الوكالة الفيدرالية للتعليم
مؤسسة تعليمية حكومية
التعليم المهني العالي
« جامعة ولاية فلاديمير»
إدارة الشؤون الإدارية
مقال
في تخصص "الإدارة"
حول موضوع:
"عملية التخطيط. أهداف المنظمة"
إجراء:
تلقى:
فلاديمير 2011
محتوى
| مقدمة………………………………………………………………. | 3 |
| الفصل الأول: عملية التخطيط في المنظمة ........................... | 5 |
| 1.1. المفهوم والجوهر ومراحل التخطيط ............... | 5 |
| 1.2. مبادئ التخطيط ………………………………………… | 7 |
|
11 |
| الباب الثاني. الأهداف في نظام الإدارة ………………………………………… | 14 |
|
14 |
|
16 |
|
18 |
|
20 |
| خاتمة…………………………………………………… ……………. | 22 |
| فهرس………………………………………... | 24 |
مقدمة
بالمعنى الواسع للكلمة، التخطيط هو تحديد الأهداف لأي نظام أو نظام فرعي. يتم التعبير عن أهمية تخطيط أنشطة المؤسسة في القول المأثور المعروف: "التخطيط أو التخطيط" أي أن المؤسسة التي لا تعرف كيف تخطط لأنشطتها أو لا ترى أنه من الضروري التخطيط لأنشطتها تصبح في حد ذاتها كائن للتخطيط، وسيلة لتحقيق أهداف شخص آخر. يمكن اعتبار التخطيط كفئة اقتصادية من منظور اقتصادي وإداري عام.
في ظروف السوق، التخطيط هو واحد من أهم الشروطتنظيم العمل الفعال للمنظمة. يغطي التخطيط جميع المجالات الرئيسية لأنشطتها الإنتاجية والاقتصادية - المبيعات والتمويل والإنتاج والمشتريات والتطورات العلمية والتصميمية، والتي ترتبط ارتباطًا وثيقًا. يعتمد هذا النشاط على تحديد الطلب والتنبؤ به وتحليل وتقييم الموارد المتاحة وآفاق تطور الظروف الاقتصادية. وهذا يعني ضرورة ربط التخطيط بالتسويق والرقابة من أجل ضبط مؤشرات الإنتاج والمبيعات بشكل مستمر بعد التغيرات في الطلب في السوق.
يتكون التخطيط في المؤسسة من تحديد أهداف أنشطتها لفترة معينة وطرق تنفيذها وتوفير الموارد. وهو ينطوي على تطوير مجموعة من التدابير التي تحدد تسلسل تحقيق أهداف محددة، مع الأخذ في الاعتبار إمكانيات الاستخدام الأكثر كفاءة للموارد من قبل كل وحدة إنتاج والمؤسسة ككل.
تحديد الأهداف هو أهم نقطة انطلاق في التخطيط. يتم تنفيذ وظيفة الهدف من خلال عدد من المراحل، كل منها يتوافق مع نوع أو آخر من تحديد الهدف: المهمة، الرؤية، الهدف. المرحلة الأولى هي تطوير أو توضيح رسالة المنظمة التي تعبر عن فلسفة ومعنى وجودها. تم تطوير رؤية المنظمة حتى النهاية فترة طويلةويعكس فكرة عما يجب أن تصبح عليه المنظمة بعد هذه الفترة.
أهداف المنظمة هي التعبير الأكثر تحديدًا عن رسالتها ورؤيتها في شكل يمكن استخدامه لإدارة تنفيذها. يتم تحديد هذه الأهداف وفقًا للمبادئ التي طورتها نظرية وممارسة الإدارة. هناك العديد من بطرق متعددةتصنيف الأهداف. يصف كل واحد منهم تفاصيل الأهداف التي يتم تطويرها. هناك ارتباط وثيق وترابط بين جميع الأهداف.
الفصل الأول. عملية التخطيط في المنظمة.
1.1. مفهوم وجوهر ومراحل التخطيط
التخطيط في اقتصاد السوق هو عملية نشاط إبداعي مستمر، ونظام قائم على أساس علمي للاختيار الحر للأنواع الرئيسية من منتجات وخدمات المؤسسة، وأهم الأهداف الاقتصادية والاجتماعية لتنميتها على المدى الطويل، وأفضل الوسائل التقنية والأساليب التنظيمية لحل الأهداف والغايات المتقدمة طويلة المدى.
فهو يسمح لكل مؤسسة بتخطيط وقياس تكاليفها ونتائجها ومعدلات إنفاق الموارد المحدودة وإجمالي الدخل المستلم في جميع مراحل العمل ومستويات الإدارة. في علاقات السوق الحرة للمؤسسات، تلقت الوظائف الرئيسية للتخطيط على مستوى المزرعة الآن المزيد من التطوير والتوسع: من دراسة جدوى الأقسام الفردية وأجزاء من الخطة إلى تطوير خطط عمل شاملة جديدة.
التخطيط هو مرحلة من عملية الإدارة يتم فيها تحديد هدف النشاط والوسائل والإجراءات اللازمة. يحدد التخطيط المسار الذي ستتخذه المنظمة لتحقيق هدفها. يسترشد التخطيط بالبيانات السابقة، ولكنه يسعى إلى تحديد ومراقبة تطور المؤسسات في المستقبل. ولذلك فإن موثوقية التخطيط تعتمد على دقة الأداء الفعلي في الماضي. للتخطيط الدقيق، من الضروري الحصول على أكبر قدر ممكن من المعلومات الدقيقة حول السوق وأنشطة المؤسسة. يتم توفيرها من خلال المحاسبة وقاعدة إحصائية واسعة النطاق.
يكمن جوهر التخطيط في علاقات السوق الحرة في التبرير العلمي في المنظمات للأهداف الاقتصادية القادمة لتنميتها وأشكال نشاطها الاقتصادي، واختيار الأكثر أفضل الطرقتنفيذها على أساس التحديد الأكثر اكتمالا لأنواع وأحجام وتوقيت إنتاج السلع وأداء العمل وتوفير الخدمات التي يتطلبها السوق وإنشاء مؤشرات لإنتاجها وتوزيعها واستهلاكها بشكل كامل إن استخدام موارد الإنتاج المحدودة يمكن أن يؤدي إلى تحقيق التوقعات النوعية والكمية في النتائج المستقبلية.
يعد تخطيط النشاط أهم وظيفة لإدارة الإنتاج في كل مؤسسة. تعكس الخطط جميع قرارات الإدارة المتخذة، وتحتوي على حسابات معقولة لحجم الإنتاج ومبيعات المنتجات، وتجري تقييمًا اقتصاديًا للتكاليف والموارد، فضلاً عن النتائج النهائية للإنتاج. في سياق وضع الخطط، يحدد المديرون على جميع مستويات الإدارة برنامجًا عامًا لأعمالهم، ويضعونه الهدف الرئيسيونتيجة العمل المشترك، تحديد مشاركة كل قسم أو موظف في النشاط العام، والجمع بين الأجزاء الفردية من الخطة في نظام اقتصادي واحد، وتنسيق عمل جميع المخططين ووضع قرار بشأن سطر واحد من سلوك العمل في عملية تنفيذ الخطط المعتمدة.
تمر عملية التخطيط عادة بعدة مراحل، أو مراحل. من المعتاد التمييز بين أربع مراحل أو مستويات رئيسية للتخطيط:
- تطوير الأهداف العامة للمؤسسة.
تفصيل وتحديد الأهداف.
اختيار المسارات الرئيسية والاقتصادية وغيرها من وسائل تحقيقها.
مراقبة تحقيق الأهداف.
1.2. مبادئ التخطيط
تحدد مبادئ التخطيط طبيعة ومحتوى الأنشطة المخططة في المنظمة. إن الالتزام الصحيح بمبادئ التخطيط يخلق المتطلبات الأساسية للتشغيل الفعال للمنظمة ويقلل من احتمالية نتائج التخطيط السلبية.
كما حدد أ. فايول أربعة مبادئ أساسية للتخطيط، ووصفها بالسمات العامة لبرنامج العمل الجيد. هذه هي الوحدة والاستمرارية والمرونة والدقة. بعد ذلك بكثير، أثبت R. Ackoff مبدأ رئيسيا آخر للتخطيط - مبدأ المشاركة.
- مبدأ الوحدة (الشمولية).
- مبدأ المشاركة.
- مبدأ الاستمرارية.
- مبدأ المرونة.
- مبدأ الدقة.
