التقريب لخطة المبيعات الشهرية ؛
   1.6 النتائج (مؤقتة) ؛
2. مشاكل الأسبوع
   2.1 لماذا لم يبيعوا (انخفضت المبيعات) ؛
   2.2 طرق حل هذه المشاكل ؛
3. خطط الأسبوع
   3.1 أفكار الموظفين ؛
   3.2 ;
   3.3 المهام والأهداف ؛
4. تدريب مصغر.

هذه خطة لكيفية عقد اجتماع في قسم المبيعات مرة واحدة في الأسبوع ، وستبدو النسخة الشهرية أكبر ، وستبدو خطة الاجتماع اليومي أكثر تواضعًا.

وبالطبع سيتم تلخيص النتائج إما لمدة شهر أو يوم. ولكن على أساس هذا بالفعل ، يمكنك تشكيل خطتك ، بغض النظر عما لديك - البيع بالتجزئة أو البيع بالجملة أو الخدمات.

مراوح الرقائق أو الفروق الدقيقة المهمة

يمكن القيام بأي عمل بشكل أفضل. لذلك ، عندما يُطلب منا تقييم فعالية اجتماعات التخطيط ، يمكننا القول بأعيننا مغمضة أن هناك مجالًا للتحسين.

سواء كانت كثيرة أو قليلة ، والأهم من ذلك ، ما إذا كانت مثيرة للإعجاب أم لا ، فهذه مسألة أخرى. لكن يمكنك بالتأكيد العثور عليهم. وإليك قائمة بالتحسينات الأكثر شيوعًا من ممارستنا.

مخطط على سكايب.إذا لم يتمكن الموظفون من الاجتماع في حياتهم ، فهذا ليس سببًا لإلغاء الاجتماع. تنفقه على سكايب. يمكنك أيضًا الاتصال عبر Skype بأولئك الذين لم يتمكنوا من الحضور ، وعقد اجتماع تخطيط دون اتصال بالإنترنت وفي نفس الوقت.

فقط إيجابية.حاول في مثل هذه الاجتماعات أن تتحدث عن كل شيء من جانب "كيفية تحسينه" و "ما تم إجراؤه بشكل جيد" ، فستكون اجتماعاتك أكثر تحفيزية وإيجابية.

مكافآت الحضور.بشكل افتراضي ، يمكنك غرامة للتغيب أو التأخر عن اجتماع التخطيط ، أو يمكنك منح مكافأة لأولئك الذين لم يفوتهم حتى اجتماع واحد.

المتأخرون واقفون.أولئك الذين تأخروا لا يتلقون التوبيخ والكثير من النظرات الاحتقارية فحسب ، بل يقضون أيضًا اجتماع التخطيط بأكمله واقفين على أقدامهم. مرح؟ أنت بالتأكيد ، ولكن ليس كثيرًا بالنسبة للوافدين المتأخرين.

حفظ الوقت.حدد مقدارًا معينًا من الوقت لكل كتلة ، وإذا تجاوزتها ، فقم فقط بقطع المحادثة. في البداية سيكون الأمر سيئًا ، ثم تعلم أن تكون أكثر فاعلية.

تناول وجبة خفيفة قبل التخطيط.يمكنك أن تصب لنفسك القهوة وتناول البسكويت فقط قبل الاجتماع. بعد البداية ، يعمل النظام - "من لم يكن لديه الوقت ، تأخر".

هدية للفاعل.يمكن ويجب تشجيع الأكثر نشاطا. يمكنك تحديد أولئك الذين يشاركون كثيرًا في كل اجتماع تخطيط وتقديم هدية صغيرة لهذا الغرض. تافه ، لكنها لطيفة.

ملخص الطائرة الشراعية.عندما يلخص "سكرتير الاجتماع" ، يجب توزيعه على الجميع ، أو حتى أفضل من وضعه في المكان الأكثر وضوحا من أجل استيعاب أفضل.

باختصار عن الرئيسي

في فريقي بأكمله ، 90٪ من الأشخاص هم من أعضاء الفريق ، لذلك نحب أن نعقد اجتماعات صغيرة بشكل متعصب.