في ممارسات التخطيط الحديثة، بالإضافة إلى المبادئ الكلاسيكية التي تم النظر فيها، فإن ما يلي معروف على نطاق واسع: المبادئ الاقتصادية العامة:الاتساق، العزم، التعقيد، المثالية، الكفاءة، الشخصية العلمية، الأولوية، التوازن، الانشغال، التوجيه، الاستقلال، الكثافة المتساوية، الخصوصية، الموضوعية، الديناميكية، المخاطرة، إلخ.
وبالتالي فإن المبادئ الأساسية للتخطيط توجه المؤسسة نحو تحقيق أفضل أداء اقتصادي. ترتبط العديد من المبادئ ارتباطًا وثيقًا ومتشابكة. وبعضها، مثل الكفاءة والمثالية، يعمل في نفس الاتجاه. والبعض الآخر، مثل المرونة والدقة، في اتجاهات مختلفة. يوجد حاليًا مجموعة كبيرة من مبادئ التخطيط الحالية.
هذه هي أهم متطلبات أو مبادئ تخطيط السوق في الإنتاج الحديث. وعلى أساسها، يتم تطوير وتشكيل جميع الأساليب العلمية العامة الحالية في عملية النشاط العملي. تخطيط.
1.3. طرق التخطيط
اعتمادًا على الأغراض الرئيسية أو الأساليب الرئيسية للمعلومات المستخدمة، الإطار التنظيميعادة ما يتم التمييز بين الطرق المستخدمة للحصول على بعض المؤشرات النهائية المخططة والاتفاق عليها الطرق التاليةالتخطيط: التجريبي والتنظيمي والميزانية العمومية والحسابية والتحليلية والاقتصادية والرياضية والتحليلية الرسومية والبرامج المستهدفة وإعداد التقارير والإحصائية وغيرها.
الطريقة التجريبية- وهو تصميم القواعد والمعايير ونماذج الخطط على أساس إجراء ودراسة القياسات والتجارب، وكذلك مع مراعاة خبرة المديرين والمخططين وغيرهم من المتخصصين.
الطريقة المعياريةيتم استخدامها بشكل مستقل وكعامل مساعد فيما يتعلق بالميزانية العمومية. يفترض أن أساس أهداف الخطة لفترة معينة (وبالتالي أساس الميزانية العمومية) هي معايير تكلفة الموارد المختلفة (المواد الخام والمواد والمعدات ووقت العمل، مالالخ) لكل وحدة إنتاج. باستخدام الطريقة المعيارية، على سبيل المثال، يتم تشكيل مهمة موحدة، أي مقدار محدد من العمل الذي يجب على الموظف أو مجموعة من الموظفين القيام به لفترة معينة مع الامتثال لمتطلبات جودة معينة.
طريقة الميزانية العموميةيضمن إنشاء اتصالات بين احتياجات الموارد ومصادر تغطيتها، وكذلك بين أقسام الخطة. على سبيل المثال، تربط طريقة التوازن برنامج الإنتاج مع الطاقة الإنتاجية للمؤسسة، وكثافة العمالة في برنامج الإنتاج مع عدد الموظفين.
طريقة الحساب والتحليليعتمد على تقسيم العمل المنجز وتجميع الموارد المستخدمة حسب العناصر والعلاقات، وتحليل شروط تفاعلها الأكثر فعالية وتطوير مشاريع الخطط على هذا الأساس.
الأساليب الاقتصادية والرياضيةتسمح لك بتطوير نماذج اقتصادية لاعتماد المؤشرات بناءً على تحديد التغييرات في معاييرها الكمية مقارنة بالعوامل الرئيسية؛ قم بإعداد العديد من خيارات الخطة واختر الخيار الأمثل.
الطريقة التحليلية الرسوميةيجعل من الممكن عرض النتائج تحليل إقتصاديالوسائل الرسومية. باستخدام الرسوم البيانية، يتم الكشف عن العلاقة الكمية بين المؤشرات ذات الصلة، على سبيل المثال، بين معدل التغير في إنتاجية رأس المال، ونسبة رأس المال إلى العمل وإنتاجية العمل. من الضروري أولاً تضمين الرسم طريقة تخطيط الشبكة. يسهل مخطط الشبكة إدارة إنشاء أنظمة تقنية واقتصادية معقدة، ويسمح لك بالتركيز على تنفيذ العمل الحاسم في إطارها، ويوضح بوضوح ترابطها. يتيح مخطط الشبكة إمكانية وضع الخطة الأكثر عقلانية لتنفيذ أي نشاط ترتبط به جميع العمليات الأخرى. الرسومات تشمل أيضا طريقة التخطيط نمط. جوهر الطريقة هو أنه بناءً على توقعات تطوير كائن التخطيط، يتم بناء "شجرة" من الأهداف والأهداف الفرعية. لكل واحد منهم، يحدد الخبراء "الأوزان"، ومعاملات الأهمية النسبية (الأهمية).
تستهدف البرنامج طُرقتسمح لك بوضع خطة في شكل برنامج، أي. مجموعة من المهام والأنشطة يوحدها هدف واحد وتقتصر على مواعيد زمنية محددة. ومن السمات المميزة للبرنامج تركيزه على تحقيق النتائج النهائية. جوهر البرنامج هو الهدف العام، المحدد في عدد من الأهداف الفرعية والغايات. يتم تحقيق الأهداف من خلال فنانين محددين يتمتعون بالموارد اللازمة.
إعداد التقارير والطريقة الإحصائيةيتكون من تطوير مشاريع الخطط بناءً على التقارير والإحصاءات وغيرها من المعلومات التي تميز الحالة العقارية والتغيرات في خصائص أنشطة المؤسسة.
طريقة الميزانيةيعتمد على إعداد الموازنات، أي جداول تعكس حالة أو توزيع الموارد المتاحة للمنظمة للإنتاج والاحتياجات الأخرى وفقا لأهدافها. يمكن إعداد التقارير والتخطيط لمثل هذه الميزانيات. وبعد ذلك، يتم تنسيق الميزانيات المخططة وتوضيحها وتعديلها. لكن طريقة الميزانية معقدة ومرهقة وتتطلب إعادة هيكلة الهيكل الإداري وتخصيص المسؤولية عن النفقات وارتفاع التكاليف.
الطرق الرياضيةينزل إلى الحسابات على أساس أنواع مختلفة من النماذج. أبسط النماذج هي النماذج الإحصائية. وهي الأكثر انتشارا في التخطيط المالي. على سبيل المثال، تسمح لك بتحديد الدخل المستقبلي بناءً على الاستثمارات الحالية وأسعار الفائدة المحددة.
طرق البرمجة الخطيةيتم استخدامها حيث نتحدث عن تحسين استخدام موارد معينة. أنها تساعد على اختيار التقنيات التي تسمح بالحصول على الحجم المطلوب من المنتجات بأقل استهلاك للمواد الخام؛ معدات التحميل التي تؤدي عدة أنواع من العمل بحيث يتم تحقيق أعلى إنتاجية؛ إنشاء طرق نقل تسمح، من ناحية، بخدمة جميع العملاء بشكل كامل، ومن ناحية أخرى، القيام بذلك بأقل تكلفة، وما إلى ذلك.
في عملية التخطيط، لا يتم استخدام أي من الأساليب قيد النظر في شكلها النقي. إمكانيات استخدام أساليب التخطيط المختلفة لها حدودها. يتم تحديد هذه الحدود، أولاً، من خلال الثورة العلمية والتكنولوجية الحديثة، التي تسبب تغيرات سريعة في التنظيم والبيئة بحيث لا يتوفر للتخطيط الوقت الكافي لمواكبتها. ثانيا، ضيق الوقت بسبب حقيقة أن الحسابات المخططة طويلة للغاية وتتطلب عمالة مكثفة. ثالثا، البيروقراطية والجمود لدى الموظفين أنفسهم، وخوفهم من الابتكار.
الباب الثاني. الأهداف في نظام الإدارة.
2.1. مفهوم الأهداف وأهميتها في أنشطة المنظمة.
الأهداف هي الأهداف الرئيسية والنتائج التي يسعى إليها الفرد أو مجموعة الأفراد أو المنظمة ككل. الأهداف هي تحديد لمهمة ورؤية المنظمة في شكل يمكن الوصول إليه لإدارة عملية تنفيذها.
وهناك العديد من التعريفات الأخرى للأهداف بشكل عام والأهداف التنظيمية بشكل خاص. كل هذه التعريفات صحيحة وتعكس السياق الذي يتم النظر فيها. الهدف المحدد بشكل صحيح هو نصف العمل المنجز.
تعبر أهداف المنظمة عن النتيجة التي يدعو إليها الموظفون المتحدون في المنظمة للسعي من أجل العمل المشترك، أو الحالة التي ينوون تحقيقها نتيجة للأنشطة المشتركة. ينبغي اعتبار الأهداف بمثابة مبادئ توجيهية تعمل المنظمة وفقًا لها. تحدد المبادئ التوجيهية المختارة بشكل صحيح نجاح المنظمة، وعلى العكس من ذلك، فإن الأخطاء على هذا المسار يمكن أن تعرض وجودها للخطر.
لإدارة جهود وأعمال المنظمة ككل، يجب أن يكون لدى كل مدير فهم للأهداف العامة المتعلقة بالأسباب الأساسية لتأسيس الشركة.
هناك ثلاثة عناصر رئيسية يجب أن يتضمنها الهدف حتى يكون فعالاً، وهي المهمة الشاملة للشركة ومعناها ورسالتها. يمكن تعريف أهداف المنظمة بأنها السبب الرئيسي لوجودها. وعادة ما يشتق هذا التعريف من سياق الوضع المحدد الذي تعمل فيه المنظمة. أعلى المؤسسات التعليمية، موجودة بهدف تطوير البحث العلمي وإعداد الشباب ذوي الذكاء العالي. تحقق الحكومة أهداف ضمان الأمن القومي والنظام الداخلي حماية اجتماعية. مهمة المستشفى هي استعادة صحة الناس.
أهمية الأهداف في أنشطة المنظمة. وكما يتبين من تعريف المنظمة، فإن الأهداف تحتل مكانة خاصة بين جميع مكونات بنيتها الداخلية، حيث أن جميع أنشطة المنظمة يتم تنفيذها من أجل تحقيقها. إن المنظمة التي ليس لها هدف لا معنى لها ولا يمكن أن تستمر لأي فترة من الزمن. وفي الوقت نفسه، تعد الأهداف واحدة من أكثر القضايا المثيرة للجدل في فهم المنظمة. يعتقد بعض العلماء أن الأهداف ضرورية عند تحليل السلوك التنظيمي، بينما يحاول آخرون، على العكس من ذلك، التقليل من أهميتها.
تعكس الأهداف فلسفة المنظمة ومفهوم أنشطتها وتطورها. كما تقلل الأهداف من عدم اليقين بشأن الأنشطة الحالية لكل من المنظمة والفرد، لتصبح مبادئ توجيهية لهم في العالم من حولهم. يساعدك هذا على التصرف بشكل أسرع وبتأثير أكبر وتحقيق خططك بأقل التكاليف. تشكل الأهداف أساس معايير تحديد المشكلات واتخاذ القرارات ومراقبة وتقييم نتائج الأنشطة التي تهدف إلى تنفيذها.
تظهر العديد من الدراسات التي أجريت في السنوات الأخيرة أن الأهداف تحتل أحد الأماكن الأولى بين المكونات الأخرى للمنظمة من حيث الأهمية. هناك العديد من الأمثلة حيث يؤدي التحول البسيط في الأهداف أو حتى عدم اليقين في صياغتها إلى عواقب سلبية خطيرة في المنظمة مثل الاختيار الخاطئ للاتجاهات الاستراتيجية (وهذا يؤدي إلى خسائر مادية جسيمة)، وتعطيل الاتصالات داخل المنظمة وغيرها من الأمور الخطيرة. مشاكل. وبالتالي، فإن الأهداف لها تأثير مباشر على جميع مكونات أنشطة المنظمة تقريبًا.
2.2. خصائص أهداف المنظمة.
تتم صياغة الأهداف على مستوى الشركة وتحديدها بناءً على المهمة العامة للمنظمة. للمساهمة حقا في نجاح المنظمة، يجب أن يكون للأهداف عدد من الخصائص.
أولاً، يجب أن تكون الأهداف محددة وقابلة للقياس. على سبيل المثال، في الشركة الهدف الأساسي هو تلبية احتياجات موظفيها. المتطلبات المقدرة لتحقيق هذا الهدف: 1) زيادة رضا موظفيك بنسبة 10% سنويًا؛ 2) زيادة الترقيات بنسبة 15% سنويا؛ 3) تقليل معدل دوران الموظفين بنسبة 10% سنوياً.
يخبر هذا البيان المحدد الأشخاص بما تعتقد الإدارة أنه المستويات المطلوبة لإنشاء موظفين راضين. ومن خلال التعبير عن أهدافها بعبارات محددة وقابلة للقياس، تخلق الإدارة إطارًا مرجعيًا واضحًا للقرارات اللاحقة وتقييم التقدم. سيكون لدى المديرين المتوسطين مبادئ توجيهية لتحديد ما إذا كان ينبغي تكريس المزيد من الجهد لتدريب الموظفين وتطويرهم. سيكون من الأسهل أيضًا تحديد مدى نجاح المنظمة في تحقيق أهدافها.
يجب أن يكون الهدف واقعيا وقابلا للتحقيق- للعمل على تحسين كفاءة المنظمة. تحديد هدف يتجاوز قدرات المنظمة، إما بسبب عدم كفاية الموارد أو عوامل خارجية، يمكن أن يؤدي إلى عواقب كارثية. بالإضافة إلى ذلك، تعتبر الأهداف دوافع مهمة لسلوك الأشخاص في المنظمات لأن الأشخاص عادة ما يرغبون في تحقيق الأهداف التي تم تحديدها للمنظمة. إذا لم تكن الأهداف قابلة للتحقيق، فسيتم حظر رغبة الموظفين في النجاح وستضعف دوافعهم. نظرًا لأنه من الشائع في الحياة اليومية ربط المكافآت والترقيات بتحقيق الأهداف، فإن الأهداف غير القابلة للتحقيق يمكن أن تجعل الوسائل التي تستخدمها المنظمة لتحفيز الموظفين أقل فعالية.
وأخيرا، لتكون فعالة، متعددة يجب أن تكون أهداف المنظمة داعمة بشكل متبادل- أي. يجب ألا تتعارض الإجراءات والقرارات اللازمة لتحقيق هدف واحد مع تحقيق الأهداف الأخرى. على سبيل المثال، لن يتمكن هدف المخزون البالغ 1% من المبيعات من تلبية جميع الطلبات خلال أسبوعين بالنسبة لمعظم الشركات. يؤدي الفشل في جعل الأهداف داعمة بشكل متبادل إلى الصراع بين أقسام المنظمة المسؤولة عن تحقيق الأهداف المحددة.
يجب أن تكون الأهداف مرنة. يجب أن تكون الأهداف مرنة بما يكفي لتعديلها في حالة حدوث تغييرات غير عادية أو غير متوقعة في وضع الشركة. لكن المرونة تأتي عادة على حساب التحديد، وهي سمة مهمة جدًا للهدف الفعال. إن الطريق إلى حل هذه المعضلة بسيط للغاية؛ فلا ينبغي عليك أن تتعامل مع الهدف من منظور "كل شيء أو لا شيء". إذا كان الهدف هو زيادة المبيعات بنسبة 12%، فمن غير المرجح أن تعتبر زيادة المبيعات بنسبة 11.6% بمثابة فشل أو عمل سيئ التنفيذ. وإلا فإن الناس سوف يتجنبون أي خطر، حتى أصغر المخاطر، وسيلتزمون بالأهداف المحافظة القديمة التي يمكنهم تحقيقها دائمًا.
إلخ.................
p>يعتمد أي نشاط ناجح على تحديد الأهداف المختصة. ومن أجل تحقيق المرتفعات في عملك، لا تحتاج فقط إلى تخيل آفاقها بوضوح، ولكن أيضا لكتابة كل خطوة من خطواتك. ذلك هو السبب الخيار الأفضلتنظيم وقتك هو التخطيط.
لدينا جميعًا بعض الخطط لقضاء إجازة مستقبلية، أو شراء العناصر الأساسية، أو السعي لتحقيق المزيد من الأهداف العالمية فيما يتعلق بحياتنا المهنية. يساعد التخطيط على تخصيص الموارد على النحو الأمثل لتحقيق الأهداف المحددة.
طبيعة ومراحل التخطيط
عندما ينضج الهدف التالي في رؤوسنا، من الضروري رسمه في شكل رسومي لنرى بوضوح الموارد التي سنحقق بها ما نريد. لذلك، عادة ما يتم تقسيم خطة العمل إلى مراحل. هذا هو تحديد المهام والأهداف النهائية؛ وضع برنامج عمل؛ تحديد وتسجيل المصادر والموارد؛ تحديد منفذي الخطة الذين سيساعدون في تحقيق الهدف المقصود.