نظرًا لأن فريقنا صغير نسبيًا (حتى 35 عامًا) ، فمن الصعب جدًا علينا عقد اجتماعات التخطيط ، لأن الجميع يجاهدون للضحك والتحدث "مدى الحياة". يمكننا عقد اجتماع تخطيط لمدة 3-4 ساعات. لكنها كانت هكذا من قبل.

نحن الآن فريق يفهم حقًا القوة وعملية التخطيط للاجتماعات وما هي من أجلها.

لدينا قواعد داخلية (لا هواتف ، نحن نتحدث لغة القرارات ، لا سلبية ، إلخ) ، لدينا لوائح جاهزة ، هناك أشخاص مسؤولون (كل مرة جديدة) وأكثر من ذلك بكثير. كل هذا يساعدنا على أن نكون أكثر كفاءة.

عندما نأتي إلى شركة ، فإن اجتماع التخطيط هو أحد الأدوات الأولى التي نقدمها.

وفي كل مرة نرى كيف "تتحرك العربة بالكاد". لكن كل شيء يمر. والقاعدة الرئيسية في هذا ليست فقط جودة اجتماع التخطيط ، ولكن أيضًا انتظامه.

لذلك ، هنا يمكنك استخدام ملف عبارة مشهورة- "بعد أن حاولت عدة مرات ، آكل الآن." التنفيذ الناجح. ستكون هناك أسئلة ، اكتب في التعليقات.

كيفية التخطيط والاجتماعات

يعد عقد اجتماعات التخطيط الشهرية والاجتماعات الأسبوعية والاجتماعات اليومية المنتظمة أهم أداة لتطوير قسم المبيعات والمؤسسة ككل. وجزء لا يتجزأ من قسم المبيعات ذاتية التطوير - بعد وصف العمليات التجارية ووضع الأعمال على الطيار الآلي.

ما الذي يعطي عقد اجتماعات واجتماعات التخطيط؟

? يشارك المدير في الإدارة التشغيلية. إنه على دراية بجميع الأحداث الجارية للمنظمة ، ويعرف عنها أحداث مهمةوالابتكارات.

? المدير على علم بالمشاكل في الوقت المناسبقسم المبيعات وتصحيح الحلول. من الناحية العملية ، غالبًا ما يتعلم المدير المشكلات عندما تكون قد اكتسبت بالفعل الزخم وتسبب في أضرار جسيمة.

? يضع جميع الموظفين الأهداففي اليوم والأسبوع والشهر. يتم التحكم في تنفيذ الأهداف. هذا يمنع جميع موظفي المنظمة من عدم التطور. التقدم الشهري مهم.

? يمكن لكل موظف تقديم اقتراحلتطوير الشركة وزيادة المبيعات وتحسين الخدمة.

يمكن تحفيز الموظفين لاقتراح الابتكارات والتغييرات. على سبيل المثال ، دفع 30٪ من الربح (أو الربح المحتمل) للشهر الأول من التنفيذ - إذا اعتبرت الإدارة أن الابتكار مهم وجعلته ينبض بالحياة. باستخدام هذه التكنولوجيا ، كثير الشركات الكبيرة، مثل DeLL مع IdeaStorm و Sberbank ، تمكنت من كسب الملايين من الأرباح الإضافية وتقليل التكاليف وتحسين جودة خدمة العملاء بشكل كبير.

في سبيربنك ، عرض الجامع إزالة التسجيل في المكتب بعد التحصيل ، والذي كان يهدف إلى ملء كتاب المحاسبة الداخلية للمجموعات. الآن يمكن ملؤها مرة واحدة في الأسبوع. لذلك وفر الآلاف من هواة الجمع تسجيل وصول واحد يوميًا ، مما قلل من تكاليف هذا الإجراء. تلقى جامع المبتكر أكثر من 300000 روبل.