يمكن أن تكون عملية التخطيط من نوعين: استراتيجي وتشغيلي. يتضمن التخطيط الاستراتيجي تحديد الأهداف وطرق تحقيقها على المدى الطويل. التخطيط العملييتضمن إدارة وقتك ومواردك كل يوم.
يعتمد جوهر وهيكل التخطيط على الأهداف التي يسعى الشخص إلى تحقيقها في أنشطته. ولذلك، يمكن أن تكون الخطط قصيرة الأجل وطويلة الأجل. تتداخل بعض أنواع الخطط مع أنواع أخرى. وبالتالي، فإن إحدى الخطط الكبيرة طويلة المدى لتحقيق الهدف تتكون من مهام صغيرة ويومية.
بالنسبة لأولئك الذين يتعلمون فقط التخطيط لأنشطتهم، يكفي أن يكون لديهم قطعة بسيطة من الورق والقلم. كل مساء، اكتب خططك لليوم التالي واشطبها عند الانتهاء منها. ستسمح لك هذه الطريقة بالتخطيط لحياتك قبل يوم واحد فقط، ولكن هذه بالفعل ميزة كبيرة ستساعدك على توفير الوقت وتحقيق الأهداف اليومية وتطوير الانضباط. وفي نفس الخطة يمكنك تدوين الأفكار التي تخطر على بالك خلال اليوم. الفكرة المكتوبة على قطعة من الورق لديها فرصة أفضل للتحول إلى حقيقة. عندما تصبح هذه الطريقة البسيطة للتخطيط عادة، تحتاج إلى تخزين مذكرات ومخطط وتقويم التخطيط:
- المذكرات مخصصة فقط لتسجيل الأفكار والخواطر؛
- يجب أن تعكس اليوميات خطط الاجتماعات والشؤون الجارية لهذا اليوم. إنه مركز تفاصيلك، حيث يتم تسجيل الصورة الكاملة ليومك. من المهم أن تتذكر القاعدة الأساسية - لا يمكنك البدء في اليوم التالي إذا لم يكتمل التخطيط له بعد. عندما لا يرى الشخص الأولويات في أنشطته، فإنه يضيع الوقت في أمور غير مهمة؛
- تم تصميم تقويم التخطيط للخطط التي تتجاوز يومًا واحدًا. بمجرد أن تتعلم كيفية التخطيط ليوم واحد في كل مرة، يمكن استخدام تقويم التخطيط لتعيين المهام والأهداف للأسبوع والشهر والأطر الزمنية المقاسة بالسنوات. تنطبق نفس القاعدة على الخطط الأسبوعية والشهرية كما هو الحال في يوم واحد - لا تبدأ أسبوعًا أو شهرًا أو سنة حتى تنتهي من التخطيط لها.
جوهر المبادئ الأساسية للتخطيط
يساعدك الالتزام بالمبادئ الأساسية للتخطيط على تعلم كيفية التحكم في أنشطتك بسرعة، وعدم تفويت أفكار أكثر أهمية والقيام فقط بالأشياء المهمة لتحقيق هدفك. هناك خمسة مبادئ في المجموع:
إن جوهر وضرورة التخطيط اليوم أمر لا جدال فيه على الإطلاق. يحمل كل رجل أعمال معه منظمًا به تقويم، حيث يكتب أفكاره وخططه للمستقبل. تذكر أنه فقط من خلال التخطيط لأنشطتك يمكنك تحقيق النجاح في العمل وتوفير الوقت الشخصي وتكون سيد حياتك.
الموضوع 8. تخطيط عمليات المؤسسة
8.1 طبيعة ومبادئ التخطيط
8.2 أنواع التخطيط. طرق التخطيط
8.3 تطوير برنامج الإنتاج المؤسسي
8.4 أهداف التطوير وهيكل خطة عمل المؤسسة
تخطيط- هذا هو تطوير وإنشاء إدارة المؤسسة لنظام المؤشرات الكمية والنوعية لتطورها، والتي تحدد وتيرة ونسب واتجاهات تطوير هذه المؤسسة سواء في الفترة الحالية أو في المستقبل، وكذلك كتحليل لطرق تنفيذها ودعم الموارد. التخطيط هو الرابط المركزي لنظام الآليات الاقتصادية بأكمله لإدارة وتنظيم الإنتاج.
يمكن تقسيم الأنشطة المتعلقة بالتخطيط في المؤسسة إلى عدة مراحل رئيسية:
1) عملية رسم الخطط، أو عملية التخطيط المباشر، أي اتخاذ القرارات بشأن الأهداف المستقبلية للمنظمة وكيفية تحقيقها. نتيجة عملية التخطيط هي نظام الخطط؛
2) أنشطة تنفيذ القرارات المخطط لها. تعتبر نتائج هذا النشاط مؤشرات الأداء الحقيقية للمنظمة؛
3) السيطرة على النتائج. في هذه المرحلة تتم المقارنة نتائج حقيقيةمع المؤشرات المخططة، بالإضافة إلى إنشاء المتطلبات الأساسية لضبط تصرفات المنظمة في الاتجاه الصحيح. على الرغم من أن الرقابة هي المرحلة الأخيرة من أنشطة التخطيط، إلا أن أهميتها كبيرة جدًا، حيث أن الرقابة تحدد مدى فعالية عملية التخطيط في المنظمة.
عملية التخطيط- هذا ليس تسلسلًا بسيطًا لعمليات وضع الخطط وليس إجراءً، ومعنى ذلك أن حدثًا ما يجب أن يحدث بالضرورة تلو الآخر.
تتطلب العملية مرونة كبيرة ومهارة إدارية. إذا كانت بعض النقاط في العملية لا تتوافق مع الأهداف التي حددتها المنظمة، فيمكن تجاوزها، وهو أمر غير ممكن في إجراء التخطيط.
لا يقوم الأشخاص المشاركون في عملية التخطيط بأداء المهام الموكلة إليهم فحسب، بل يتصرفون بشكل إبداعي وقادرون على تغيير طبيعة العمل إذا تطلبت الظروف ذلك.
تتكون منهجية وإجراءات التخطيط من عدد من المراحل التي تتبع بعضها البعض.
المرحلة الأولى. تقوم الشركة بإجراء أبحاث على الخارج و البيئة الداخليةالتنظيم، ويحدد المكونات الرئيسية للبيئة التنظيمية، ويحدد تلك التي تهم المنظمة حقًا، ويجمع ويتتبع المعلومات حول هذه المكونات، ويقوم بالتنبؤ بالحالة المستقبلية للبيئة، ويقيم الوضع الحقيقي للشركة.
المرحلة الثانية. تحدد الشركة التوجهات والمبادئ التوجيهية المطلوبة لأنشطتها: الرؤية، الرسالة، مجموعة الأهداف.
المرحلة الثالثة. التحليل الاستراتيجي. تقوم الشركة بمقارنة الأهداف (المؤشرات المرغوبة) ونتائج دراسات العوامل البيئية الخارجية والداخلية (التي تحد من تحقيق المؤشرات المرغوبة) وتحديد الفجوة بينهما. بمساعدة أساليب التحليل الاستراتيجي، خيارات مختلفةالاستراتيجيات.
المرحلة الرابعة. يتم اختيار وتطوير إحدى الاستراتيجيات البديلة.
المرحلة الخامسة. جاري إعداد الخطة الإستراتيجية النهائية للشركة.
المرحلة السادسة. التخطيط متوسط المدى. ويجري إعداد الخطط والبرامج متوسطة المدى.
المرحلة السابعة. بناءً على الخطة الإستراتيجية ونتائج التخطيط المتوسط المدى، تقوم الشركة بوضع الخطط والمشاريع التشغيلية السنوية.
المرحلتان الثامنة والتاسعة، على الرغم من أنهما لا تكونان من مراحل عملية التخطيط المباشر، إلا أنهما تحددان المتطلبات الأساسية لإنشاء الخطط الجديدة، والتي يجب أن تأخذ في الاعتبار:
1) ما تمكنت المنظمة من القيام به من خلال تنفيذ خططها؛
2) ما هي الفجوة بين المؤشرات المخططة والتنفيذ الفعلي.
المبادئ الأساسية للتخطيط:
1) مبدأ صحة الأهداف والغاياتالشركات.
يتم تسليط الضوء على الأهداف التالية:
الاقتصادية والاقتصادية، وضمان كفاءة الإنتاج؛
الإنتاج والتكنولوجية، وتحديد الغرض الوظيفيالشركات؛
العلمية والتقنية، وضمان التقدم العلمي والتكنولوجي؛
الاجتماعية، وضمان تلبية الاحتياجات الاجتماعية واليومية والثقافية لموظفي المؤسسة؛
البيئية، وضمان إنتاج منتجات صديقة للبيئة دون التأثير السلبيعلى البيئة.
2) مبدأ منهجي. وهذا يعني أن التخطيط يمثل نظامًا كاملاً من الخطط ويغطي جميع مجالات المؤسسة؛
3) المبدأ العلمي. يتطلب الأخذ في الاعتبار آفاق التقدم العلمي والتكنولوجي وتطبيق المعايير التقدمية المستندة إلى أسس علمية لاستخدام جميع أنواع الموارد؛
4) مبدأ الاستمرارية. ويعني مزيجًا متوازيًا من التخطيط الحالي والطويل الأجل؛
5) مبدأ الخطة المتوازنة. يشير إلى المراسلات الكمية بين الأقسام المترابطة ومؤشرات الخطة، بين احتياجات الموارد وتوافرها؛
6) مبدأ التوجيه. وبموجبها تكتسب الخطة قوة القانون بالنسبة لجميع أقسام المؤسسة بعد موافقة رئيس المؤسسة عليها.
اهم الاهدافوالتي يتم اتباعها في تخطيط المؤسسات، كقاعدة عامة، هي: حجم مبيعات السلع والأرباح والحصة السوقية.
وتنقسم المؤشرات المستخدمة في التخطيط إلى:
بواسطة المحتوى الاقتصادي- للطبيعية والعمالة والتكلفة؛
بواسطة الغرض الاقتصادي- كميا ونوعيا؛
بواسطة طريقة لتوصيف كائن- المطلق (الربح) والنسبية (الربحية).
الخطط الرائعة محظوظة بمصمميها، والخطط السيئة محظوظة بمنفذيها.
(فيسلاف برودزينسكي)
إن أهمية عملية التخطيط لاتخاذ القرار معروفة جيداً، فجوهرها وصياغتها يمكن أن تختلف في حدود معينة: وجود مفهوم عام وخيارات محلية محسنة لكل موقف محدد. هذا القياس المقبول لمعايير التخطيط له ما يبرره نظام السوق الحديث ومكانة المنظمة في السوق، فضلا عن الغرض من الخطة التي يتم وضعها.
على سبيل المثال، غالبًا ما يتعين اتخاذ القرارات المتعلقة بالمستقبل على أساس كمية كبيرة من المعلومات والقدرة المهنية على التنبؤ بالإجراءات المستقبلية. وبما أن عملية التخطيط لها أغراض كثيرة، ولكن الهدف واحد - وهو افتراض الإجراءات للمستقبل، يمكننا استخلاصه المفهوم العامعملية التخطيط. يشير التخطيط العام إلى عملية صنع القرار التي قد يكون لها آثار كبيرة على المستقبل والتي لها عدة خصائص خاصة، بما في ذلك القرارات المتعلقة بالعمليات المستقبلية، والأهداف التي سيتم تحقيقها في المستقبل، وطرق تحقيق تلك الأهداف. إذا استخدمنا مفهوم نظرية القرار، فيمكننا تحديد ثلاثة أنواع رئيسية من المتغيرات الأكثر استخدامًا في عملية التخطيط.
1. استراتيجية التخطيط.
2. الكفاءة.
3. النتائج.
قبل البدء في عملية التخطيط، يجب على المنظمة وضع وتحديد استراتيجية للعمل المستقبلي، بناءً على الاستراتيجيات الموضوعة، واستخلاص النتائج المحتملة في المستقبل، وتقييم مدى فاعليتها، وذلك يعتمد على المتغيرين الأولين. وتعتبر هذه المتغيرات أساسًا إلزاميًا في عملية اتخاذ القرار في أي منظمة مهما كان شكل الملكية ونشاط السوق.
عند وضع أي خطة، فإن العامل الإيجابي الرئيسي هو القدرة على التعبير عن هيكل القرار بأكمله، له الخيارات الممكنةوالتعديلات في جميع الحالات المحتملة.
1. مفهوم التخطيط
...على أي حال، يتيح لك التخطيط تحرير نفسك من المسؤوليات غير الضرورية التي لن تعطي التأثير الإيجابي اللازم، وتوفير الوقت.
إن جوهر التخطيط والغرض منه واضحان، وقد تم إثبات ضرورتهما تجريبيا، ولكن إلى جانب ما سبق هناك إيجابيات أيضا وظائف اضافيهعملية التخطيط. وتشمل هذه الوظائف الإيجابية التطوير المنطقي لطرق تحقيق الأهداف المقصودة، والاستثمار عالي الجودة للمهارات والمعرفة المتراكمة، وبعض الفهم لمستقبل الفرد، فضلاً عن التغييرات والقدرة على التكيف حسب تقدير الفرد. من المقبول عمومًا أن الخطة القياسية تتكون من ثلاثة عناصر:
1. الحالة الأولية؛
2. العمليات؛
3. الحالة النهائية.
تتميز الحالة الأولية بحالة الموقف الأولي، والصيغ العامة والافتراضات حول الخطط المستقبلية، وتطور النتيجة المرجوة. الحالة النهائية هي حالة النتيجة التي تم تحقيقها. ويمكن اعتبار كلتا الحالتين بمثابة مستويات نظرية، أما الحالة الثالثة - العمليات - فيجب تحديدها على أساس المعرفة والخبرة العملية. يحتوي هذا العنصر على العوامل التي يجب أن تؤثر على الهدف النهائي والخارجي القوى الداخليةالعوامل المؤثرة، فضلا عن بناء منطقي نظام خطوة بخطوةأجراءات.
الغرض من العمليات هو ربط كلتا الدولتين، في هذه المرحلة جميعًا الأدوات اللازمةوالعناصر والأساليب لتحقيق الهدف المقصود.
2. خطوات عملية التخطيط
يمكن تنظيم عملية اتخاذ القرار من أجل فهم المهام المخصصة للمخططين بوضوح، والبقاء على المسار الصحيح، وإجراء التعديلات في الوقت المناسب، والتحكم في وقت الانتهاء من كل مرحلة. تتكون الخطة المقدمة من ثماني مراحل، كل منها عبارة عن تعميم لعدد معين من الخطوات.
1. تحديد الأهداف.
2. توليد وتقييم الأفكار.
3. تعريف الإجراءات.
4. إنشاء سلسلة من الإجراءات.
5. تحديد الموارد اللازمة،
6. مراجعة الخطة.
7. إعداد خطة العمل وجدول العمل.
8. ضبط وتصحيح الخطة.
تعريف الأهدافإن لحظة توضيح المشكلة وتجسيدها وطرق حلها على مستوى المديرين لها أهمية خاصة، لأن المصير المستقبلي للمشروع بأكمله أو مجال العمل يعتمد عليهم. جوهر هذه الأهمية هو أن المديرين يتلقون فقط الأحكام العامةو"الهيكل العظمي" لبنية المشكلة التي يجب اتخاذ القرار بشأنها. عند الاستلام منظر عاميجب على المديرين هيكلة وتوسيع القرارات بالتفصيل هذا القرار، أكمله بمجالات عملك بالضبط، بالإضافة إلى جميع الخيارات الموجودة. فقط إذا فهم المديرون جوهر المهمة الموكلة إليهم بأكملها، يمكننا أن نأمل أن يكون القرار الذي تم اتخاذه لاحقًا صحيحًا وبناءً. وإلا سيندفع المديرون وبدلاً من طرح السؤال المشروع "ما هو هدفنا وما هي المراحل والخطوات التي يتكون منها؟" اطرح السؤال السابق لأوانه "كيف سنفعل هذا؟" من المهم جدًا أن لا تفهم الكلمات المفتوحة فحسب، بل أيضًا تلك التي لم يتم التحدث بها بصوت عالٍ. في حالة عدم صياغة الحل المستهدف بشكل صحيح أو ببساطة عدم فهمه، يكون هناك احتمال كبير للانحراف عن الهدف المقصود. في الختام، يمكننا أن نقول، بالطبع، يعتمد الكثير على المديرين، ولكن الكثير يعتمد أيضًا على المشاركين الآخرين في عملية صنع القرار، لأنه فقط من خلال الموقف الدقيق تجاه العمل، من الممكن ملاحظة الخطأ في الوقت المناسب وارتكابه التعديلات المناسبة على عملية العمل لتحقيق الهدف المقصود.