? يتم تقديم التقارير في الوقت المناسبعن أنشطة الشركة. يبقي المدير إصبعه على النبض: يتحكم في حجم المبيعات ، وعدد العملاء الجدد ، وحجم المبيعات للعملاء الجدد والقدامى ، وتطوير الإعلانات والميزانيات الأخرى ، والتقارير المحاسبية ؛ الترويج من خلال قنوات التوزيع الجديدة والمنتجات والخدمات الجديدة. بالإضافة إلى تلقي ردود الفعل على زيادة أو نقصان أي مؤشرات. على سبيل المثال ، لماذا انخفضت المبيعات بنسبة 11٪ مقارنة بالشهر الماضي ، أو لماذا جذبت 28٪ المزيد من العملاء الجدد هذا الشهر؟

هذا يسمح:

تحديد المشاكل الحالية في الوقت المناسب ووضع الخطوط العريضة لخطة لحلها ، وتعيين المسؤولين عن تنفيذ الخطة ووضع علامة بارزة (الموعد النهائي) ؛

تعديل خطط المبيعات على الفور ؛

تلخيص نتائج الشهر والأسبوع ومقارنتها بنتائج الفترات السابقة وتحليل أسباب التغييرات ؛

حشد الفريق ، ومنح الفائزين ، وعقد اجتماعات تحفيزية ؛

الخطوط العريضة لتدابير التنمية الاستراتيجية ؛

إدارة الميزانية وجدولة المدفوعات.

1. الجلسات الصباحية

اجتماعات التخطيط الصباحية ضرورية في قسم المبيعات: من الصعب تسريع المديرين ، كقاعدة عامة ، ويستغرقون وقتًا طويلاً للانخراط في العمل. يتم قضاء أول ساعة ونصف إلى ساعتين من وقت العمل في المحادثات الصباحية ، واستراحات التدخين ، والشاي والقهوة ، والتحقق من البريد الإلكتروني. وساعتان يوم عمل من ثماني ساعات هي ثلاثة أشهر في السنة لا يعمل فيها الموظفون ، بل يتلقون المال عنهم.

الخطوة 1. من الذي يدير اجتماعات التخطيط

كقاعدة عامة ، قد يشارك رئيس قسم المبيعات ، ولكن المدير العام أو المدير التجاري.

الخطوة 2. ما هي مدة الاجتماع الصباحي؟

يجب تنظيم وقت اجتماع التخطيط بشكل صارم - 10-20 دقيقة ، لا أكثر. هذا يكفي "لتشغيل" المديرين وإعدادهم للعمل المنتج. من المهم عدم تمديد اجتماع التخطيط لمدة ساعة. عن الحلول قضايا تكتيكيةنحن بحاجة إلى اجتماع عام مرة واحدة في الأسبوع.

أي اعتراضات من المديرين مثل: "ليس لدي وقت لاجتماع التخطيط الآن ، العمل مشتعل. لماذا نضيع الوقت؟ - يجب التوقف فورا. عند تنظيم العمليات التجارية ، تنظر أنت وموظفوك من مواقع مختلفة: المدراء - من موقع "تحتاج إلى إغلاق العميل بسرعة" ، أنت - من الموقف الذي يعمل فيه النظام كالساعة. بالإضافة إلى ذلك ، من غير المحتمل أن تؤدي 15 دقيقة إلى خسارة العميل أو فشل الصفقة ، وحتى في بداية اليوم. من المهم تطبيق النشرات الصباحية كطقوس ولا تفوتها أبدًا. بعد 21-30 يومًا ، سوف يعتاد الجميع على حقيقة أن هذا جزء لا يتجزأ من يوم العمل ، ولن يخرب العملية. من المهم عدم السماح بمقاطعة يوم واحد من اليوم الأول للتنفيذ.

الخطوة 3 ما هي القضايا التي تمت مناقشتها في الإحاطة الصباحية

اعتماد الخطط وتحديد الأهداف لهذا اليوم. بالإضافة إلى ذلك ، يتم توفير سجل عمل مع قائمة بالمكالمات وتقرير خطة مبيعات لليوم السابق. بالإضافة إلى ذلك ، يبلغ المديرون عن تحقيق الأهداف التي حددوها لأنفسهم بالأمس - يجيبون على أسئلة حول ماهية الأهداف بالضبط ، وما الذي تم تنفيذه وما لم ينجح ، وما نوع المساعدة المطلوبة. يحدد كل مدير هدفًا لليوم الحالي - يتم إدخالهم جميعًا في جدول صغير ، يمكن لجميع المديرين ورئيس القسم الوصول إليه. مثال على الأهداف: "الحصول على ضغط على عميل ABC LLC ، وتأكيد المدفوعات لثلاثة عملاء رئيسيين ، وترتيب لقاء مع عميل واعد جديد."

يمكن تقسيم الأهداف إلى ثلاث فئات:

1) أهداف للعملاء لهذا اليوم ؛

2) أهداف الدفع ؛

3) التعامل مع الذمم المدينة.

الخطوة 4. املأ الجدول(الجدول 5.12)

الجدول 5.12 خطة اليوم

المهمة الأولىرئيس القسم للتحقق من التقارير.

المهمة الثانية- أدخل قائمة الأهداف التي حددها المديرون. من المهم أن يضعوا أهدافهم الخاصة.

الخطوة 5 اجتماعات Skype

تتيح وسائل الاتصال الحديثة إجراء اجتماعات التخطيط عن بُعد ، على سبيل المثال ، عبر Skype. يمكن للمدير التنفيذي حضور الاجتماع الصباحي من أي مكان في العالم وتعيين مهام إضافية لفريق المبيعات. بعد أن يعتاد موظفوك على الاجتماعات اليومية ، يمكنك نقل هذه العملية بالكامل إلى وضع Skype. من حيث المبدأ ، تنطبق هذه التقنية على اجتماعات التخطيط الأخرى ، إذا كنت قد أنشأت تقاليد لعقدها ، يتم تحديد اللوائح ويعرف جميع الموظفين المستندات التي يجب عليهم تقديمها لاجتماع التخطيط ، وما الأسئلة التي يجب الإجابة عليها.

2. كيفية عقد اجتماعات أسبوعية

1.2 متي:

1.3 من يقوم بإجراء:

1.4 من هو الحاضر:

1.5 القضايا التي تمت مناقشتها:

1.6 المستندات المطلوبة:

2. ترتيب السلوك.

2.1. أولا نعلن جدول الأعمال.

2.2. تقرير موجز عن نتائج الأسبوع.

2.4 تعريف وتعديل الخطط.

2.5 تحديد أهداف محددة ل الاسبوع المقبل.

2.6. الاستماع إلى اقتراحات الموظفين.

2.7. ما هي التقارير والوثائق الموضوعة على مكتب المدير.

3. محضر الاجتماع.

(يكمله السكرتير).

3 - مثال "لوائح الاجتماعات الأسبوعية"

1. الغرض ، الوقت ، المشاركون ، الوثائق.

1.1 الغرض:

تحليل تنفيذ خطط المبيعات من بداية الشهر والمبيعات المتوقعة في النهاية ؛

التحقق من تنفيذ المهام المحددة مسبقًا ، أو تعيين مهام جديدة أو إعادة جدولة المهام الحالية ؛

تحديد المشاكل الحالية ووصفها خطط خطوة بخطوةقراراتهم ، اكتب تعليمات موجزة، تعيين المسؤولين عن تنفيذ الخطة والمرحلة الرئيسية (الموعد النهائي) ؛

مراقبة تنفيذ المهام من الأسبوع الماضي ؛

الإعلان عن الأحداث والابتكارات الهامة في الشركة.

1.2 متى يتم تنفيذه:

كل يوم اثنين من الساعة 10:00 إلى 11:30.

1.3 من يقود:

المدير التنفيذي أو (في حالة الغياب) المدير التنفيذي.

1.4 من هو الحاضر:

المدير العام (إذا لزم الأمر).

المدير التنفيذي (مدير التطوير).

المدير المالي (محاسب رئيسي).

مديرين مبيعات.

التقني.

1.5 القضايا التي تمت مناقشتها:

من المهم كتابة قائمة بأسئلة المناقشة القياسية وتصفحها دائمًا. يمكن تقسيم جميع الأسئلة إلى فئتين:

منتظم - تلك التي تمت مناقشتها وفقًا للوائح ؛

قضايا التنمية - حسب خطة (جدول أعمال) الاجتماع.

من الضروري أن تبرز لكل سؤال وقت محددوخلال هذه الفترة ، تمكنت من تطوير حل ، وكتابة خطة عمل وتعيين شخص مسؤول. على الرغم من أنه يمكن مناقشة القضايا الاستراتيجية لفترة طويلة. في هذه الحالة ، الشيء الرئيسي هو عدم نسيان أهداف الاجتماع وإحالة القضية إلى قرار. هذا أفضل بكثير من التطرق إلى اثنتي عشرة قضية وعدم إحضار أي منها إلى نهايتها المنطقية.