كلما تم تحديد الهدف بشكل أكثر دقة، كلما كان من الممكن تنفيذ المراحل المتبقية من التخطيط لعملية صنع القرار بشكل أسرع وأفضل وأكثر اقتصادا.
يجب دراسة كل خيار لحل مشكلة ما بعمق وتطويره وفقًا للخيارات.
توليد وتقييم الأفكارتبدأ هذه المرحلة من اتخاذ القرار فقط بعد الانتهاء من المرحلة الأولى لتحديد الأهداف، إذ يجب أن تعتمد مجموعة الأهداف المحددة على عدة خيارات لمسارات الحلول التي يجب إنشاؤها لاحقًا. يعتمد تقييم الأفكار على عدة خيارات (على سبيل المثال، دعوة جميع الموظفين المشاركين في تقييم الأفكار للتوصل إلى حلول خاصة بهم للمشكلة واقتراحها)، وهذا النهج يزيد من احترام الموظفين لذاتهم ويزيد من رقم ال الطرق الممكنةحل مشكلة. المتطلبات العامة لتقييم الخيارات: إطار زمني محدود، وتكلفة معينة لكل حل، بالإضافة إلى الامتثال للاحتياطيات المتاحة، ومستوى التدريب والكفاءة المهنية للموظفين، وقدرات المنظمة نفسها. بعد الانتهاء من العمل على تقييم الحلول المقترحة للمشكلة وفقًا للمتطلبات، فمن المستحسن أن يقوم مديرو المنظمة بمعرفة وجهة نظر هؤلاء المتخصصين الذين يجب عليهم تنفيذ هذه القرارات. والحقيقة هي أن هؤلاء المتخصصين هم الذين يمكنهم الإشارة إلى الأخطاء غير الملحوظة في القرار المتخذ، لأنهم يعرفون العملية برمتها في الوقت الفعلي، وجميع الفروق الدقيقة والتفاصيل التي لا يستطيع المديرون وغيرهم من الموظفين من المستوى المتوسط معرفتها. بالإضافة إلى ذلك، فإن هذا التعاون دائمًا ما يكون له تأثير إيجابي في زيادة تحفيز الموظفين في المستوى الأدنى من المنظمة. مشاورات مماثلة مع الموظفين على جميع المستويات المشاركين في التنفيذ تم اتخاذ القراروزيادة فرص الحصول على أكبر تأثير وتوفير احتياطيات إضافية لتجديد خيارات الاحتياطي للحالات غير المتوقعة.
ومن أجل اتخاذ القرار اللازم، فمن المستحسن وضع معايير يمكن من خلالها تقييم خيارات الحل المقترح.
يمكنك وضع حدود صارمة لعدد خيارات القرار للمديرين، ثم تقييم هذه الخيارات للإدارة نفسها التي تختار منها الرقم الإجماليوالأكثر مناسبة.
تعريف الإجراءاتبعد اتخاذ قرار محدد، عليك أن تهتم بالإجراءات التي يجب اتخاذها لتنفيذ الخطة لتحقيق الهدف. اعتمادا على المهمة المطروحة، ستكون قائمة الإجراءات مختلفة (على سبيل المثال، عند إجراء إصلاحات في غرفة واحدة، عليك أن تبدأ أفعالك بإفراغ هذه الغرفة من الأثاث). ولكن إذا كان الهدف هو الاستيلاء على سوق جديدة أو زيادة حجم الإنتاج، فإن الإجراءات ستكون متسقة مع الهدف. ولهذا السبب من الضروري إعداد قائمة بتلك الإجراءات التي تساهم في الحصول على النتيجة المخططة. يعد هذا الخيار مفيدًا لأنه لن يتم فقدان أي من خيارات العمل أثناء المناقشة. على سبيل المثال، قم بتدوين جميع الخيارات المقترحة، ثم رتبها حسب ترتيب التنفيذ في عملية تنفيذ الحل.
تحديد تسلسل الإجراءاتمن أجل تنفيذ خطة العمل المعتمدة بشكل أكثر فعالية، من الضروري أن نفهم بوضوح معنى وتسلسل كل خطوة. على سبيل المثال، يجب ترتيب عشرة خيارات للإجراءات المجمعة في قائمة حسب ترتيب أولويتها: الإجراء الأول، ثم الثاني، وما إلى ذلك. وهذا شرط أساسي حتى تفي النتائج بالمتطلبات. بالإضافة إلى ذلك، من الضروري مراعاة حقيقة أنه يمكن تنفيذ بعض الإجراءات بالتوازي مع بعضها البعض.
تحديد الموارد اللازمةالخطوة التالية في عملية صنع القرار هي تحديد الموارد اللازمة. في هذه المرحلة، يجب عليك تحديد الموارد الموجودة لدى المنظمة والتي يجب شراؤها خارجيًا، وحساب تكلفتها والحاجة إلى استخدامها، وإمكانية استبدالها في حالة وجود اختلافات في التكلفة أو غيرها من العوامل. بالإضافة إلى ذلك، عند تحديد الموارد يصبح من الممكن مراجعة المراحل السابقة وإجراء التعديلات بما يتناسب مع الموارد المطلوبة. عندما تكون جميع الإجراءات وترتيب تنفيذها معروفة، سيكون من الممكن تحديد الموارد بدقة وترتيب استخدامها. وفي هذه المرحلة أيضًا، يتم تحديد المستوى الأوسط في أغلب الأحيان. خطة ماليةومع ذلك، عند تنفيذ خطط معقدة، غالبًا ما يكون من الصعب تحديد المبلغ الدقيق للموارد المطلوبة.
في البداية، تمتلئ هذه القائمة بجميع الإجراءات في عملية مناقشة المشكلة، وعندها فقط يمكن ترتيب الإجراءات بترتيب التنفيذ.
لكل إجراء، يجب تحديد إطار زمني، وحساب الوقت الإجمالي لإكمال الحل بأكمله.
مراجعة الخطةتتيح هذه المرحلة مراجعة الخطة بأكملها وإجراء التعديلات وإضافة خيارات (احتياطية) جديدة لتحقيق الهدف وتوضيح الأمور المتعلقة بالموارد. وأيضا الإجابة على العديد من الأسئلة التي ظلت حتى الآن دون إجابة محددة. على سبيل المثال، ستؤدي مراجعة الخطة إلى حل مسألة ما إذا كانت الإجراءات المقصودة تتوافق مع المسار الذي سيؤدي إلى الهدف. أو ما إذا كانت الموارد المخططة يمكنها دعم الأنشطة بالكامل، وما إذا كانت الأموال المدرجة في الميزانية تتوافق مع الخطة المقصودة.
إعداد خطة العمل وجدول العملتعتمد المرحلة قبل الأخيرة من الخطة العامة لاتخاذ القرار على تحديد تفصيلي لكل إجراء. يرتبط هذا العمل المضني بحقيقة أن بعض المديرين يجدون صعوبة في تحديد المواعيد النهائية الدقيقة لإكمال قدر معين من العمل لكل موظف. مع ذلك هذه المرحلةيتكون من عمل من هذا النوع: يجب أن يتم تحديد الخطة بدقة حتى أدق التفاصيل، أي أنه يجب تحديد الموظف الذي سيقوم بأداء العمل، وفي أي إطار زمني ومن يجب أن يكون مسؤولاً عن هذا العمل. ومن الضروري أيضًا أن نشرح لكل موظف مسؤولياته وما هو متوقع من كل شخص. إن إعداد مثل هذه الخطة سيسمح للمدير بتنسيق تصرفات كل موظف، واستهلاك الموارد، والوقت اللازم لإكمال كل مرحلة. بالإضافة إلى ذلك، ستسمح هذه المرحلة للمدير بتحديد وقت كل إجراء بشكل مستقل، لأن تحديد الوقت هو الذي يسبب صعوبات في وضع خطة عامة.
يجب على المديرين وضع تعليمات دقيقة، والتي سيسمح اتباعها للموظفين بتنفيذ العمل لتنفيذ القرار.
ولا يمكن إنكار أهمية هذه المرحلة، حيث أن النتيجة النهائية تعتمد على التوجيه الصحيح للتحكم في العملية ومراقبتها.