يمكن مناقشة أربع إلى ست قضايا في الاجتماع. أكثر صعوبة للإدراك والعمل النشط.

1.6 المستندات الإلزامية:

يتم توفير جميع التقارير في شكل مطبوع ويتم تخزينها في نسخة إلكترونية للوصول المشترك.

يوفر المحاسب:

تقرير المبيعات للاسبوع ومن بداية الشهر.

رئيس قسم المبيعات:

تقرير مبيعات لكل مدير.

يوميات لتسجيل المهام والقرارات المتخذة.

قبل بدء الاجتماع ، يتحكم المدير التنفيذي أو رئيس الشركة في توفر المستندات الإلزامية.

2. ترتيب السلوك.

2.1. نعلن جدول الأعمال.

2.2. تقرير موجز عن نتائج الأسبوع. من المهم أن يتحدث الموظفون عن النتائج التي حققوها ، وليس عما فعلوه لتحقيق الهدف. يجب أن يستغرق إكمال التقارير من 5 إلى 15 دقيقة.

2.3 مناقشة تقدم المشروع.

2.4 تحليل التقارير حسب الإدارات وتحديد وتعديل الخطط المتعلقة بالإحصاءات.

2.5 ضع أهدافًا محددة للأسبوع القادم. سجل في البروتوكول. حدد المسؤول.

2.6. استمع إلى اقتراحات الموظفين لزيادة المبيعات وجودة الخدمة وما إلى ذلك. يمكنك جمعها جميعًا عن طريق البريد الإلكترونيإلى مربع منفصل للمقترحات ، وفي الاجتماع للنظر فقط في تلك التي لديها منظور. تسجيل المهام والأشخاص المسؤولين والمواعيد النهائية في البروتوكول.

2.7 قسم المبيعات:

يتم وضع تقرير عن المديرين على الطاولة.

يتم تحديد فرصة زيادة حجم التوريدات لعملاء محددين (تنمية العملاء). ما تحتاجه لزيادة حجم الإمدادات: تثبيت البرامج ، وتدريب مندوبي المبيعات ، وتقديم منتجات وعينات ترويجية.

يتم تحديد القدرة على استئناف عمليات التسليم للعميل الذي توقف عن الطلب بسبب خطأ الشركة (الاتصال الشخصي للمدير التجاري).

التقني:

3.1. يتم تعبئته من قبل السكرتير في نموذج قياسي وإرساله إلى جميع المشاركين.

4. كيفية عقد اجتماعات شهرية

1. الغرض ، الوقت ، المشاركون ، الوثائق.

1.2 متي:

1.3 من يقوم بإجراء:

1.4 من هو الحاضر:

1.5 المستندات المطلوبة:

2. ترتيب السلوك.

2.1. نعلن جدول الأعمال.

2.2. تقرير النتائج الشهرية. لكل قسم.

2.3 مناقشة تنفيذ خطط المبيعات واعتماد خطط الفترة القادمة. ناقش الأهداف التي تم تحديدها الشهر الماضي ونسبة تنفيذها.

2.4 تعريفات الميزانية للشهر التالي ، والجداول الزمنية وترتيب المدفوعات للأطراف المقابلة.

2.5 تكريم الفائزين حسب نتائج الشهر.

2.6. الدافع: مناقشة مؤشرات الأداء الرئيسية الجديدة والمكافآت والدوافع غير المادية.

2.7. تطوير إجراءات التطوير الاستراتيجي.

2.8. تطوير الأنشطة التسويقية والإعلانية.

2.9 تلخيص حسب القسم.

2.10. استمع إلى اقتراحات الموظفين.

2.11. ما هي التقارير والوثائق الموضوعة على مكتب المدير.

3. محضر الاجتماع.

3.1. على أن يكمله السكرتير.

5. مثال "لوائح الاجتماعات الشهرية"

1. الغرض ، الوقت ، المشاركون ، الوثائق.

يتم تحديد ترتيب الاجتماع الشهري من قبل الرئيس التنفيذي للشركة.

استهداف:

مراقبة تنفيذ خطط المبيعات.

الموافقة على خطط المبيعات الجديدة مع المدير التجاري والتنفيذي.

كافئ الفائزين ، وعقد اجتماعات تحفيزية ، وحشد الفريق.

الدافع: تقديم مؤشرات أداء رئيسية جديدة ، ومكافآت ودوافع غير مادية.

تحديد أنشطة التطوير الاستراتيجي.

الميزانية ، جدول الدفع.

تلخيص.

متي:

الثلاثاء الأول من الشهر.

من يقوم بإجراء:

المدير التنفيذي أو (في حال غياب) رئيس الشركة.

من هو الحاضر:

مدير الشركة.

المدير التنفيذي (مدير التطوير).

المدير المالي (محاسب رئيسي).

مديرين مبيعات.

التقني.

مدير الخدمات اللوجستية.

المستندات المطلوبة:

يتم تقديم جميع التقارير في شكل مطبوع ويتم مشاركتها إلكترونيًا.

يوفر المحاسب:

تقرير المبيعات الشهرية.

رئيس قسم المبيعات:

تقرير مبيعات لكل مدير (موحد للشهر).

كل مشارك لديه:

قائمة الأسئلة والمشاكل الحالية من كل مشارك ؛

فكرة أو فكرتان حول كيفية تحسين العمليات في الشركة وكيفية بيع المزيد وكيفية تحسين الخدمة.

2. ترتيب السلوك.

1) مناقشة تنفيذ خطط المبيعات واعتماد خطط الفترة القادمة. ناقش الأهداف التي تم تحديدها الشهر الماضي ونسبة تنفيذها.

2) تحديد ميزانية الشهر القادم والجداول الزمنية وإجراءات الدفع للأطراف المقابلة.

3) مكافأة الفائزين بناءً على نتائج الشهر.

4) الدافع: مناقشة مؤشرات الأداء الرئيسية الجديدة والمكافآت والدوافع غير المادية.

5) تطوير إجراءات التطوير الاستراتيجي.

6) تطوير الأنشطة التسويقية والإعلانية.

7) تلخيص حسب الأقسام.

مدير الشركة:

يسلط الضوء على رؤيته حول نتائج الشهر الماضي ، حول التطور للشهر / الربع القادم ، اتجاه تطور الشركة وينقل رأي المؤسسين. يناقش أسئلة مهمة(في رأيه). يحدد المهام والمواعيد النهائية لتنفيذها ويعين الأشخاص المسؤولين.

المدير المالي (كبير المحاسبين):

يتم وضع تقرير موجز على الجدول عن مبيعات الشهر ، النسبة المئوية للربح ؛ تقرير المصروفات وتقرير الذمم الدائنة والمدينين + مقارنة بديون الشهر الماضي.

حسابات القبض لأكثر من ثلاثة أشهر.

ما هي الإجراءات التي يمكن اتخاذها لخفض التكاليف.

قسم المبيعات:

يتم وضع تقرير موجز عن المديرين وتقرير مبيعات وتقرير نشاط وبيانات التحويل على الجدول.

يتم تحديد إمكانية تطوير قنوات بيع جديدة.

يتم تحديد إمكانية إنتاج منتجات جديدة بناءً على الطلب.

قنوات اكتساب العملاء كنسبة مئوية من المبيعات من العملاء لكل قناة (15٪ - الإعلان السياقي، 55٪ - مكالمات باردة ، 20٪ - إعادة تنشيط ، 10٪ - توصيات).

عدد العملاء الجدد شهريًا (قسم المبيعات النشط).

عدد العملاء المتقدمين الذين انتقلوا من فئة C إلى B ومن B إلى A (قسم العملاء).

كمية الزبائن الدائمينوالعملاء في الفئات A و B و C (قسم العملاء).

عدد العملاء الذين أعيد تنشيطهم وحجم مبيعاتهم الشهرية (قسم المبيعات النشط).

التحليل التنافسي: الأسعار ، المنتجات ، عروض خاصة(عروض).

ما هي الأنشطة التي تم القيام بها لتطوير قسم المبيعات: كتب ، دورات تدريبية ، دورات ، إلخ. ما الذي تم تنفيذه. كيف أثر ذلك على المبيعات؟

التقني:

يتم تحديد سبب ظهور المراجعة السلبية ، ويتم تحديد الشخص المسؤول ومقياس التأثير.