السيطرة على الخطة وتصحيحهاالمرحلة النهائيةوترتكز الخطة التي يتم وضعها على تطوير أساليب المراقبة وإجراء التعديلات على هذه الخطة. من الشائع استخدام الرسوم البيانية والرسوم البيانية التي توضح سير العمل بوضوح. تتيح لك هذه الطريقة مراقبة أنشطة كل موظف واتخاذ الإجراءات اللازمة في الوقت المناسب لتنظيم نتائج العمل الخاطئة وغير الصحيحة.
3. مستويات التخطيط
في أغلب الأحيان، يتم تقسيم عملية التخطيط إلى ثلاثة مستويات، ولكن لا يتم رسم حدود واضحة بينهما أبدًا. يعتمد عدم اليقين بشأن المصطلحات نفسها على حقيقة أن مفهومي "الخطط طويلة المدى" و"الخطط قصيرة المدى" يتداخلان ويتحولان بسلاسة إلى بعضهما البعض. على سبيل المثال، تتكون الخطة طويلة المدى دائمًا من عدة خطط قصيرة المدى. ولكن من وجهة نظر أخرى، حتى الخطة قصيرة المدى يمكن اعتبارها طويلة المدى فقط لأنها تتكون أيضًا من عدة خطط صغيرة، وما إلى ذلك.
يعتمد ترتيب مستويات التخطيط وتحديد حدودها بشكل كامل على أهداف وغايات المنظمة.
تطوير الإستراتيجيةتعتمد عملية تطوير الإستراتيجية دائمًا على حقيقة أن المنظمة تحدد اتجاه أنشطتها والإطار الذي تحتاج إلى العمل من خلاله والحصول على النتيجة الأكثر فعالية. يمكن أن تؤدي التغييرات الرئيسية في الاستراتيجيات إلى عدم اليقين في التخطيط أو إلى تغيير كامل في الإنتاج وتغيير في السوق المتخصصة. إن التغيير الأساسي في الإنتاج لا يمكن إلا أن يؤثر على المنظمة بأكملها والموظفين والمهنيين من التخصصات الضيقة، لذلك، قبل تغيير استراتيجية المنظمة، من الضروري حساب جميع العواقب المحتملة في جميع مجالات النشاط.
في أغلب الأحيان، تكون الإستراتيجية هي بداية كل التخطيط، لأنه بناءً على الإستراتيجية، تقوم المنظمة بتطوير المراحل المتبقية من الخطة.
تخطيط الأعماليعتمد جوهر تخطيط الأعمال على التنبؤ بالتكاليف والإيرادات في جميع مجالات عملية الإنجاز، بالإضافة إلى مراقبة تقدم العمل بالنسبة للإطار الزمني المخطط له. تتضمن خطة العمل تفاصيل جميع النفقات المحتملة والنفقات غير المتوقعة للإنتاج تحت أي ظرف من الظروف. بجانب، المبادئ العامةالمضمنة في استراتيجية خطة عمل المنظمة، يتم تحويلها إلى توقعات كمية فيما يتعلق بالإجراءات المستقبلية ومتطلبات الموارد والموظفين وغيرها من القضايا.
التخطيط العمليتتضمن مبادئ التخطيط التشغيلي التركيز على الممارسة الفعلية والنتائج الدقيقة التي يمكن قياسها ورؤيتها. في بعض الأحيان يتم استخدام هذا النوع من التخطيط لأحداث لمرة واحدة، مثل الاحتفالات المخصصة للتواريخ الكبرى. ويمكن استخدامه أيضًا للتخطيط المستمر. وبالتالي، أثناء التخطيط التشغيلي، تكون تفاصيل المراحل هي الأعلى. كان الغرض من هذا النوع من التخطيط دائمًا هو إيجاد أفضل الطرق لتحقيق أهداف محددة، نظرًا للقيود المفروضة على الوسائل المتاحة.
4. تخطيط الشبكة
يتيح لك تخطيط الشبكة فهم مدى إمكانية تسريع عملية تعبئة الاحتياطيات المختلفة (الوقت، قوة العمل)، قدرات المنظمة نفسها، وما إلى ذلك. بالإضافة إلى ذلك، بمساعدة تخطيط الشبكة، يمكنك إدارة تنفيذ الخطة المخططة، بناءً على مبدأ "المسار الحرج" مع التنبؤ، ومنع الفشل المحتمل في بعض النقاط ويمكنك أيضًا زيادة الكفاءة الإدارية للمؤسسة بأكملها على جميع المستويات. وبشكل عام، فإن عملية التخطيط نفسها موجهة في اتجاه واحد وتمثل تسلسلاً زمنيًا للأحداث التي تبدأ في وقت معين وتنتهي أيضًا في وقت معين. يسمى هذا التسلسل بالعملية الأمامية ويأخذ في الاعتبار المقترحات والعوامل الحالية التي تشكل الأساس لبعض النتائج المنطقية. هناك تسلسل إضافي يسمى العملية العكسية، والذي يعتبر العملية برمتها في الاتجاه المعاكس، أي من النتيجة إلى الخطة الأصلية. كما أن العامل الإيجابي في استخدام التسلسل العكسي هو التحكم في استخدام الموارد، وهو أمر مهم للمنظمة من حيث الكفاءة الشاملة. بشكل عام، يمكننا القول أن عملية التخطيط المستقبلي توفر تقييمًا لحالة النتيجة النهائية المحتملة، وتوفر عملية التخطيط العكسي وسيلة للتحكم في العملية الأمامية وإدارتها أثناء تحركها نحو الحالة المرغوبة.
غالبًا ما يتم تنفيذ التخطيط التشغيلي لفترة زمنية قصيرة لقسم أو فرع صغير.
عادة، عند تخطيط الشبكة، يتم استخدام جدول زمني، وهو في الشكل عبارة عن انعكاس رسومي على الورق لسلسلة من الإجراءات.
يوفر تقاطع تسلسلين باتجاهات مختلفة ميزة لا يمكن إنكارها في تنفيذ الخطة ومراقبة هذه العملية.
مقدمة
1. المراحل الرئيسية للتخطيط. الخطط الإستراتيجية والتكتيكية والتشغيلية
2. التوتر في عمل المدير
3. مثال على استخدام مفهوم الإدارة العلمية في الحياة الواقعية
قائمة الأدب المستخدم
مقدمة
في اقتصاد السوق، تحتاج المؤسسة إلى حل مشاكل الإدارة على مستوى جديد نوعيا. إن الحاجة إلى الاستجابة السريعة لظروف السوق والوضع الاقتصادي المتغير بسرعة تتطلب إعادة هيكلة الاقتصاد الجزئي الداخلي للمؤسسة، وتحديد المحاسبة الإدارية، تحسين عمليات الإدارة.
أولاً، التخطيط الواضح والرقابة على الأنشطة المالية والاقتصادية الداخلية هو الأساس لرفاهية الشركة ويسمح بتوجيه موارد الشركة في الاتجاه الأكثر ضرورة (السبب الداخلي).
ثانيًا، المؤسسة الوحيدة القادرة على المنافسة هي القادرة على الاستجابة بسرعة لطلبات عملائها، أو تلبية احتياجاتهم بأسرع ما يمكن وبكفاءة، أو حتى توقعها (لسبب خارجي).
في الوقت الحالي، عندما يسمح الوضع الاقتصادي للشركات "بالتنفس" وإرساء الأساس للتنمية في المستقبل، يصبح كلا السببين أكثر أهمية.
سنتحدث في هذا العمل عن كيفية حدوث عملية التخطيط في المؤسسة. سنتطرق أيضًا إلى موضوع مهم آخر يتعلق بالتوتر في عمل المدير. في الختام، سوف ننتقل إلى تجربة التطبيق العملي لأحد مفاهيم الإدارة الأولى تاريخيا - الإدارة العلمية.
يتم ضمان تحقيق أهداف المنظمة إلى حد كبير من خلال الممارسة الفعلية للإدارة القائمة على التخطيط. دعونا نفكر في وظيفة التحكم هذه بمزيد من التفصيل.
التخطيط هو عملية تحديد الأهداف والغايات ومؤشرات أداء المنظمة للمستقبل، بالإضافة إلى الإجراءات (الأحداث) المحددة والمواد والموارد البشرية اللازمة لحلها.
في جوهره، التخطيط هو عملية التطوير واتخاذ القرارات لضمان الأداء الفعال وتطوير المنظمة في المستقبل. بالمعنى الضيق للكلمة، يتلخص التخطيط في عمل إعداد وثيقة خاصة - خطة تحدد إجراءات محددة لتحقيق الأهداف المحددة خلال فترة التخطيط القادمة.
خطة العمل هي وثيقة تحدد المحتوى والحجم والتسلسل وتوقيت الأنشطة ومنفذيها.
في عملية تخطيط أنشطة المنظمة، يتم حل المهام الرئيسية التالية:
· يضمن النشاط المركّز.
· تم انشاؤها الأسس التنظيميةإدارة النشاط؛
· ضمان تنسيق جهود جميع العاملين في الأقسام الهيكلية في عملية النشاط؛
· أنتجت الخيار الأفضل قرار الإدارة;
· يتم تحديد نظام من المؤشرات المحددة، التي يتم من خلالها مراقبة تنفيذها، ويتم إجراء تقييم موضوعي لأنشطة كل موظف، والأقسام الهيكلية والمنظمة الثقافية ككل.
يتم تنفيذ التخطيط كعملية في نظام الخطط، حيث يتم تسجيل التوقعات لتطوير المنظمة والأهداف المتوسطة والنهائية والمهام وآليات إنجاز المهام المخططة واستخدام الموارد والمواعيد النهائية لاستكمال بعض الأنشطة والأشخاص المسؤولين من مختلف المواقف.
يتضمن نظام التخطيط هذا أنواعًا مختلفة.
1. من وجهة نظر مستوى اتخاذ القرار:
o خطط السلطات العليا.
o خطط مؤسستك الخاصة؛
o مخططات الوحدات الهيكلية.
o خطط الموظفين الفردية.
2. بحسب الالتزام بالأداء:
o خطط التنبؤ (تقديم التوجيه ومفهوم التطوير)؛
o التوجيه (يحتوي على مؤشرات واضحة وأنشطة محددة ومواعيد نهائية وأشخاص مسؤولين).
3. بالاتجاه:
o الموضوعي؛
o معقدة (برمجيات).
4. حسب الفترة (طول الفترة) التي تم تطويرها من أجلها:
o طويلة الأجل (يمكن أن تكون طويلة الأجل أو استراتيجية، ومتوسطة الأجل، وقصيرة الأجل)؛
o الحالي (للشهر، الربع)؛
o التشغيلية (لمدة أسبوع، عشرة أيام).
دعونا نفكر في أهم أنواع التخطيط لأنشطة المنظمة بشكل أكثر تحديدًا.
يمكن تنفيذ التخطيط طويل المدى لهذا النشاط لمدة تتراوح من سنة إلى 5 سنوات أو أكثر.
في التخطيط طويل المدى لأنشطة المنظمة، فإن التنوع مثل البرمجة له أهمية خاصة.
البرمجة هي عملية إعداد الأهداف والغايات لتطوير المنظمة، المصممة لفترة طويلة. البرنامج عبارة عن مجموعة من الأنشطة التنظيمية والاقتصادية والاقتصادية ذات الإدارة الموحدة والروابط الرأسية والأفقية، المنسقة في الوقت والموارد والقدرات.
الهدف من البرمجة هو توحيد جهود جميع موضوعات النشاط الحقيقية والمحتملة لتحقيق أهدافها. وبالتالي، فإن البرمجة لا تدمج أنشطة منظمة واحدة بشكل منفصل، بل مجموعة كاملة من موضوعات هذا النشاط، متحدة وفقًا للخصائص الإقليمية والقطاعية والموضوعية وغيرها من الخصائص؛ فهي تحل مشكلة التنمية ككل، وتحدد العناصر الرئيسية. اتجاهات وأنواع الأنشطة وأهدافها النهائية والمتوسطة والمواعيد النهائية وفناني الأداء. ولذلك، يمكن وينبغي تنفيذ البرمجة من قبل مواضيع الإدارة على المستويات الإقليمية ومتعددة القطاعات، ومن ثم استخدامها وتحديدها في الهياكل الدنيا للمنظمة.
يتم تحديد التخطيط طويل المدى للمنظمات من خلال المهمة والعامة الأهداف الاستراتيجية. تختلف خططهم طويلة المدى بشكل كبير عن خطط المنظمات الأخرى، لأن إنهم لا يربطون مستقبلهم بمؤشرات الربح.
في التخطيط على المدى طوليحدد الإجراءات التي تنوي المنظمة اتخاذها لتحقيق الأهداف الاستراتيجية، وتوجيه تخصيص الموارد، وتطوير الإبداع، والمعدات، وزيادة عدد الزوار ومستخدمي الخدمات الثقافية.
يهدف التخطيط التكتيكي إلى تحقيق الأهداف التكتيكية وله فترة تخطيط أقصر (عادة ربع أو شهر). في المنظمات، تحدد الخطط التكتيكية أنشطة محددة، وتشير إلى موعد حدوثها ومن سيقوم بها.
يتم تطوير الخطط التشغيلية في الأقسام الهيكلية للمنظمة. وهي تحدد تسلسل الإجراءات لتحقيق الأهداف التشغيلية وحل المهام التكتيكية المتوسطة وتهدف إلى تنفيذ الخطط التكتيكية.
تعتمد أنشطة المتخصصين والوحدات الهيكلية على الخطط التشغيلية. يمكن تطوير الخطط التشغيلية على شكل خطط جدول زمني أو خطط شبكية، وهي عبارة عن عمليات وأعمال يتم تنفيذها بشكل تسلسلي مرتبطة بتقويم.
تفترض تقنية تخطيط أنشطة المنظمة التوجه نحو نظام معين من المبادئ.
1. يركز المبدأ العلمي على استخدام النتائج والتوصيات العلمية في عملية التخطيط.
2. مبدأ الهدف والاستمرارية يتطلب الوضوح في وضع الأهداف وتنفيذ الأنشطة المخططة كعملية مستمرة ومستمرة. كما تتطلب الاستمرارية أن يتم تطوير كافة الخطط مع الأخذ في الاعتبار آفاق ونتائج تنفيذ الخطط السابقة، كمنظومة من الخطط طويلة المدى والحالية.
3. يركز مبدأ الخصوصية على الوضوح والوضوح في صياغة المهام والأنشطة والأشخاص المسؤولين والمواعيد النهائية.
4. مبدأ الواقع ينطوي على مراعاة الظروف والإمكانيات الحقيقية لتنفيذ الخطة، وتوفير الموارد اللازمة، وتوافر الوقت وغيرها من العوامل.
5. مبدأ الارتباط بالحياة وحالة البيئة الاجتماعية المحيطة.
6. مبدأ تحديد المسؤولية الشخصية يجعل من الممكن ضمان السيطرة على التنفيذ وإعطاء تقييم موضوعي لأنشطة المتخصصين والوحدات الهيكلية.
7. المرونة. ويتحقق تنفيذ هذا المبدأ من خلال تعديل الخطط في عملية النشاط مع مراعاة الظروف المتغيرة والمهام والظروف الأخرى.
8. فعالة من حيث التكلفة. وجوهر هذا المبدأ هو أن تكاليف الأنشطة المخططة لا تتجاوز الفعالية المتوقعة منها.
تتضمن تقنية تخطيط النشاط تحديد عدة مراحل.
1. المرحلة التنظيمية والتحضيرية.
2. مرحلة تطوير مشروع الخطة.
3. مرحلة التنسيق والموافقة على الخطة.
في المرحلة الأولى، يتم إنشاء المتطلبات التنظيمية والمنهجية للأنشطة المخططة الناجحة ويتم حل المشكلات التالية.
1. تحديد المطورين المسؤولين عن مسودة الخطة (عادةً ما يتم إسناد هذه المهمة إلى الموظفين الأكثر تأهيلاً أو مجموعة من الموظفين).
2. تحديد توقيت التطوير والموافقة على الخطة.
3. تنظيم الدعم المنهجي (عقد اجتماع لجميع المشاركين في عملية التخطيط وشرح أهداف وغايات التخطيط ومنهجيته وقضايا أخرى).
4. دعم المعلومات، وجوهره هو تزويد المشاركين في أنشطة التخطيط بالمعلومات اللازمة للتخطيط.
في المرحلة الثانية (مرحلة وضع مسودة الخطة) يتم حل المشكلات التالية.
1. تحرير أهداف وغايات الأنشطة الاجتماعية والثقافية.
2. اختيار شكل وهيكل خطة العمل. تجدر الإشارة إلى ذلك المتطلبات القياسيةومع ذلك، لا توجد معلومات حول هذه المسألة الفطرة السليمةوتظهر تجربة العمل أن هيكل الخطة (أقسامها) يجب أن يتوافق مع نظام أهداف المنظمة.