كل مشارك لديه:

قائمة الأسئلة والمشاكل الحالية ؛

يوميات لتسجيل المهام والقرارات المتخذة ؛

فكرة أو فكرتان حول كيفية تحسين العمليات في الشركة وكيفية بيع المزيد وكيفية تحسين الخدمة.

قبل بدء الاجتماع ، يتحكم المدير التنفيذي أو رئيس الشركة في توفر المستندات الإلزامية.

3. محضر الاجتماع.

3.1. تعبئة محضر الاجتماع. أكمله السكرتير. بعد الاجتماع ، يتم إرسال المحاضر إلى جميع المشاركين.

محضر الاجتماع / التخطيط

رقم 01 م بتاريخ 02.02.2014 ، سانت بطرسبرغ

من كتاب الإدارة السريعة. الإدارة سهلة إذا كنت تعرف كيف مؤلف نيستيروف فيدور فيدوروفيتش

كيفية عقد اجتماعات بين أنواع مختلفةأنشطة الرأس أكبر عددالاجتماعات تستهلك الوقت. لا يكاد يوجد أي نوع آخر من النشاط الذي من شأنه أن يضيع الكثير من وقت الموظفين دون جدوى كما هو الحال عند إجراء

من كتاب Dream Team. كيف تبني فريق الأحلام المؤلف سينياكين أوليغ

المخططون حول لا شيء اجتماع أسبوعي في المكتب يوم الاثنين المشاركون: مدير المبيعات ، رؤساء الأقسام. عدد قليل

من كتاب قيادة الناس خلفك المؤلف نوفاك ديفيد

الملاحظات مهمة كقائد ، يجب أن تكون حريصًا على عدم الخلط بين التقدم والنتائج. إن خسارة خمسة أرطال أمر جيد ، لكن تتبع النتيجة ورؤيتها مهم جدًا ، خاصة إذا أدى ذلك إلى خسارة الخمس أرطال التالية ،

من كتاب Infobusiness بكامل طاقته [مضاعفة المبيعات] مؤلف بارابيلوم أندريه ألكسيفيتش

من كتاب القواعد والمحرمات للمدير مؤلف فلاسوفا نيللي ماكاروفنا

كيف تصنع التغييرات؟ التغيير هو الظاهرة الأكثر ثباتًا وهو المكان الذي غالبًا ما نخطو فيه على أشعل النار المفضلة لدينا. يكاد يكون من المستحيل التخلص من النتوءات ، لكن الحذر والمكر يمكن أن يضعف الضربات. تناول أقراص وقائية

من كتاب وكالة الإعلان: من أين تبدأ ، كيف تنجح مؤلف جولوفانوف فاسيلي أناتوليفيتش

السؤال 4. كيف وأين تجري المقابلات؟ خطة العمل: اختر مكان وطريقة وتكنولوجيا ممارسة الأعمال والمبيعات ؛ تحديد ما إذا كنا بحاجة إلى مكتب (الآن وبشكل عام) ؛ نحن نؤجر مكتبًا لإجراء المقابلات والتدريب وعمل المديرين (لا

من ماجستير في إدارة الأعمال في جيبك: دليل عملي لتطوير مهارات الإدارة الرئيسية بواسطة بيرسون باري

من كتاب الإدارة المالية سهلة [ دورة اساسيةللمديرين والمبتدئين] مؤلف جيراسيمنكو أليكسي

من كتاب التسويق للحكومة و المنظمات العامة المؤلف فيليب كوتلر

من كتاب شهادة الموظفين - الطريق إلى التفاهم المتبادل المؤلف بريجيت سيفان من كتاب المؤلف

من كتاب المؤلف

كيف تعقد اجتماع؟ استغرق المشي على الأرض والصراع مع الحارس الكثير من الوقت. بالنظر إلى الساعة ، أدركت أنه لن يكون لدي وقت لدخول المكتب - بقيت دقيقتان قبل بدء الاجتماع. ذهبت مباشرة إلى غرفة الاجتماعات ، حيث كان ذلك تقليديًا

ما هي طائرة شراعية؟ سيجيب أي شخص - اجتماع إنتاج قصير حول القضايا الحالية. لكنها ليست مجرد خطط ومواعيد نهائية. هذا هو التواصل داخل الفريق ، وتطوير أساليب جديدة ، والقدرة على زعزعة الناس وإثارة الحماس فيهم. يعقد بعض القادة اجتماعات غير قياسية: ألعاب ، ودراسات حالة ، ومسابقات ... نريد رفع حجاب السرية قليلاً وإظهار آخر الأخبار من "مطبخ" كيروف الداخلي.

الكسندر إيلاريونوف ، مدير مطعم ميونيخ:

يعتبر اجتماع التخطيط في الواقع مرحلة مهمة للغاية حيث يتم إجراء الكثير من العمليات المختلفة.

وتعقد اجتماعات مع رؤساء الأقسام أسبوعيًا لوضع خطة عمل للأسبوع الحالي. الاجتماع لا يستمر أكثر من 1 ساعة. يتم عقد خمس دقائق على أساس فردي حيث يتم تلقي أي أسئلة ، أو يتم حل أي مشاكل نشأت ، والتي لا تتسامح مع التأخير.

تُعقد الاجتماعات مع موظفي القاعة (الإداريين ، السقاة ، النوادل ،) وممثلي المطبخ (الشيف ، سو شيف) يوميًا قبل 15 دقيقة من افتتاح المطعم.

في مثل هذه الاجتماعات ، نعلن عادةً عن العروض الترويجية الجديدة التي سنجريها في المطعم ، أو التحدث عن الأحداث القادمة التي تجري في المطعم ، أو تحليل اليوم السابق ، أو الثناء على الموظفين أو توبيخهم لأفعالهم ، والمواقف الصوتية غير المعروضة للبيع اليوم. لسبب أو لآخر.

يناقشون أيضًا المستجدات في المطبخ والعروض الخاصة. اقتراحات من الشيف على البار. لا تستغرق هذه الاجتماعات أكثر من 10 دقائق.

كثيرًا ما نلتقي بالزملاء ، ونتحدث ، لأن التواصل عملية مهمة جدًا للحفاظ على الروح المعنوية ، لذلك يفهم الزملاء أهمية عملهم في هيكلنا ، وبالتالي يشعرون بمزيد من الراحة ويظهرون المبادرة. أي ، إذا طلبت تطوير مشروع وتنفيذه ، فأنا أحاول ألا أتدخل في العمل ، بل أحاول مناقشة الحقيقة.

تحفيز الموظف مهم جدا. هناك مادي وهناك غير ملموس. يتم تنفيذ المواد لتنفيذ أي إجراءات ، لأخذ زمام المبادرة لتحديث مطعمنا. حسنًا ، يكمن غير الملموس في المديح. نحن نفرد أولئك الذين ميزوا أنفسهم في الاجتماع ، بحيث يشعر الجميع بالتقدير هنا ، وتحبهم هذه المنظمة واحتياجهم لها.

أنت بحاجة إلى التحدث أكثر والتواصل مع الناس والضبط في الاتجاه الصحيح. في كثير من الأحيان ، يحتاج الناس إلى إطلاق العنان للمشاعر ، والتخلص منها ، ومن المهم أن يستمع المدير لكل موظف ويحاول خلق جو ملائم له. نقوم أيضًا بإجراء تدريبات مختلفة للمديرين على بناء الفريق والعمل ، وعلى المسؤولية ، وكيفية تفويض صلاحياتهم بشكل صحيح ، لأن القائد ليس هو الشخص الذي يتعين عليه القيام بشيء ما بيديه ، ولكنه الشخص الذي يجب أن ينظم العمل معالجة.

مطعم ميونخ:

كم مرة تعقد اجتماعات؟ اليومي.

من ستحضر للاجتماع؟ العاملين في الصالة والمطبخ والمديرين.

كم من الوقت تقضيه في التخطيط؟ مع الموظفين من 10 إلى 15 دقيقة ، ومع المديرين بحد أقصى ساعة.

ما مدى أهمية اجتماع التخطيط بالنسبة لك ولفريقك؟ يعد اجتماع التخطيط في الواقع مرحلة مهمة للغاية تتم فيها عملية التفاعل بين كل موظف والمدير.

هل كان لديك أمثلة على اجتماعات التخطيط غير الناجحة؟ بالطبع كان هناك ، ولكن على أي حال ، ينتهي كل اجتماع تخطيط بشيء جيد ، يمكنك من خلاله استخلاص النتائج الصحيحة.